Organiser un café énergie, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme avant de concevoir l’invitation : les intervenants doivent être confirmés avant l’envoi, afin que les participants sachent précisément à quoi s’inscrire.
• Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et établissez une liste définitive. Utilisez-la pour préparer les badges nominatifs et vérifier les besoins alimentaires, plutôt que de les traiter à l’arrivée.
• Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Gardez au moins 30 minutes de marge : un adaptateur manquant peut retarder tout le programme.
• Commencez la mise en place environ deux heures avant l’accueil : tables et chaises d’abord, puis tables d’information, point café, buffet et table d’accueil. Cela laisse du temps pour corriger la circulation dans la salle.
• Préparez la soupe, le pain et les boissons assez tôt pour servir dès la pause. Refroidissez les boissons avant l’arrivée des visiteurs et répartissez les tasses, verres, assiettes et couverts sur les bons espaces.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un café énergie ?

Réservez le lieu et définissez le programme au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations, puis gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et les tests techniques.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un café énergie ?

Prévoyez environ 2 heures avant l’accueil des visiteurs. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, le buffet, le point café, la décoration, la table d’accueil et la technique, puis ajoutez 30 minutes de marge pour les essais.

Quand fermer les inscriptions à un café énergie ?

Fermez-les quelques jours avant l’événement, idéalement 3 à 5 jours à l’avance. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive, préparer les badges et adapter la soupe, le pain, les boissons et la vaisselle au nombre réel de participants.

Que faut-il tester avant un café énergie ?

Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, l’enceinte et les branchements électriques 30 à 60 minutes avant l’arrivée du public. Ouvrez aussi les présentations pour vérifier qu’elles s’affichent correctement.