Cómo organizar una competición ecuestre sin perder el control

Organizar una competición ecuestre exige coordinar trámites, personas, caballos y terreno en un orden muy concreto. Empieza fijando la fecha y reservando el recinto; después cierra el reglamento, los permisos, el seguro y el equipo oficial. Las inscripciones, los horarios y la distribución de establos deben estar resueltos antes de preparar el recorrido. En los últimos días, revisa el estado de las pistas, entrega dorsales y carpetas, y comprueba que cada responsable sabe dónde debe estar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del partido
2 personas
2
Reservar el recinto de la competición
2 personas
3
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
4
Solicitar permisos
2 personas
5
Gestionar el seguro de la competición
6
Confirmar a los oficiales
2 personas
7
Confirmar veterinario
8
Contratar al herrador
9
Organizar personal de primeros auxilios
10
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
11
Desarrollar la distribución del recinto
3 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Cobrar la inscripción
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Publicar la lista de salida
2 personas
17
Comunicar los horarios de salida
18
Encargar premios y cintas
19
Marcar el recorrido
3 personas
20
Nivelar la pista de doma
3 personas
21
Nivelar el terreno de salto
3 personas
22
Comprobar el estado del terreno
2 personas
23
Asignar establos y paddocks
2 personas
24
Preparar los dorsales
2 personas
25
Rellenar carpetas de participantes
2 personas
26
Hacer carteles de ruta
2 personas
27
Asignar voluntarios
2 personas
28
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
29
Comprobar el pronóstico del tiempo
30
Hacer la compra
3 personas
31
Recoger el material
3 personas
32
Cortar el césped
2 personas
33
Comprobar obstáculos de cross-country
3 personas
34
Colocar letras de doma
2 personas
35
Montar el recorrido de salto
4 personas
36
Colocar señales de tráfico
2 personas
37
Montar la zona de salida y meta
4 personas
38
Montar la carpa y el punto de catering
4 personas
39
Colocar mesas y sillas
4 personas
40
Probar la iluminación
2 personas
41
Rellenar las neveras
2 personas
42
Preparar el punto de café
2 personas
43
Preparar el catering
3 personas
44
Preparar la mesa del jurado
2 personas
45
Probar el sistema de megafonía
2 personas
46
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

47
Recibir a los oficiales
2 personas
48
Recepción de participantes
4 personas
49
Entregar los dorsales
3 personas
50
Registrar caballos
3 personas
51
Acompañar el control veterinario
3 personas
52
Dar la sesión informativa a los jinetes
3 personas
53
Guiar las pruebas de doma
5 personas
54
Guiar el recorrido de salto
5 personas
55
Guiar el crosscountry
8 personas
56
Mantener despejado el recorrido
4 personas
57
Dar agua a los caballos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Servir café y té
2 personas
61
Procesar los resultados parciales
2 personas
62
Gestionar anuncios por megafonía
63
Registrar incidentes
2 personas
64
Comprobar el resultado final
2 personas
65
Entregar premios
4 personas
66
Hacer el check-out de participantes
3 personas
67
Comprobar los caballos y los establos
3 personas
68
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el punto de catering
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Apagar la iluminación del recinto
2 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Desmontar las tiendas
4 personas
75
Desmontar el material de salto
4 personas
76
Retirar la marcación del recorrido
3 personas
77
Recoger la pista de doma
3 personas
78
Limpiar establos y paddocks
4 personas
79
Limpiar el recinto
5 personas
80
Inventariar materiales
2 personas
81
Devolver el material prestado
3 personas
82
Retirar los residuos
2 personas
83
Archivar resultados
84
Enviar los resultados a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesa del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 6

Material deportivo

Obstáculos de saltocant. 14
Obstáculos de cross countrycant. 20
Letras de domacant. 12
Vallas de domacant. 8
Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 4
Flechas de rutacant. 30
Números de recorridocant. 40
Cintas para delimitarcant. 12
Conoscant. 40
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 8
Marcadorescant. 4
Bebederos para caballoscant. 12
Redes para henocant. 20
Pacas de pajacant. 40
Paneles de vallacant. 30

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 8
Walkie-talkiescant. 10
Caja registradora

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Puestos de lavado de manoscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cuboscant. 6
Palascant. 4
Carretillascant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Cintas de premiocant. 15
Rosetonescant. 15

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro, reglamento y oficiales antes de abrir las inscripciones. Si alguno de estos puntos cambia después, tendrás que modificar horarios y comunicaciones a los participantes.
Publica los horarios de salida cuando las inscripciones estén cobradas y verificadas. Prepara también una lista de salida impresa, porque el día del concurso no todos consultarán el móvil.
Revisa el terreno y nivela las pistas antes de marcar el recorrido. Haz una segunda comprobación después de colocar obstáculos, vallas, letras, banderas y flechas para detectar desplazamientos o zonas inseguras.
Asigna establos y paddocks con antelación y entrega esa información junto con los dorsales y las carpetas de participantes. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones para no resolverlas de forma improvisada.
Haz una prueba del sistema de megafonía, los micrófonos, cronómetros, impresoras y alargadores al menos un día antes. Deja linternas, neveras, bebederos, redes para heno y pacas de paja en puntos accesibles, no dentro de cajas cerradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos, contratar el seguro y confirmar oficiales, veterinario, herrador y primeros auxilios. Deja la última semana para horarios, dorsales, carpetas y revisión del terreno.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y publicar los horarios?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del concurso para comprobar pagos, categorías y preferencias dietéticas. Publica la lista de salida y los horarios cuando todos los datos estén verificados, idealmente entre 3 y 5 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una competición ecuestre?: Comprueba el estado y nivelación de las pistas, el recorrido, las banderas, las flechas, los números y las cintas de delimitación. También debes probar la megafonía y confirmar que establos, paddocks, bebederos y material de emergencia están listos.
¿Cuándo se prepara el recorrido de una competición ecuestre?: Marca y monta el recorrido después de nivelar el terreno y comprobar su estado, normalmente entre 1 y 2 días antes. Haz una revisión final la mañana del evento para confirmar que ningún obstáculo, cono o señal se ha movido.

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