Jahresendfeier organisieren: der praktische Ablauf

Eine Jahresendfeier gelingt leichter, wenn du sie in der richtigen Reihenfolge planst. Beginne mit Termin, Uhrzeit und Gästeliste, kläre danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und gib erst dann die endgültige Personenzahl an das Catering weiter. In der letzten Woche folgen Einkäufe, Technik und Namensschilder; am Veranstaltungstag zählen Kühlung, Raumaufbau und ein ausgedruckter Ablaufplan. So vermeidest du Engpässe bei Getränken, Geschirr und Sitzplätzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Cateringbedarf mitteilen
9
Getränke und Snacks einkaufen
3 Personen
10
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
11
Cateringbestellung prüfen
2 Personen
12
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
13
Möbel bereitstellen
2 Personen
14
Musikliste zusammenstellen
15
Präsentationsdateien zusammentragen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Einkäufe sortieren
3 Personen
19
Frische Produkte kühlen
2 Personen
20
Raum gründlich reinigen
3 Personen
21
Tische aufstellen
3 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Buffettische einrichten
2 Personen
24
Bar einrichten
2 Personen
25
Geschirr bereitstellen
2 Personen
26
Besteck auslegen
2 Personen
27
Gläser bereitstellen
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
32
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Fotowand aufbauen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
36
Tontechnik anschließen
2 Personen
37
Präsentation testen
2 Personen
38
Namensschilder platzieren
2 Personen
39
Eingang vorbereiten
2 Personen

Event

40
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
41
Gäste begrüßen
3 Personen
42
Getränke servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Buffet eröffnen
2 Personen
46
Buffetgerichte servieren
4 Personen
47
Buffet auffüllen
3 Personen
48
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
49
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Dessert servieren
3 Personen
52
Musik organisieren
53
Programm ankündigen
54
Präsentation übernehmen
2 Personen
55
Jahresabschluss begleiten
2 Personen
56
Fotomoment begleiten
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
59
Letzte Runde servieren
2 Personen
60
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Getränke sicher verstauen
2 Personen
62
Buffet abbauen
3 Personen
63
Geschirr vorsortieren
2 Personen
64
Müllcontainer abschließen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Küche reinigen
2 Personen
70
Raum reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
73
Verwendbare Vorräte einlagern
2 Personen
74
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Müll entsorgen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Bar- oder StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
HockerAnz. 12
TischläuferAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 60
DinnermesserAnz. 80
EsstischgabelnAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 10
MilchkannenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenpinzettenAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
USB-StickAnz. 2
BatterienAnz. 24
TaschenlampenAnz. 3
ErsatzladegerätAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonständerAnz. 4
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
ServiettenhalterAnz. 10
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
Fotowand-Hintergrund
FotowandständerAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 70
KonfettikanonenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 10
GeschenktütenAnz. 70
StiftesetsAnz. 10
GrußkartenAnz. 70
FotozubehörAnz. 20
KlebehakenAnz. 30
SatéspießeAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
Steckbare StimmungsleuchtenAnz. 6

Catering

Einkäufe
GetränkekästenAnz. 10
Kaffee-IsolierkannenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
BarbänkeAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
EtikettenkartenAnz. 30
ServierzangenAnz. 12
TellerständerAnz. 4
WarmhalteplattenAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KühlmattenAnz. 6
Korkenzieher-ReserveAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
Bodenabzieher
GummihandschuheAnz. 6

Tipps

Lege die Rückmeldefrist mindestens 14 Tage vor der Feier fest. Schicke sieben Tage vorher eine Erinnerung und übermittle dem Catering danach die endgültige Gästezahl.
Plane Getränke getrennt nach Empfang und Abendessen: Rechne im ersten Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser an mehreren Stellen bereit.
Kläre Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Erfasse sie mit der Anmeldung und markiere die entsprechenden Speisen am Buffettisch gut sichtbar.
Prüfe den Veranstaltungsort spätestens eine Woche vorher: Zugang, Strom, Tische, Stühle, Buffetflächen, Garderobe und Abfallbehälter. Am Tag selbst bleibt dann nur noch der Aufbau.
Bereite Präsentationsdateien, Musikliste, Namensschilder und das Drehbuch spätestens am Vortag vor. Drucke den Ablauf zusätzlich aus, falls Technik oder Internet ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jahresendfeier planen?: Starte mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du rechtzeitig verbindliche Anmeldungen erhältst.
Wann muss ich die endgültige Gästezahl an das Catering melden?: Melde die finale Zahl normalerweise fünf bis sieben Tage vor der Feier. Berücksichtige dabei auch Absagen und bestätigte Ernährungswünsche, damit Portionen und Sondergerichte stimmen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jahresendfeier?: Für die erste Stunde kannst du zwei bis drei Getränke pro Person kalkulieren. Für die restliche Feier rechnest du grob mit einem Getränk pro Person und Stunde und stellst zusätzlich Wasser bereit.
Wann sollte der Raum für die Jahresendfeier aufgebaut werden?: Plane für Reinigung, Tische, Stühle, Buffettisch, Bar und Geschirr mindestens drei bis vier Stunden vor Beginn ein. Frische Produkte und Getränke kommen erst danach aus der Kühlung beziehungsweise werden bereitgestellt.

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