Cómo organizar una competición de conjuntos sin perder el control

Una competición de conjuntos necesita más que un escenario y un horario. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el reglamento; después organiza las inscripciones, el jurado y el orden de las actuaciones. Durante las últimas semanas, los errores suelen aparecer en los datos de los participantes, las necesidades técnicas y la información de llegada. Este plan te ayuda a avanzar por ese orden y a tener preparados el registro, los formularios, los atriles, el sonido y la atención al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
3
Invitar a los miembros del jurado
4
Confirmar al presentador
5
Organizar soporte técnico
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de participantes
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Crear la distribución del programa
2 personas
12
Confirmar el orden de las actuaciones
13
Imprimir criterios del jurado
14
Preparar los formularios del jurado
2 personas
15
Informar a los participantes
16
Hacer reservas
17
Pedir el catering
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Pedir premios y certificados
20
Preparar la información de ruta y aparcamiento
21
Diseñar la señalización
22
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
23
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
24
Imprimir la lista de contactos
25
Comprobar los atriles
2 personas
26
Definir la disposición de los instrumentos
2 personas
27
Delimitar el espacio del escenario
2 personas
28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
29
Probar el equipo de sonido
2 personas
30
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
31
Comprobar los suministros de primeros auxilios
32
Comprobar los baños
33
Limpiar el espacio
3 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Montar el mostrador de registro
2 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Montar el buffet de catering
3 personas
39
Colgar la decoración
2 personas
40
Colgar señalización
2 personas

Evento

41
Informar al equipo de registro
2 personas
42
Recibir al jurado
2 personas
43
Recepción de participantes
3 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Llevar los instrumentos al espacio de actuación
3 personas
48
Anunciar las actuaciones
49
Controlar los horarios de las actuaciones
2 personas
50
Preparar los atriles para partituras
2 personas
51
Cambiar el espacio de juego
3 personas
52
Recoger los formularios del jurado
53
Revisar los formularios del jurado
2 personas
54
Anunciar el descanso
55
Servir café y té
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Recoger el buffet
2 personas
59
Cubrir el descanso del jurado
2 personas
60
Sumar puntuaciones
2 personas
61
Comprobar los resultados
3 personas
62
Coordinar la entrega de premios
3 personas
63
Entregar certificados
2 personas
64
Hacer una foto de grupo
2 personas
65
Despedir a los participantes
2 personas
66
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

67
Apagar el equipo de sonido
2 personas
68
Vaciar la sala de instrumentos
3 personas
69
Recoger los atriles de música
2 personas
70
Recoger mesas y sillas
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar el espacio
3 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Entregar las llaves y el local
79
Enviar resultados y fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 150
Mesascant. 18
Mesa del jurado
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Atriles de músicacant. 30
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Cronómetroscant. 3
Cámara de fotos

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 6
Fondo del escenario
Portanombrescant. 40
Pulserascant. 160

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Material de competición

Portapapeles del juradocant. 6
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Bolígrafoscant. 40
Cinta adhesivacant. 6
Papel para escribircant. 2
Copas premiocant. 6
Cintas de medallacant. 30
Carpetas para certificadoscant. 30
Paneles de flechascant. 12
Programascant. 160

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir el formulario de participantes. Define categorías, duración máxima, criterios de valoración y fecha límite; cambiar estas reglas después obliga a rehacer invitaciones y programa.
Reserva al jurado y al presentador con varias semanas de margen. Pídeles confirmación por escrito y envíales el horario provisional, porque el programa no puede cerrarse si faltan sus disponibilidades.
Revisa los datos de cada conjunto cuando termine la inscripción. Comprueba nombres, número de integrantes, necesidades dietéticas y requisitos técnicos antes de confirmar el orden de las actuaciones.
Haz una prueba técnica completa antes de la apertura. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas, portátil y atriles; el día del concurso, deja también alargadores de repuesto y un responsable identificable.
Prepara la llegada como si el público no conociera el lugar. Envía ruta y aparcamiento, coloca señalización, monta una mesa de registro y prepara identificaciones, programa, criterios del jurado y una lista de contactos impresa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones?: Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes de la competición y fija una fecha de cierre al menos 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, pedir aclaraciones y preparar el orden de las actuaciones.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de actuaciones?: Intenta cerrarlo 10-14 días antes del evento. Después solo deberías hacer cambios por fuerza mayor, porque hay que informar a los participantes, imprimir el plan de trabajo y preparar al jurado.
¿Qué hay que comprobar del sonido antes de una competición de conjuntos?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y alimentación, y deja al menos 30 minutos de margen para corregir fallos.
¿Cuándo conviene pedir el catering y revisar las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma el pedido entre 7 y 10 días antes. Calcula las raciones según los participantes, el jurado, el presentador y el equipo que permanecerá durante toda la jornada.

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