Organiser un concours complet : la méthode étape par étape

Un concours complet se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le règlement et les autorisations, puis les officiels, les inscriptions et la logistique du terrain. Prévoyez plusieurs semaines pour coordonner les épreuves de dressage, de saut et de cross-country. Les points souvent oubliés sont la présence du vétérinaire et du maréchal-ferrant, les premiers secours, le stationnement et l’accueil des chevaux. Le jour J, chaque départ doit être lié à un horaire, un dossard et un parcours clairement balisé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Demander les autorisations
2 personnes
5
Organiser l’assurance du match
6
Confirmer les officiels
2 personnes
7
Faire appel à un vétérinaire
8
Réserver le maréchal-ferrant
9
Organiser le personnel de premiers secours
10
Établir le plan de stationnement
2 personnes
11
Élaborer le plan du site
3 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Encaisser les frais d’inscription
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Publier la liste de départ
2 personnes
17
Communiquer les horaires de départ
18
Commander les prix et les rubans
19
Faire tracer le parcours
3 personnes
20
Niveler la carrière de dressage
3 personnes
21
Aplanir le terrain de saut
3 personnes
22
Vérifier l’état du terrain
2 personnes
23
Répartir les écuries et les paddocks
2 personnes
24
Préparer les dossards
2 personnes
25
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
26
Créer des panneaux de direction
2 personnes
27
Répartir les bénévoles
2 personnes
28
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Faire les courses
3 personnes
31
Récupérer le matériel
3 personnes
32
Tondre le terrain
2 personnes
33
Vérifier les obstacles de cross-country
3 personnes
34
Installer les lettres de dressage
2 personnes
35
Monter le parcours de saut
4 personnes
36
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
37
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
38
Monter la tente et le point catering
4 personnes
39
Installer les tables et les chaises
4 personnes
40
Tester l’éclairage
2 personnes
41
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
42
Préparer le coin café
2 personnes
43
Préparer le service traiteur
3 personnes
44
Installer la table du jury
2 personnes
45
Tester le système de sonorisation
2 personnes
46
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

47
Accueillir les officiels
2 personnes
48
Accueillir les participants
4 personnes
49
Distribuer les dossards
3 personnes
50
Enregistrer les chevaux
3 personnes
51
Accompagner le contrôle vétérinaire
3 personnes
52
Animer le briefing des cavaliers
3 personnes
53
Encadrer les reprises de dressage
5 personnes
54
Encadrer le parcours de saut
5 personnes
55
Encadrer le cross-country
8 personnes
56
Dégager le parcours
4 personnes
57
Donner de l'eau aux chevaux
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Saisir les résultats intermédiaires
2 personnes
62
Gérer les annonces
63
Enregistrer les incidents
2 personnes
64
Vérifier le classement final
2 personnes
65
Remettre les prix
4 personnes
66
Faire le check-out des participants
3 personnes
67
Vérifier les chevaux et les écuries
3 personnes
68
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Éteindre l'éclairage du site
2 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Démonter les tentes
4 personnes
75
Démonter le matériel de saut
4 personnes
76
Retirer le balisage du parcours
3 personnes
77
Ranger la carrière de dressage
3 personnes
78
Nettoyer les écuries et les paddocks
4 personnes
79
Nettoyer le site
5 personnes
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
82
Évacuer les déchets
2 personnes
83
Archiver les résultats
84
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 14
Obstacles de cross-countryqté 20
Lettres de dressageqté 12
Barrières de dressageqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Flèches de directionqté 30
Numéros de parcoursqté 40
Rubans de balisageqté 12
Cônesqté 40
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 20
Balles de pailleqté 40
Panneaux de clôtureqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Caisse

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Stations de lavage des mainsqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 6
Pellesqté 4
Brouettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Rubans de prixqté 15
Rosettesqté 15

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis rédigez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les intervenants.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire : encaissez les frais, recueillez les besoins alimentaires et publiez la liste de départ ainsi que les horaires au moins 3 jours avant l’épreuve.
Faites vérifier séparément les trois zones de compétition. La carrière de dressage doit être nivelée, le terrain de saut aplani et le parcours de cross-country tracé, balisé et contrôlé avant l’arrivée des concurrents.
Préparez l’accueil des chevaux avant le programme sportif : répartissez les écuries et les paddocks, installez les points d’eau et le foin, puis affichez les indications de stationnement sur le plan du site.
Réunissez les documents et le matériel au même endroit la veille : dossiers des participants, dossards, chronomètres, panneaux de score, sonorisation, rallonges et éclairage de secours. Prévoyez aussi un espace réservé au jury et aux premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours complet ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, assurer la compétition, confirmer les officiels et organiser le vétérinaire, le maréchal-ferrant et les secours.
Quand faut-il publier les horaires de départ d’un concours complet ?: Publiez la liste de départ et les horaires au moins 3 jours avant le concours. Les participants peuvent ainsi préparer leur arrivée, leur stationnement et l’installation de leurs chevaux.
Quand tracer le parcours de cross-country ?: Tracez et balisez le parcours avant l’ouverture du site aux concurrents, idéalement la veille. Contrôlez ensuite les flèches, fanions, numéros et passages avant le premier départ.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des chevaux ?: Prévoyez une répartition des écuries et paddocks, des bacs à eau, des filets à foin et des balles de paille. Communiquez les emplacements au moins 24 heures avant l’arrivée pour éviter les déplacements inutiles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.