Organiser une course d’endurance étape par étape

Une course d’endurance se prépare d’abord sur le terrain, puis dans les documents et enfin avec les équipes du jour J. Commence par définir le règlement, vérifier les autorisations et valider un itinéraire praticable pour les chevaux et les accompagnateurs. Réserve ensuite le lieu, le vétérinaire, les secouristes et les chronométreurs avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à contrôler les données des chevaux, transmettre les consignes et préparer le balisage, les postes et les kits de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Établir le règlement du concours
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’itinéraire et le terrain
3 personnes
5
Définir définitivement l’itinéraire
3 personnes
6
Réserver le lieu du concours
7
Faire appel à un vétérinaire
8
Désigner les secouristes
9
Prévoir des chronométreurs
10
Consigner les postes du parcours
11
Inviter les participants
2 personnes
12
Publier le formulaire d'inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données du cheval
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Envoyer les informations aux participants
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Publier la liste de départ
19
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
22
Vérifier le matériel médical
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Composer les kits de démarrage
3 personnes
26
Trier les rubans de prix et les médailles
2 personnes
27
Préparer la documentation du concours
2 personnes
28
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
29
Tondre et dégager le terrain
3 personnes
30
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
31
Installer la table d’inscription
2 personnes
32
Installer le contrôle vétérinaire
3 personnes
33
Installer des points d'eau
4 personnes
34
Balisage du parcours
4 personnes
35
Délimiter la zone de stationnement
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
3 personnes
37
Tester le son et l'annonce
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Contrôler les chevaux par le vétérinaire
3 personnes
42
Faire le briefing de départ
2 personnes
43
Lancer la compétition
4 personnes
44
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
45
Enregistrement des horaires
3 personnes
46
Gérer les points d'eau
4 personnes
47
Veiller à la sécurité sur l’itinéraire
4 personnes
48
Servir le service traiteur
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
51
Enregistrer les arrivants
3 personnes
52
Effectuer le contrôle de suivi
3 personnes
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Remettre les prix
3 personnes
55
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
57
Ranger le site
5 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Démonter le catering
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
3 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Archiver les résultats
65
Envoyer les résultats des participants
66
Ranger les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Chronomètresqté 8
Compteurs manuelsqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Réservoirs d’eauqté 6
Seauxqté 20
Bacs à épongeqté 8
Râteliers à foinqté 6
Rubans blancsqté 10
Rubans de prixqté 12
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Jumellesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Cartes d'itinéraireqté 120
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Kits de tamponsqté 8
Fiches de matchqté 150
Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 20
Couvertures de survieqté 20
Bandages tubulairesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Valide l’itinéraire au moins 4 semaines avant la course : repère les postes, mesure les distances et prévois une solution si un passage devient impraticable. Imprime les cartes seulement après la validation définitive du parcours.
Ne publie pas simplement une liste de participants : vérifie les données de chaque cheval, recueille les besoins alimentaires et envoie les horaires, le règlement et les consignes au moins 7 jours avant le départ.
Réserve le vétérinaire, les secouristes et les chronométreurs dès que la date est fixée. Pour chaque poste, note un responsable, un moyen de communication et l’heure d’arrivée attendue du premier concurrent.
Prépare le balisage en lots séparés par zone : flèches, panneaux, ruban, cônes et cônes de signalisation. Fais un contrôle du parcours la veille et garde du matériel de rechange pour les indications déplacées ou endommagées.
Teste l’organisation du départ avant l’ouverture : numéros, porte-numéros, ordinateurs, imprimante, chronomètres, compteurs et batteries externes. Refroidis les boissons la veille et compose les kits de départ dans l’ordre de remise aux participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’endurance ?: Prévois au minimum 8 semaines pour une petite course, et plutôt 3 mois si les autorisations, le terrain ou plusieurs équipes médicales restent à confirmer. Le parcours et le règlement doivent être stabilisés au moins 4 semaines avant l’épreuve.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’endurance ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant la date de la course, une fois le règlement et les conditions du parcours validés. Ferme-les 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de vérifier les chevaux, attribuer les numéros et publier la liste de départ.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installe le balisage principal la veille ou le matin de la course, selon les règles du lieu et la circulation sur le terrain. Contrôle chaque poste une dernière fois 1 à 2 heures avant le départ et remplace immédiatement les flèches ou rubans manquants.
Que faut-il prévoir pour le contrôle des chevaux ?: Prévois un vétérinaire, un espace clairement identifié et des bacs à eau, seaux ou bacs à éponge accessibles. Confirme la présence du vétérinaire au moins 4 semaines à l’avance et transmets-lui la liste vérifiée des chevaux avant le jour de la course.

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