Organiser une fête de fin d’année, étape par étape

Commencez par fixer la date, l’horaire et le nombre de participants avant de réserver le traiteur ou d’acheter les boissons. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les allergies et besoins alimentaires, puis à établir une liste définitive exploitable. La dernière semaine, vérifiez l’accès à la salle, la commande et le matériel. Le jour J, prévoyez une installation en deux temps : mobilier et buffet, puis boissons, vaisselle, produits frais et supports de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des invités
8
Transmettre les besoins en catering
9
Acheter des boissons et des snacks
3 personnes
10
Acheter des produits frais
2 personnes
11
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
12
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
13
Installer le mobilier
2 personnes
14
Composer la playlist
15
Rassembler les fichiers de présentation
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Trier les courses
3 personnes
19
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
20
Nettoyer soigneusement l’espace
3 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer les tables de buffet
2 personnes
24
Aménager le bar
2 personnes
25
Préparer la vaisselle
2 personnes
26
Préparer les couverts
2 personnes
27
Préparer les verres
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
32
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Monter le mur photo
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester la présentation
2 personnes
38
Placer les badges nominatifs
2 personnes
39
Préparer l'entrée
2 personnes

Événement

40
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Ouvrir le buffet
2 personnes
46
Servir les plats du buffet
4 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Servir les repas diététiques
2 personnes
49
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir le dessert
3 personnes
52
Fournir la musique
53
Annoncer le programme
54
Assurer la présentation
2 personnes
55
Encadrer la clôture de l’année
2 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Servir le dernier tour
2 personnes
60
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

61
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
62
Démonter le buffet
3 personnes
63
Pré-trier la vaisselle
2 personnes
64
Fermer les conteneurs à déchets
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Nettoyer l’espace
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Réfrigérer les restes
2 personnes
73
Ranger les stocks utilisables
2 personnes
74
Vérifier le matériel de location
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables de bar ou mange-deboutqté 6
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tabouretsqté 12
Chemins de tableqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 80
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 10
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Ruban gafferqté 4
Clé USBqté 2
Pilesqté 24
Lampes de pocheqté 3
Chargeur de secoursqté 2

Décoration

Ballonsqté 120
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Fond de mur photo
Supports de fond photoqté 2
Porte-nomsqté 70
Canons à confettisqté 6
Décorations de tableqté 10
Sacs cadeauxqté 70
Sets de stylosqté 10
Cartes de vœuxqté 70
Accessoires photoqté 20
Crochets adhésifsqté 30
Pics à brochettesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes d'ambiance à brancherqté 6

Catering

Courses
Caisses de boissonsqté 10
Thermos à caféqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de barqté 4
Pains de glaceqté 24
Cartes-étiquettesqté 30
Pinces de serviceqté 12
Présentoirs pour panneauxqté 4
Plaques chauffantesqté 4
Thermoboxesqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6
Tire-bouchon de secoursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Raclette de sol
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Fixez une date et une heure avant d’envoyer les invitations, puis donnez une date limite d’inscription. Gardez ensuite au moins 3 jours pour relancer les absents et confirmer la liste finale.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Transmettez le récapitulatif au traiteur au moins 7 jours avant la fête et vérifiez la commande à sa réception.
Prévoyez les boissons séparément du repas : pour la première heure, comptez 2 à 3 verres par personne, puis adaptez selon la durée. Réfrigérez les produits frais dès leur arrivée et utilisez des glacières ou des bacs de maintien au chaud si nécessaire.
Organisez la salle avant de préparer le buffet : installez d’abord tables, chaises et porte-manteaux, puis les tables de buffet et le bar. Laissez un passage d’au moins 1 mètre entre les zones de circulation et de service.
Préparez les éléments qui disparaissent facilement le jour J : badges, déroulé imprimé, playlist et fichiers de présentation. Regroupez la vaisselle par usage et placez les poubelles près du buffet et du bar avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de fin d’année ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez une première estimation dès que les inscriptions commencent, puis confirmez la liste définitive au moins 7 jours avant l’événement. Signalez à ce moment les allergies, régimes particuliers et quantités spécifiques.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez de l’eau en quantité suffisante, surtout si le buffet ou la fête dure plusieurs heures.
Quand installer la salle pour une fête de fin d’année ?: Installez le mobilier, le buffet et le bar le jour même, idéalement 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Réfrigérez les produits frais au dernier moment et gardez 30 minutes pour vérifier la vaisselle, les badges, le déroulé et les supports de présentation.

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