Een ensemblewedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met de spelregels, de locatie en de datum voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna bouw je de wedstrijd stap voor stap op: inschrijvingen controleren, jury en presentatie vastleggen, het programma maken en de techniek testen. Bij een ensemblewedstrijd zit de meeste voorbereiding in een betrouwbare optreedvolgorde, duidelijke juryformulieren en goede informatie voor deelnemers. Plan bovendien tijd voor registratie, ombouwen tussen optredens en de prijsuitreiking; daar loopt een strak programma het vaakst uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Presentator vastleggen
5
Technische ondersteuning regelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Deelnemersformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma-indeling maken
2 personen
12
Optreedvolgorde bevestigen
13
Jurycriteria afdrukken
14
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
15
Deelnemers informeren
16
Reserveringen maken
17
Catering bestellen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Prijzen en certificaten bestellen
20
Route- en parkeerinformatie maken
21
Bewegwijzering ontwerpen
22
Naambadges maken
2 personen
23
Draaiboek afdrukken
2 personen
24
Contactlijst afdrukken
25
Muzieklessenaars controleren
2 personen
26
Instrumentenopstelling bepalen
2 personen
27
Podiumruimte markeren
2 personen
28
Stroompunten controleren
2 personen
29
Geluidsapparatuur testen
2 personen
30
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
31
EHBO-middelen controleren
32
Toiletten controleren
33
Ruimte schoonmaken
3 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
3 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Versiering ophangen
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

41
Registratieteam briefen
2 personen
42
Jury ontvangen
2 personen
43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Instrumenten naar speelruimte begeleiden
3 personen
48
Optredens aankondigen
49
Optreedtijden bewaken
2 personen
50
Muzieklessenaars klaarzetten
2 personen
51
Speelruimte wisselen
3 personen
52
Juryformulieren verzamelen
53
Juryformulieren controleren
2 personen
54
Pauze aankondigen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet opruimen
2 personen
59
Jurypauze verzorgen
2 personen
60
Scores optellen
2 personen
61
Uitslag controleren
3 personen
62
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
63
Certificaten uitreiken
2 personen
64
Groepsfoto maken
2 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Instrumentenruimte leeghalen
3 personen
69
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Ruimte schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Decoratie verwijderen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Sleutels en locatie opleveren
79
Uitslag en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 150
Tafelsaantal 18
Jurytafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Stopwatchesaantal 3
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrond
Naambadgehoudersaantal 40
Polsbandjesaantal 160

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Wedstrijdmateriaal

Juryklembordenaantal 6
Juryformulierenaantal 150
Pennenaantal 40
Plakbandaantal 6
Schrijfpapieraantal 2
Prijsbekersaantal 6
Medaillelintenaantal 30
Certificaatmappenaantal 30
Pijlenbordenaantal 12
Programma'saantal 160

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat het deelnemersformulier opengaat. Vermeld onder meer speelduur, bezetting, beoordelingscriteria, inlevermomenten en wat er gebeurt bij een overschrijding van de tijd.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer deelnemersgegevens en dieetwensen uiterlijk één week vooraf en bevestig daarna de optreedvolgorde, aankomsttijd en route- en parkeerinformatie.
Maak het programma met aparte blokken voor registratie, soundcheck, ombouwen en juryoverleg. Reken per ensemble minimaal 10 minuten wisseltijd als muzieklessenaars, microfoons of andere opstelling moeten worden aangepast.
Geef de jury een complete set voordat het eerste ensemble speelt: afgedrukte criteria, juryformulieren, pennen en stopwatches. Leg ook vast wie de formulieren verzamelt en waar de uitslag wordt verwerkt.
Test de geluidsinstallatie op locatie vóór de deelnemers arriveren. Controleer microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen; houd daarnaast een geprinte contactlijst en een draaiboek bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ensemblewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en reglement. Nodig juryleden en presentator uiterlijk 8 weken vooraf uit en open daarna de inschrijving.
Hoeveel tijd moet je per ensemble inplannen?: Plan de afgesproken speeltijd plus minimaal 10 minuten voor opkomst, afbouw en wissel. Voeg bij een lastige technische opstelling nog 5 minuten extra toe; bij 12 ensembles kan dat al een uur verschil maken.
Wanneer maak je de optreedvolgorde bekend?: Bevestig de volgorde uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, nadat alle deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Stuur tegelijk de aankomsttijd, zaalindeling, route- en parkeerinformatie en eventuele technische afspraken.
Wat heb je nodig voor de jury van een ensemblewedstrijd?: Voor elke jurytafel heb je een afgedrukt beoordelingsformulier per ensemble, de jurycriteria, schrijfmateriaal en een stopwatch nodig. Leg deze set minimaal 30 minuten voor de start klaar, zodat de jury niet tijdens de registratie hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.