Zo organiseer je een Energiecafé zonder last-minute stress
Begin met de inhoud: leg het thema en programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna de sprekers, reserveer de locatie en richt je registratie in, inclusief dieetwensen. In de laatste week maak je de deelnemerslijst definitief en bereid je badges, programma’s en houdbare voorraad voor. Op de dag zelf werk je van inrichting naar techniek, catering en ontvangst. Zo staat het Energiecafé klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Programma en thema bepalen
2 personen
- 3
Sprekers bevestigen
- 4
Uitnodiging ontwerpen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Definitieve deelnemerslijst maken
- 9
Programma afdrukken
- 10
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Houdbare voorraad klaarzetten
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Soep en brood voorbereiden
3 personen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Tafels opstellen
4 personen
- 17
Stoelen neerzetten
3 personen
- 18
Informatietafels inrichten
2 personen
- 19
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 20
Buffet opbouwen
3 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Techniek aansluiten
2 personen
- 23
Presentaties testen
2 personen
- 24
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 25
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 26
Koffie en thee serveren
2 personen
- 27
Programma toelichten
- 28
Presentaties begeleiden
2 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Buffet aanvullen
2 personen
- 31
Vragen en gesprekken begeleiden
2 personen
- 32
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
- 33
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
- 34
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 35
Naamstickers uitdelen
- 36
Informatiebladen uitdelen
- 37
Koffiezetapparaat bijvullen
- 38
Toiletten controleren
Nazorg
- 39
Eten en dranken opruimen
3 personen
- 40
Techniek afkoppelen
2 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 42
Afval scheiden en wegbrengen
2 personen
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Locatie schoonmaken
3 personen
- 45
Materialen controleren
2 personen
- 46
Materialen retourneren
2 personen
- 47
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 48
Restanten gekoeld bewaren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Ontvangsttafel
- Kapstokaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiemokkenaantal 70
- Drinkglazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbladenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Soepkommenaantal 70
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- Draagbare speaker
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Soepketelsaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartstandaardsaantal 10
- Informatiebordenaantal 6
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek vóór de opbouw klaar is. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, stekkerdozen en verlenghaspels aan en test elke presentatie volledig; reserveer hiervoor minstens 30 minuten.
- Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Gebruik die lijst voor naambadges, programma’s en dieetwensen, zodat je niet tijdens de ontvangst nog gegevens hoeft te corrigeren.
- Richt koffie en catering als aparte punten in. Zet koffiezetapparaten en waterkokers bij het koffiepunt, en houd soep, brood, borden, kommen en bestek bij het buffet bij elkaar.
- Koel dranken pas nadat je de aantallen hebt gecontroleerd. Zet waterkannen, drinkglazen en koelboxen klaar en reken per onderdeel van het programma op een vaste plek voor uitgifte, zodat bezoekers niet door de ruimte hoeven te zoeken.
- Reserveer de laatste 45 minuten vóór opening voor controle. Loop ontvangsttafel, kapstok, informatieborden, afvalbakken, tafels en stoelen na en laat één persoon bezoekers ontvangen terwijl een ander technische of cateringproblemen opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Energiecafé organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, thema en programma. Bevestig sprekers en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het Energiecafé, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Wanneer maak je de deelnemerslijst voor een Energiecafé definitief?
- Maak de lijst ongeveer 3 dagen vooraf definitief. Dan kun je naambadges en programma’s afdrukken, dieetwensen doorgeven aan de catering en de opstelling van tafels en stoelen afronden.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een Energiecafé op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Reken daarvan ongeveer 45 minuten voor tafels, stoelen, informatie- en ontvangsttafels, 30 minuten voor techniek en presentaties en de resterende tijd voor koffiepunt, buffet, versiering en een laatste controle.
- Wanneer test je de presentaties en beamer voor een Energiecafé?
- Test alle presentaties op de dag zelf, minstens 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer laptop, HDMI-verbinding, beamer, projectiescherm, geluid en eventuele verlengkabels met de bestanden die de sprekers daadwerkelijk gebruiken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!