Zo organiseer je een educatief concert

Een educatief concert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een zaal boeken. Begin met de concertdatum, zaal en muzikale invulling en werk daarna het programma uit rond concrete leerdoelen. Regel technische wensen, vergunningen en reserveringen voordat je uitnodigingen verstuurt. Pas na de aanmeldingen kun je catering, toegankelijkheid, werkbladen en de publieksbegeleiding goed afstemmen. Zo voorkom je dat techniek, presentatieteksten of printwerk op de laatste dag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en zaal bevestigen
2 personen
2
Muzikale invulling vastleggen
2 personen
3
Artiesten en begeleiders boeken
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Reserveringen voor zaal maken
6
Vergunningen en meldingen controleren
7
Educatief programma uitwerken
2 personen
8
Leerdoelen voor bezoekers bepalen
2 personen
9
Uitnodigingen opstellen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Toegankelijkheidswensen verzamelen
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Programma en tijden publiceren
17
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
18
Boodschappen bestellen
19
Technische apparatuur reserveren
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
22
Nooduitgangen controleren
2 personen
23
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
24
Werkbladen voor kinderen maken
2 personen
25
Werkbladen en programma's printen
26
Naambadges voorbereiden
27
Decoratie en bewegwijzering klaarzetten
2 personen
28
Boodschappen ophalen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Catering voorbereiden
3 personen

Event

31
Zaal openen
2 personen
32
Opbouwteam instrueren
2 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Podiumzone vrijmaken
3 personen
36
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Instrumenten en lessenaars plaatsen
3 personen
39
Licht en presentatie testen
2 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Werkbladen klaarleggen
2 personen
43
Informatietafel inrichten
2 personen
44
Entree en wachtrij markeren
2 personen
45
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma's uitdelen
2 personen
48
Naambadges uitdelen
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Educatieve introductie geven
2 personen
51
Eerste concertdeel begeleiden
5 personen
52
Pauzedranken serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Interactieve muziekactiviteit begeleiden
3 personen
55
Tweede concertdeel begeleiden
5 personen
56
Vragenronde begeleiden
2 personen
57
Afsluitend muziekstuk uitvoeren
5 personen
58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
59
Overgebleven catering afdekken
2 personen
60
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

65
Zaal schoonmaken
4 personen
66
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opslaan
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Dankbericht aan deelnemers sturen
74
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 3
Monitorluidspreker
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 8
Metronoom
Opnamecamera

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Noodlampenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermometersaantal 2

Decoratie

Podiumachterdoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Plakgumaantal 4
Schilderstapeaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het educatieve programma uit voordat je de uitnodiging schrijft. Kies per onderdeel één of twee leerdoelen en bepaal hoeveel tijd bezoekers krijgen voor uitleg, luisteren en een praktische opdracht.
Plan een technische inventarisatie uiterlijk vier weken vooraf. Leg per artiest vast hoeveel microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars, monitors en aansluitingen nodig zijn; controleer daarna of zaal en gehuurde apparatuur dit aankunnen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, zaal en programma-opzet vaststaan. Vraag tegelijk naar dieetwensen, toegankelijkheidswensen en het aantal kinderen, zodat je werkbladen, stoelen en catering niet op schatting bestelt.
Maak bezoekersinformatie uiterlijk zeven dagen voor het concert definitief. Vermeld aanvangstijd, programma, bereikbaarheid, toegankelijkheid en wat bezoekers nodig hebben; publiceer wijzigingen niet alleen mondeling.
Plan een volledige doorloop met techniek en presentatie minstens één dag vooraf. Test beamer, presentatiescherm, HDMI- en XLR-kabels, draadloze microfoons en noodverlichting voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een educatief concert?: Leg datum, zaal en muzikale invulling bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf vast. Reserveer artiesten, techniek en eventuele vergunningen daarna direct; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, printwerk en een doorloop.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een educatief concertprogramma?: Reken voor een programma van ongeveer 60 minuten op minstens 2 tot 3 uur voorbereidingstijd voor leerdoelen, presentatieteksten en werkbladen. Plan daarnaast een aparte technische repetitie van 2 uur.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een educatief concert?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor het concert. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor catering, stoelen, werkbladen en toegankelijkheidsafspraken.
Wat moet je een week voor een educatief concert controleren?: Controleer 7 dagen vooraf het programma, de bezoekersinformatie, dieet- en toegankelijkheidswensen, vrijwilligersindeling en technische reserveringen. Controleer nooduitgangen en veiligheidsinstructies nogmaals tijdens de locatiecheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.