Cómo organizar una fiesta de fin de año paso a paso

Empieza por fijar la fecha, la hora y el número aproximado de asistentes antes de comprar nada. Después envía las invitaciones, recoge las preferencias alimentarias y confirma el catering con tiempo suficiente. La víspera se concentran las compras, la refrigeración y la preparación del espacio; el mismo día conviene seguir un plan impreso para montar mesas, buffet, barra y vajilla en orden. Así evitas que falten copas, sillas o comida justo cuando llegan los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y hora
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Enviar recordatorio
7
Hacer la lista definitiva de invitados
8
Comunicar la necesidad de catering
9
Comprar bebidas y snacks
3 personas
10
Comprar productos frescos
2 personas
11
Revisar el pedido de catering
2 personas
12
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
13
Montar el mobiliario
2 personas
14
Elaborar la lista de canciones
15
Recopilar los archivos de la presentación
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Clasificar las compras
3 personas
19
Refrigerar los productos frescos
2 personas
20
Limpiar a fondo el espacio
3 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Montar mesas de buffet
2 personas
24
Montar la barra
2 personas
25
Preparar la vajilla
2 personas
26
Colocar los cubiertos
2 personas
27
Preparar los vasos
2 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Montar el punto de café
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Disponer los platos del bufé
4 personas
32
Separar comidas especiales
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar el photocall
2 personas
35
Colgar la iluminación
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar la presentación
2 personas
38
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
39
Preparar la entrada
2 personas

Evento

40
Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
41
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
42
Servir las bebidas
3 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Abrir el buffet
2 personas
46
Servir los platos del buffet
4 personas
47
Reponer el bufé
3 personas
48
Servir comidas especiales
2 personas
49
Recoger la vajilla usada
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir el postre
3 personas
52
Proporcionar la música
53
Anunciar el programa
54
Realizar la presentación
2 personas
55
Coordinar el cierre anual
2 personas
56
Coordinar el momento de fotos
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Servir la última ronda
2 personas
60
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

61
Guardar las bebidas de forma segura
2 personas
62
Desmontar el buffet
3 personas
63
Preclasificar la vajilla
2 personas
64
Cerrar los contenedores de basura
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar la cocina
2 personas
70
Limpiar el espacio
3 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
73
Guardar los suministros utilizables
2 personas
74
Comprobar el material de alquiler
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Llevar la basura
2 personas
77
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de bar o de piecant. 6
Percheroscant. 3
Papeleracant. 6
Taburetescant. 12
Manteles runnerscant. 10
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 80
Cucharillas de cafécant. 60
Cuchillos de cenacant. 80
Tenedores de cenacant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 10
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Cinta gaffercant. 4
Memoria USBcant. 2
Bateríascant. 24
Linternascant. 3
Cargador de repuestocant. 2

Decoración

Globoscant. 120
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 10
Velascant. 24
Portavelascant. 12
Fondo para photocall
Soportes para fondo fotográficocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 70
Cañones de confeticant. 6
Decoraciones de mesacant. 10
Bolsas de regalocant. 70
Juego de bolígrafoscant. 10
Tarjetas de felicitacióncant. 70
Accesorios de fotografíacant. 20
Ganchos adhesivoscant. 30
Palillos para brochetascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Luces decorativas enchufablescant. 6

Catering

Compras
Cajas de bebidascant. 10
Jarras térmicas para cafécant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para barbacoacant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Carteles para etiquetascant. 30
Pinzas de servircant. 12
Soportes para panelescant. 4
Planchas para mantener calientecant. 4
Cajas térmicascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Reserva de sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Limpiacristales
Guantes de gomacant. 6

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados entre 5 y 7 días antes. Ese dato determina el pedido de catering, la cantidad de sillas, la vajilla y el número de tarjetas con nombre.
Pregunta por alergias y dietas al enviar la invitación y vuelve a comprobarlas antes de confirmar el catering. Separa las opciones especiales y etiquétalas para evitar confusiones durante el buffet.
Haz las compras no perecederas con 2 o 3 días de margen y deja los productos frescos para el día anterior. Refrigera bebidas y alimentos por categorías, porque las neveras portátiles y los termos suelen olvidarse hasta el último momento.
Comprueba el acceso al lugar antes del montaje: entrada, espacio para descargar y hora disponible. Monta primero mesas y sillas, después las mesas de buffet y la barra, y deja la vajilla preparada antes de colocar la comida.
Prepara la música y recopila los archivos de la presentación al menos 24 horas antes. Prueba el equipo y lleva una copia de los archivos: esperar a que lleguen los invitados para comprobarlos suele retrasar el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de fin de año?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, lugar e invitados. Envía las invitaciones cuanto antes y deja cerrados el catering y las preferencias alimentarias entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?: Pide las confirmaciones hasta 10 días antes y prepara la lista definitiva entre 5 y 7 días antes. Utiliza ese número para ajustar comida, sillas, platos, vasos y copas.
¿Cuándo se compran las bebidas y los productos frescos?: Compra las bebidas y los snacks 2 o 3 días antes. Adquiere los productos frescos el día anterior y refrigéralos en cuanto llegues, dejando espacio para enfriar las bebidas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?: Reserva al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados. Dedica la primera parte a mesas y sillas, después monta buffet y barra, y termina con la vajilla, las bebidas, la música y la comprobación del acceso.

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