Cómo organizar un Café de la Energía
Un Café de la Energía combina charlas, recepción y un servicio sencillo de café, bebidas, sopa y pan. Empieza reservando el lugar y cerrando el programa antes de diseñar la invitación: así sabrás qué comunicar y cuántas personas atender. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las necesidades de los ponentes. El día del evento, deja tiempo para montar la recepción, probar la presentación y enfriar las bebidas antes de recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Determinar el programa y el tema
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
- 4
Diseñar la invitación
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Crear la lista final de participantes
- 9
Imprimir el programa
- 10
Preparar acreditaciones
2 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Preparar provisiones no perecederas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar sopa y pan
3 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Montar mesas
4 personas
- 17
Colocar sillas
3 personas
- 18
Montar mesas de información
2 personas
- 19
Montar el punto de café
2 personas
- 20
Montar el buffet
3 personas
- 21
Colgar la decoración
2 personas
- 22
Conectar la técnica
2 personas
- 23
Probar presentaciones
2 personas
- 24
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los visitantes
3 personas
- 26
Servir café y té
2 personas
- 27
Presentar el programa
- 28
Coordinar presentaciones
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Reponer el bufé
2 personas
- 31
Moderación de preguntas y conversaciones
2 personas
- 32
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 33
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
- 34
Registrar la asistencia
2 personas
- 35
Repartir etiquetas con nombre
- 36
Repartir hojas informativas
- 37
Reponer la cafetera
- 38
Comprobar los baños
Seguimiento
- 39
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 40
Desconectar la tecnología
2 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Separar y llevar los residuos
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Comprobar los materiales
2 personas
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Gestionar objetos perdidos
- 48
Guardar los restos en frío
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa de recepción
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Tazones para sopacant. 70
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Altavoz portátil
Cocina
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de enviar las invitaciones. Incluye horarios, tema y duración de cada intervención para que las inscripciones sean realistas.
- Fija una fecha límite de inscripción al menos 3 días antes del evento. Usa la lista final para preparar acreditaciones, imprimir el programa y ajustar vasos, platos, tazas y comida.
- Pregunta por las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del evento. Revisa esas respuestas al hacer la compra y separa con claridad las opciones de sopa, pan y bebidas.
- Asigna al menos 60 minutos antes de la apertura para montar mesas, sillas, recepción, buffet y punto de café. Las cafeteras, termos, jarras de agua y neveras portátiles suelen necesitar más tiempo del previsto.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el altavoz y las regletas antes de que llegue el público. Abre cada presentación y comprueba el sonido para detectar cables o adaptadores que falten.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Café de la Energía?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, definir el programa y confirmar a los ponentes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para un Café de la Energía?
- Mete las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes de la recepción. Si son muchas, prepara una segunda tanda al menos 2 horas antes para que todo llegue frío.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Reserva como mínimo 60 minutos para colocar mesas y sillas, preparar la recepción, el buffet, el punto de café y la decoración. Añade otros 30 minutos si hay que instalar y probar proyector y sonido.
- ¿Cuándo se imprime el programa y se preparan las acreditaciones?
- Hazlo después de cerrar la lista final de participantes, normalmente 2 o 3 días antes del evento. Así evitas nombres incorrectos y puedes imprimir la cantidad exacta de programas y acreditaciones.
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