Zo organiseer je een endurancewedstrijd

Begin met het wedstrijdconcept en leg daarna het reglement, de route en de terreinen vast. Controleer vroeg welke vergunningen nodig zijn en reserveer de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Regel vervolgens dierenarts, hulpverleners, tijdwaarnemers en routeposten. Pas wanneer inschrijvingen en paardengegevens zijn gecontroleerd, maak je de startlijst en startpakketten definitief. Plan de laatste controle van routepijlen, waterbakken, medische materialen en stroomvoorziening uiterlijk de dag vóór de wedstrijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Route en terreinen controleren
3 personen
5
Route definitief uitzetten
3 personen
6
Wedstrijdlocatie reserveren
7
Dierenarts vastleggen
8
Hulpverleners vastleggen
9
Tijdwaarnemers vastleggen
10
Routeposten vastleggen
11
Deelnemers uitnodigen
2 personen
12
Inschrijfformulier publiceren
13
Inschrijvingen verwerken
2 personen
14
Paardengegevens controleren
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Startlijst publiceren
19
Routekaarten afdrukken
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Sportmateriaal controleren
2 personen
22
Medische materialen controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
3 personen
26
Prijslinten en medailles sorteren
2 personen
27
Wedstrijdadministratie klaarleggen
2 personen
28
Routeborden voorbereiden
3 personen
29
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
30
Start- en finishzone opbouwen
5 personen
31
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
32
Veterinaire controle opbouwen
3 personen
33
Waterpunten inrichten
4 personen
34
Route bewegwijzeren
4 personen
35
Parkeerzone markeren
2 personen
36
Cateringpunt inrichten
3 personen
37
Geluid en omroep testen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Paarden veterinair controleren
3 personen
42
Startbriefing geven
2 personen
43
Wedstrijd starten
4 personen
44
Routeposten bemannen
8 personen
45
Tijden registreren
3 personen
46
Waterpunten beheren
4 personen
47
Veiligheid op route bewaken
4 personen
48
Catering serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalpunten legen
2 personen
51
Finishers registreren
3 personen
52
Nakeuring uitvoeren
3 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Routeborden verwijderen
4 personen
57
Terrein opruimen
5 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Catering afbouwen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Uitslagen archiveren
65
Deelnemersresultaten versturen
66
Voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Nummerhoudersaantal 100
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 20
Stopwatchesaantal 8
Handtellersaantal 4
Waterbakken voor paardenaantal 12
Watertanksaantal 6
Emmersaantal 20
Sponsbakkenaantal 8
Hooiruivenaantal 6
Witte lintenaantal 10
Prijslintenaantal 12
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 10
Reflectiehesjesaantal 20
Verrekijkersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Routekaartenaantal 120
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 50
Stempelsetsaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 150
EHBO-koffersaantal 3
Koelkompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 20
Zakverbandenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handsprayflessenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 12

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route niet pas op de wedstrijddag uit: zet routepijlen, routeborden, witte linten, afzetlint en verkeerskegels uiterlijk één dag eerder uit en loop het parcours daarna volledig na.
Stuur deelnemersinformatie zodra hun inschrijving is verwerkt. Neem daarin starttijd, routekaarten, verplichte gegevens en dieetwensen op; publiceer de definitieve startlijst uiterlijk 24 uur voor de start.
Plan voor ieder controlepunt een vaste bezetting en reserveer tijdwaarnemers, handtellers en stopwatches. Test laptops, printers, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Regel de paardenvoorzieningen per locatie: plaats waterbakken, watertanks, emmers, sponsbakken en hooiruiven vóór de eerste deelnemers aankomen. Controleer de voorraad nogmaals na het boodschappen doen.
Maak de startpakketten pas nadat de startnummers zijn toegewezen. Leg nummerhouders, medailles, bekers en prijslinten per deelnemer of categorie klaar, zodat de uitgifte niet ophoudt bij de inschrijving.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een endurancewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het concept, reglement, vergunningen en de route. Leg dierenarts, hulpverleners, tijdwaarnemers en routeposten uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd vast.
Wanneer moet ik de route van een endurancewedstrijd uitzetten?: Zet de definitieve route bij voorkeur de dag vóór de wedstrijd uit. Loop daarna alle kilometers na en controleer kruisingen, routeborden, witte linten, pionnen en verkeerskegels.
Wanneer moet de startlijst klaar zijn?: Publiceer de startlijst uiterlijk 24 uur vóór de start, nadat inschrijvingen, paardengegevens en startnummers zijn gecontroleerd. Zo hebben deelnemers tijd om hun startnummer en route-informatie na te kijken.
Hoeveel water en paardenvoorzieningen heb ik nodig?: Plan bij elk relevant controle- of rustpunt minimaal één waterbak en meerdere emmers; de exacte hoeveelheid hangt af van het aantal paarden en de afstand tussen de punten. Zet watertanks, sponsbakken en hooiruiven vóór de opening van het terrein klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.