Organiser un concert éducatif sans perdre le fil

Un concert éducatif se prépare sur deux plans à la fois : la qualité musicale et l’accueil des visiteurs. Commence par bloquer la date et la salle, puis construis une programmation cohérente avec des objectifs d’apprentissage précis. Les réservations techniques, les autorisations et les besoins d’accessibilité doivent être traités avant d’ouvrir les inscriptions. La dernière phase sert surtout à coordonner les bénévoles, tester le matériel et rendre le déroulement compréhensible pour les familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert et la salle
2 personnes
2
Définir la programmation musicale
2 personnes
3
Réserver des artistes et des accompagnateurs
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Faire les réservations de salle
6
Vérifier les autorisations et les déclarations
7
Élaborer le programme éducatif
2 personnes
8
Définir les objectifs d’apprentissage pour les visiteurs
2 personnes
9
Rédiger les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recueillir les besoins d’accessibilité
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Publier le programme et les horaires
17
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
18
Commander les courses
19
Réserver le matériel technique
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
22
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
23
Préparer les textes de présentation
2 personnes
24
Préparer des feuilles d’activité pour enfants
2 personnes
25
Imprimer les feuilles de travail et le programme
26
Préparer les badges nominatifs
27
Préparer la décoration et la signalétique
2 personnes
28
Récupérer les courses
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Dégager la zone du podium
3 personnes
36
Installer le matériel sonore
3 personnes
37
Brancher les microphones
2 personnes
38
Installer les instruments et les pupitres
3 personnes
39
Tester la lumière et la présentation
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer les plans de travail
2 personnes
43
Aménager le stand d’information
2 personnes
44
Balisage de l’entrée et de la file d’attente
2 personnes
45
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Faire l’introduction pédagogique
2 personnes
51
Accompagner la première partie du concert
5 personnes
52
Servir les boissons de pause
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Animer une activité musicale interactive
3 personnes
55
Encadrer la deuxième partie du concert
5 personnes
56
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
57
Interpréter le morceau de clôture
5 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
59
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
60
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les courses restantes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux participants
74
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Enceinte de monitoring
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Métronome
Caméra d'enregistrement

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Lampes de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermomètresqté 2

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par la salle et la date, puis vérifie immédiatement les autorisations nécessaires : certaines démarches prennent plusieurs semaines et peuvent conditionner la communication publique.
Définis 2 ou 3 objectifs d’apprentissage par tranche d’âge. Ils guideront les textes de présentation, les feuilles d’activité pour enfants et le choix des exemples musicaux.
Demande les besoins techniques aux artistes avant de réserver le matériel. Prévois une répétition technique séparée, avec test des microphones, boîtiers DI, câbles, vidéoprojecteur et éclairage.
Ouvre les inscriptions dès que le programme et les horaires sont stabilisés. Prévois au moins un champ pour les besoins alimentaires et un autre pour l’accessibilité, puis envoie les informations pratiques quelques jours avant le concert.
Le jour J, désigne un responsable pour la scène et un autre pour l’accueil. Vérifie les sorties de secours avant l’arrivée du public et garde les consignes, le programme imprimé et les feuilles d’activité au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert éducatif ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner la salle, les artistes, les autorisations, la technique et les inscriptions. Ajoute du temps si le programme implique plusieurs intervenants ou une captation vidéo.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concert éducatif ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant la date, une fois le programme et les horaires confirmés. Relance les inscrits 5 à 7 jours avant avec l’adresse, les horaires et les informations d’accessibilité.
Quel matériel faut-il tester avant un concert éducatif ?: Teste au minimum les microphones, la table de mixage, les enceintes de monitoring, les câbles, les multiprises, le vidéoprojecteur et les câbles HDMI. Fais ce test 1 à 2 heures avant l’ouverture des portes, puis garde des rallonges et des lampes de secours disponibles.
Comment préparer les enfants à participer au concert ?: Prépare une feuille d’activité courte, avec 2 ou 3 consignes adaptées à leur âge, et remets-la avec le programme. Présente les règles de participation en moins de 5 minutes avant le premier morceau pour garder leur attention.

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