Organiser un concours d’ensemble, étape par étape

Un concours d’ensemble se prépare d’abord comme un déroulé précis, puis comme un accueil fluide pour les participants et le jury. Commence par confirmer la date et le lieu, rédiger le règlement et répartir les responsabilités. Ensuite, ouvre les inscriptions, vérifie les informations reçues et construis l’ordre de passage. Les problèmes arrivent souvent trop tard : besoins alimentaires non recensés, pupitres incompatibles, sonorisation non testée ou certificats commandés après la date limite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le règlement du concours
2 personnes
3
Inviter les membres du jury
4
Réserver un animateur
5
Organiser l’assistance technique
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire des participants
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Vérifier les données des participants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Confirmer l’ordre de passage
13
Imprimer les critères du jury
14
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
15
Informer les participants
16
Faire les réservations
17
Commander le catering
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Commander les prix et les certificats
20
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
21
Concevoir la signalétique
22
Créer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
2 personnes
24
Imprimer la liste de contacts
25
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
26
Définir la disposition des instruments
2 personnes
27
Délimiter l’espace de scène
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Tester le matériel sonore
2 personnes
30
Dégager les sorties de secours
2 personnes
31
Vérifier le matériel de premiers secours
32
Vérifier les toilettes
33
Nettoyer l’espace
3 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Suspendre la décoration
2 personnes
40
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

41
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
42
Accueillir le jury
2 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Accompagner les instruments vers la salle de jeu
3 personnes
48
Annoncer les spectacles
49
Surveiller les horaires de passage
2 personnes
50
Installer les pupitres
2 personnes
51
Changer l'espace de jeu
3 personnes
52
Rassembler les formulaires du jury
53
Vérifier les feuilles de jury
2 personnes
54
Annoncer la pause
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Démonter le buffet
2 personnes
59
Gérer la pause du jury
2 personnes
60
Additionner les scores
2 personnes
61
Vérifier les résultats
3 personnes
62
Animer la remise des prix
3 personnes
63
Remettre les certificats
2 personnes
64
Prendre une photo de groupe
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés

Suivi

67
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
68
Vider la salle des instruments
3 personnes
69
Ranger les pupitres à musique
2 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer l’espace
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Remettre les clés et le lieu
79
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 150
Tablesqté 18
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Chronomètresqté 3
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 6
Fond de scène
Supports de badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 160

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Matériel de compétition

Presse-papiers pour juryqté 6
Fiches de juryqté 150
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 6
Papier à écrireqté 2
Coupesqté 6
Rubans de médailleqté 30
Classeurs de certificatsqté 30
Panneaux de directionqté 12
Programmesqté 160

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement avant d’envoyer les invitations : précise les critères, la durée maximale de chaque passage, les catégories et la date de clôture des inscriptions. Les participants doivent disposer des mêmes informations dès le départ.
Ferme les inscriptions au moins 10 jours avant le concours. Utilise ensuite ce délai pour vérifier les noms, la composition des ensembles, les besoins alimentaires et l’ordre de passage avec les responsables concernés.
Prévois un programme minuté, avec une marge de 5 à 10 minutes par heure. Imprime le déroulé, les critères du jury et les formulaires avant l’ouverture des portes, plutôt que le matin même.
Teste la technique sur place au moins 2 heures avant le premier passage : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Vérifie aussi que les pupitres de musique conviennent aux partitions utilisées.
Sépare les flux dès l’accueil : une table pour les inscriptions et badges, une table pour le jury, puis des tables de buffet. Prépare les cafés, boissons et vaisselle au moins 30 minutes avant l’arrivée des premiers groupes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’ensemble ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, le règlement, le jury et l’animateur ; garde les 10 derniers jours pour les inscriptions, le programme et les vérifications techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours d’ensemble ?: Clôture-les environ 10 jours avant l’événement. Il te faut ce délai pour vérifier les données, confirmer l’ordre de passage, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les documents du jury.
Combien de temps avant faut-il installer la sonorisation ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant le premier passage. Réserve ensuite 30 minutes pour tester les microphones, les enceintes, les branchements et les niveaux avec les personnes qui animeront le concours.
Quand commander les prix et les certificats ?: Commande-les au moins 3 semaines avant le concours. Ce délai laisse le temps de corriger les noms, de vérifier les quantités et de résoudre un problème de livraison avant la remise des prix.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.