Zo organiseer je een eindejaarsfeest zonder last-minute stress

Begin bij de datum, het aantal gasten en de gewenste eindtijd. Daarna werk je in vaste rondes: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken, catering en drank regelen en de ruimte indelen. De laatste week draait om bevestigen en inkopen; op de dag zelf vooral om koelen, klaarzetten en controleren. Met een draaiboek en een definitieve gastenlijst voorkom je dat je op het laatste moment servies, stoelen of champagneglazen tekortkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Cateringbehoefte doorgeven
9
Dranken en snacks inkopen
3 personen
10
Verse producten inkopen
2 personen
11
Cateringbestelling controleren
2 personen
12
Locatie en toegang controleren
2 personen
13
Meubilair klaarzetten
2 personen
14
Muzieklijst samenstellen
15
Presentatiebestanden verzamelen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Boodschappen sorteren
3 personen
19
Verse producten koelen
2 personen
20
Ruimte grondig schoonmaken
3 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Buffettafels inrichten
2 personen
24
Bar inrichten
2 personen
25
Servies klaarzetten
2 personen
26
Bestek klaarleggen
2 personen
27
Glazen klaarzetten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
32
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Fotowand opbouwen
2 personen
35
Verlichting ophangen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Presentatie testen
2 personen
38
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
39
Entree klaarmaken
2 personen

Event

40
Welkomstbalie bemannen
2 personen
41
Gasten verwelkomen
3 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet openen
2 personen
46
Buffetgerechten serveren
4 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Gebruikt servies ophalen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dessert serveren
3 personen
52
Muziek verzorgen
53
Programma aankondigen
54
Presentatie verzorgen
2 personen
55
Jaarafsluiting begeleiden
2 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Laatste ronde serveren
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Dranken veilig opbergen
2 personen
62
Buffet afbouwen
3 personen
63
Servies voorsorteren
2 personen
64
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Keuken schoonmaken
2 personen
70
Ruimte schoonmaken
3 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Overgebleven eten koelen
2 personen
73
Bruikbare voorraden opslaan
2 personen
74
Huurmaterialen controleren
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Afval wegbrengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Bar- of statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafellopersaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 10
Melkkannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
IJslepelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenpincettenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
IJslepelsaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
USB-stickaantal 2
Batterijenaantal 24
Zaklampenaantal 3
Reserveopladeraantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaardsaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 70
Confettikanonnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Cadeauzakkenaantal 70
Pennensetsaantal 10
Wenskaartenaantal 70
Fotoaccessoiresaantal 20
Plakhaakjesaantal 30
Satéprikkersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Stekkerbare sfeerlampenaantal 6

Catering

Boodschappen
Drankenkrattenaantal 10
Koffie-isoleerkannenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Barbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Labelkaartjesaantal 30
Serveertangenaantal 12
Bordenrekkenaantal 4
Warmhoudplatenaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Koelmattenaantal 6
Kurkentrekkerreserveaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Vloertrekker
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Plan daarna binnen 2 dagen een herinnering voor mensen die nog niet hebben gereageerd.
Geef cateringbehoefte en dieetwensen 7 tot 10 dagen vooraf door. Maak na de deadline één definitieve gastenlijst, zodat aantallen voor eten, stoelen en naamkaartjes niet blijven verschuiven.
Koop houdbare dranken en snacks 3 tot 5 dagen vooraf; haal verse producten pas 1 dag eerder. Leg gekoelde producten direct in koelboxen of koelingen en controleer de cateringbestelling bij ontvangst.
Maak de ruimte de dag ervoor grondig schoon en teken de indeling uit: buffettafels, bar, tafels, stoelen, kapstokken en afvalbakken. Houd looppaden vrij en zet servies per gebruiksmoment klaar, van dinerbord tot champagneglas.
Druk het draaiboek op de ochtend zelf af en controleer vóór de gasten komen de muziek, presentatiebestanden, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken. Zet waterglazen en koffievoorzieningen apart klaar, zodat de bar niet het enige uitgiftepunt wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een eindejaarsfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, tijd, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het feest en leg catering 7 tot 10 dagen vooraf definitief vast.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een eindejaarsfeest?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf. Geef gasten minimaal 2 weken om te reageren en stuur 2 tot 3 dagen vóór de deadline een herinnering.
Hoeveel drank heb je nodig voor een eindejaarsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast voor iedere gast minstens 0,5 liter water en houd extra alcoholvrije opties apart.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een eindejaarsfeest?: Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vóór het feest. Verwerk daarna binnen 1 à 2 dagen de dieetwensen en geef de definitieve aantallen door aan catering en locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.