Einen Ensemblewettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Ein Ensemblewettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Reglement fest, danach öffnest du die Anmeldung und stellst Jury sowie Technik zusammen. Plane früh, wie viele Auftritte, Pausen und Umbauzeiten nötig sind. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geprüfte Notenpulte, vollständige Juryunterlagen oder eindeutige Parkinformationen. Mit einem festen Zeitplan und einer aktuellen Kontaktliste behältst du Teilnehmer, Helfer und Dienstleister im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
3
Jurymitglieder einladen
4
Moderator festlegen
5
Technische Unterstützung organisieren
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Teilnehmerformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programmablauf erstellen
2 Personen
12
Auftrittsreihenfolge bestätigen
13
Jurykriterien drucken
14
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
15
Teilnehmer informieren
16
Reservierungen vornehmen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Preise und Zertifikate bestellen
20
Routen- und Parkinformationen erstellen
21
Beschilderung entwerfen
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
24
Kontaktliste ausdrucken
25
Notenpulte kontrollieren
2 Personen
26
Instrumentenaufstellung festlegen
2 Personen
27
Bühnenbereich markieren
2 Personen
28
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
29
Tonanlage testen
2 Personen
30
Notausgänge freihalten
2 Personen
31
Erste-Hilfe-Material prüfen
32
Toiletten kontrollieren
33
Raum reinigen
3 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
37
Jurytisch einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

41
Registrierungsteam briefen
2 Personen
42
Jury empfangen
2 Personen
43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Instrumente zum Spielbereich begleiten
3 Personen
48
Auftritte ankündigen
49
Auftrittszeiten überwachen
2 Personen
50
Notenständer bereitstellen
2 Personen
51
Spielbereich wechseln
3 Personen
52
Juryformulare einsammeln
53
Juryformulare prüfen
2 Personen
54
Pause ankündigen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet aufräumen
2 Personen
59
Jurypause betreuen
2 Personen
60
Punkte zusammenzählen
2 Personen
61
Ergebnis prüfen
3 Personen
62
Preisverleihung betreuen
3 Personen
63
Zertifikate ausgeben
2 Personen
64
Gruppenfoto machen
2 Personen
65
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
66
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

67
Tonanlage ausschalten
2 Personen
68
Instrumentenraum leerräumen
3 Personen
69
Musikpulte wegräumen
2 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Raum reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Schlüssel und Location übergeben
79
Ergebnisse und Fotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 150
TischeAnz. 18
Jurytisch
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

NotenpulteAnz. 30
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopAnz. 2
Drucker
StoppuhrenAnz. 3
Fotokamera

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 6
Bühnenhintergrund
NamensschildhalterAnz. 40
ArmbänderAnz. 160

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Spielmaterial

Jury-KlemmbretterAnz. 6
JuryformulareAnz. 150
StifteAnz. 40
KlebebandAnz. 6
SchreibpapierAnz. 2
PokalpreiseAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 30
ZertifikatsmappenAnz. 30
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammeAnz. 160

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Reglement und Bewertungskriterien fest, bevor du die Anmeldung öffnest. So wissen Ensembles früh, welche Dauer, Besetzung und Unterlagen erwartet werden.
Bestätige die Auftrittsreihenfolge spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb und verschicke sie zusammen mit Programm, Anfahrts- und Parkinformationen. Änderungen am Veranstaltungstag führen sonst schnell zu Verspätungen.
Plane Jury und Moderation als eigene Rollen ein. Drucke für jedes Jurymitglied ein Bewertungsformular und halte zusätzlich eine Kontaktliste sowie ein Exemplar des Drehbuchs bereit.
Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Kontrolliere außerdem jedes Notenpult und richte Jury-, Registrierungs- und Buffetisch vor Beginn ein.
Bestelle Preise und Zertifikate rechtzeitig und gleiche die Teilnehmerdaten mit Ernährungswünschen ab. Für Kaffee, Wasser und Pausengetränke brauchst du neben Geschirr auch Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ensemblewettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reglement. Jury, Moderation und technische Unterstützung sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin zugesagt haben.
Wann sollte die Anmeldung für einen Ensemblewettbewerb geöffnet werden?: Öffne das Teilnehmerformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Wettbewerb und setze eine klare Anmeldefrist. Prüfe die eingehenden Daten innerhalb von 2 bis 3 Werktagen, damit fehlende Angaben rechtzeitig nachgefordert werden können.
Wie viel Zeit muss man pro Ensemble einplanen?: Rechne die geplante Auftrittsdauer plus mindestens 5 bis 10 Minuten für Ansage, Auf- und Abbau ein. Bei häufig wechselnden Besetzungen solltest du zusätzlich eine längere Umbaupause nach jeweils 3 bis 4 Auftritten einplanen.
Was muss am Tag des Ensemblewettbewerbs zuerst kontrolliert werden?: Kontrolliere 90 bis 120 Minuten vor dem ersten Auftritt Raum, Sitzplätze, Notenpulte und die komplette Tontechnik. Danach können Registrierung, Jurytisch, Programmhefte und Beschilderung ohne Zeitdruck eingerichtet werden.

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