Zo organiseer je een eventingwedstrijd

Begin bij de wedstrijddatum, locatie en het reglement; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna vergunningen, verzekering, officials, dierenarts, hoefsmid en EHBO vast voordat je deelnemers uitnodigt. Werk vervolgens de terreinindeling, stallen, paddocks, parkeerroute en parcoursen uit. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, int je startgeld en publiceer je startlijst en tijden. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke communicatie, veilige afzetting en een gecontroleerde grondgesteldheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
3
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
2 personen
5
Wedstrijdverzekering regelen
6
Officials bevestigen
2 personen
7
Dierenarts vastleggen
8
Hoefsmid vastleggen
9
EHBO-bezetting regelen
10
Parkeerplan maken
2 personen
11
Terreinindeling uitwerken
3 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Startgeld innen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Startlijst publiceren
2 personen
17
Starttijden communiceren
18
Prijzen en linten bestellen
19
Parcours laten uitzetten
3 personen
20
Dressuurbaan egaliseren
3 personen
21
Springterrein egaliseren
3 personen
22
Grondgesteldheid controleren
2 personen
23
Stallen en paddocks indelen
2 personen
24
Startnummers voorbereiden
2 personen
25
Deelnemersmappen vullen
2 personen
26
Routebordjes maken
2 personen
27
Vrijwilligers indelen
2 personen
28
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Materiaal ophalen
3 personen
32
Terrein maaien
2 personen
33
Crosscountry-obstakels controleren
3 personen
34
Dressuurletters plaatsen
2 personen
35
Springparcours opbouwen
4 personen
36
Verkeersborden plaatsen
2 personen
37
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
38
Tent en cateringpunt opbouwen
4 personen
39
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
40
Verlichting testen
2 personen
41
Koelingen vullen
2 personen
42
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
43
Catering voorbereiden
3 personen
44
Jurytafel inrichten
2 personen
45
Omroepinstallatie testen
2 personen
46
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen

Event

47
Officials ontvangen
2 personen
48
Deelnemers ontvangen
4 personen
49
Startnummers uitreiken
3 personen
50
Paarden aanmelden
3 personen
51
Veterinaire controle begeleiden
3 personen
52
Ruiterbriefing verzorgen
3 personen
53
Dressuurproeven begeleiden
5 personen
54
Springparcours begeleiden
5 personen
55
Crosscountry begeleiden
8 personen
56
Parcours vrijhouden
4 personen
57
Paarden drinkwater geven
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Koffie en thee schenken
2 personen
61
Tussentijdse uitslagen verwerken
2 personen
62
Omroepberichten verzorgen
63
Incidenten registreren
2 personen
64
Einduitslag controleren
2 personen
65
Prijzen uitreiken
4 personen
66
Deelnemers uitchecken
3 personen
67
Paarden en stallen controleren
3 personen
68
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

69
Afval verzamelen
4 personen
70
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Terreinverlichting uitschakelen
2 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Tenten afbreken
4 personen
75
Springmateriaal afbouwen
4 personen
76
Parcoursmarkering verwijderen
3 personen
77
Dressuurbaan opruimen
3 personen
78
Stallen en paddocks reinigen
4 personen
79
Terrein schoonmaken
5 personen
80
Materialen inventariseren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
3 personen
82
Afval afvoeren
2 personen
83
Uitslagen archiveren
84
Deelnemers uitslagen toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 14
Crosscountryhindernissenaantal 20
Dressuurlettersaantal 12
Dressuurhekjesaantal 8
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Routepijlenaantal 30
Parcoursnummersaantal 40
Linten voor afzettingaantal 12
Pionnenaantal 40
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Waterbakken voor paardenaantal 12
Hooinettenaantal 20
Strobalenaantal 40
Hekpanelenaantal 30

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8
Portofoonsaantal 10
Kassa

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Handwasstationsaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Emmersaantal 6
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Prijslintenaantal 15
Rosettenaantal 15

Catering

Boodschappen

Tips

Leg officials, dierenarts, hoefsmid en EHBO uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijd vast. Zonder deze bezetting kun je de startlijst wel vullen, maar nog geen verantwoord programma publiceren.
Maak de terreinindeling minimaal 3 weken vooraf en loop die een week later opnieuw na. Controleer dan ook parkeerroute, stallen, paddocks, afzetlinten, routepijlen en de bereikbaarheid voor hulpdiensten.
Laat parcoursen en dressuur- en springterreinen niet pas op de wedstrijddag controleren. Plan het uitzetten en egaliseren uiterlijk de dag ervoor en controleer de grondgesteldheid opnieuw na regen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Verwerk daarna startgeld en dieetwensen, maak startnummers en deelnemersmappen en publiceer startlijst en starttijden uiterlijk 5 dagen vooraf.
Test de omroepinstallatie, draadloze microfoons, laptops, printers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg ook handlampen, stopwatches, scoreborden, waterbakken, hooinetten en strobalen op vaste plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een eventingwedstrijd organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. In die periode regel je locatie, reglement, vergunningen, verzekering, officials en medische en veterinaire ondersteuning; de laatste 2 weken gebruik je voor deelnemers, terrein en materialen.
Wanneer moet je de startlijst van een eventingwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst en starttijden uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Dan hebben deelnemers tijd om hun route, stalling, aankomst en voorbereiding aan te passen en kun je eventuele fouten nog herstellen.
Wanneer zet je het parcours uit voor een eventingwedstrijd?: Zet het parcours uiterlijk de dag vóór de wedstrijd uit en controleer het op de wedstrijddag opnieuw. Controleer daarbij hindernissen, parcoursnummers, start- en finishvlaggen, routepijlen en afzetting.
Hoeveel tijd heb je nodig om het wedstrijdterrein klaar te zetten?: Plan minimaal één volledige opbouwdag voor terreinindeling, stallen, paddocks, hindernissen, dressuurbaan, springterrein, parkeerroute en techniek. Reserveer daarnaast 1 tot 2 uur op de wedstrijdochtend voor een veiligheidsronde en laatste aanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.