Checklist voor een ballroomdanswedstrijd organiseren

Een ballroomdanswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansvloer en muziek. Je legt eerst de locatie, het reglement, de jury en wedstrijdleiding vast; daarna werk je de inschrijvingen uit tot startlijst, heats en tijdschema. Controleer deelnemersgegevens en startgelden ruim vóór de wedstrijddag. Regel ook back-upmuziek, portofoons, microfoons, registratie en EHBO, zodat de wedstrijdleiding tijdens het programma niet hoeft te improviseren.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie bevestigen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
Wedstrijdleiding vastleggen
Muziekverantwoordelijke vastleggen
Fotograaf vastleggen
EHBO-contact vastleggen
Reserveringen maken
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Heatindeling maken
2 personen
Tijdschema publiceren
Deelnemers informeren
2 personen
Jury-instructies versturen
Muziek per dans verzamelen
2 personen
Back-upmuziek opslaan
Prijzen en bekers bestellen
Certificaten voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren afdrukken
Startnummers afdrukken
Publieksprogramma afdrukken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
Scoretafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Jury ontvangen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitgeven
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste heats begeleiden
4 personen
Scoreformulieren ophalen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Tussenstanden controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
4 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Scoremateriaal archiveren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Garderobe controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Foto's delen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Registratietafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Kabelhaspelsaantal 3
Rekenmachinesaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Lijmpistool
Stofzuigeraantal 2
Luchtpompenaantal 2
Kassa

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Geluid

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Reservegeheugenkaartenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Wedstrijdbanierenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Wedstrijdmateriaal

Startnummersaantal 80
Veiligheidsspeldenaantal 200
Scoreformulierenaantal 600
Klembordenaantal 25
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Certificatenaantal 100
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12
Prijsenveloppenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de wedstrijdcategorieën vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo voorkom je dat deelnemers later hun categorie of ontbrekende gegevens moeten aanpassen.
Plan de inschrijvingen in twee controlemomenten: controleer gegevens en dieetwensen direct na ontvangst en controleer startgelden uiterlijk vóór het toewijzen van de startnummers.
Maak de startlijst, heatindeling en het tijdschema pas definitief nadat de inschrijfperiode is gesloten. Publiceer het schema vervolgens ruim vóór de wedstrijddag en informeer deelnemers over wijzigingen.
Verzamel de muziek per dans op één laptop en bewaar een volledige back-up op minimaal twee USB-sticks. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste heat.
Richt registratie, jurytafel, kleedkamers en garderobe in voordat deelnemers arriveren. Reserveer vaste contactpersonen voor wedstrijdleiding, muziek, fotografie en EHBO en geef de wedstrijdleiding portofoons of telefoonnummers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ballroomdanswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken locatie, reglement, jury, wedstrijdleiding en muziekverantwoordelijke vast; daarna volgen inschrijvingen, startgelden en het tijdschema.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een ballroomdanswedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken vóór de wedstrijd. Gebruik daarna enkele dagen om deelnemersgegevens en startgelden te controleren en plan vervolgens de startnummers, heats en definitieve startlijst.
Wanneer publiceer je het tijdschema van een ballroomdanswedstrijd?: Publiceer het tijdschema uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd, nadat de heatindeling is gecontroleerd. Stuur deelnemers tegelijk de startlijst, praktische informatie en eventuele instructies over registratie en aankomst.
Hoeveel tijd moet ik op de wedstrijddag reserveren voor de opbouw?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, jurytafel, registratie, geluid, verlichting, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van muziek, microfoons en communicatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.