Ein Bildungskonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Bildungskonzert braucht zwei abgestimmte Abläufe: ein verlässliches Konzert und ein verständliches Bildungsprogramm. Beginne mit Termin, Saal und musikalischer Gestaltung, bevor du Künstler, Begleitung und Technik buchst. Danach folgen Lernziele, Arbeitsblätter, Einladungen und die Anmeldung. In der letzten Woche zählt vor allem die Kontrolle: Besucherdaten, Barrierefreiheit, Notausgänge, Technik, Ausdrucke und die Einteilung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzerttermin und Saal bestätigen
2 Personen
2
Musikalische Gestaltung festlegen
2 Personen
3
Künstler und Begleiter buchen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Raumbuchungen vornehmen
6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
7
Bildungsprogramm ausarbeiten
2 Personen
8
Lernziele für Besucher festlegen
2 Personen
9
Einladungen erstellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
15
Besucherinformationen versenden
16
Programm und Zeiten veröffentlichen
17
Cateringmengen festlegen
2 Personen
18
Einkäufe bestellen
19
Technische Geräte reservieren
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
22
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
23
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
24
Arbeitsblätter für Kinder erstellen
2 Personen
25
Arbeitsblätter und Programme drucken
26
Namensschilder vorbereiten
27
Dekoration und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
28
Einkäufe abholen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

31
Saal öffnen
2 Personen
32
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
36
Tonanlage aufbauen
3 Personen
37
Mikrofone anschließen
2 Personen
38
Instrumente und Notenständer aufstellen
3 Personen
39
Licht und Präsentation testen
2 Personen
40
Soundcheck durchführen
3 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
43
Infotisch einrichten
2 Personen
44
Eingang und Warteschlange markieren
2 Personen
45
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Programme ausgeben
2 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Eröffnungsrede halten
50
Bildende Einführung geben
2 Personen
51
Ersten Teil des Konzerts begleiten
5 Personen
52
Pausengetränke servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Interaktive Musikaktivität begleiten
3 Personen
55
Zweiten Konzertteil betreuen
5 Personen
56
Fragerunde moderieren
2 Personen
57
Abschließendes Musikstück aufführen
5 Personen
58
Besucher verabschieden
3 Personen
59
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
60
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen

Nachbereitung

65
Saal reinigen
4 Personen
66
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
74
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 3
Monitorlautsprecher
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm
Beamer
HDMI-KabelAnz. 2
NotenpulteAnz. 8
Metronom
Aufnahmekamera

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
NotlampenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KochmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Dekoration

Bühnenhintergrund
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
KleberAnz. 4
AbdeckbandAnz. 8

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Konzerttermin und Saal zuerst und halte technische Anforderungen der Künstler schriftlich fest. Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel, Präsentationsbildschirm oder Beamer erst danach, damit am Veranstaltungstag keine Anschlüsse fehlen.
Formuliere zwei bis drei konkrete Lernziele für die Besucher und leite daraus Programmtexte und Arbeitsblätter ab. Drucke Programme und Materialien spätestens drei Werktage vor dem Konzert, damit Korrekturen noch möglich sind.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Beginn, Dauer, Sitzplätze und Bildungsprogramm feststehen. Erfasse Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit bis mindestens sieben Tage vorher und verschicke die Besucherinformationen anschließend gesammelt.
Plane die Raumaufteilung nicht nur für Stühle, sondern auch für Notenpulte, Garderobenständer, Präsentation und freie Wege. Kontrolliere Notausgänge und Notlampen am Vortag und weise die Helfer vor dem Einlass in ihre Aufgaben ein.
Erstelle für die Technik einen Ablauf mit Aufbau- und Soundcheck-Zeit. Reserviere mindestens 90 Minuten vor Einlass für Lautsprecher, Funkmikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen, HDMI-Verbindung und Präsentation; teste außerdem Laptop und Aufnahmekamera.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bildungskonzert planen?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin mit Saal, musikalischer Gestaltung und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Anmeldungen und das Bildungsprogramm brauchen danach eigene Vorläufe.
Wann sollte die Anmeldung für ein Bildungskonzert öffnen?: Öffne das Anmeldeformular, sobald Termin, Saal, Programm und Zeiten feststehen, idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Schließe die Auswertung der Anmeldungen spätestens sieben Tage vorher ab.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Bildungskonzert?: Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein, bei Präsentationen oder mehreren Mikrofonen eher zwei Stunden. Teste Bild, Ton, Kabel und Stromversorgung vor dem Einlass vollständig.
Wann muss man Arbeitsblätter und Programme drucken?: Drucke die finalen Arbeitsblätter, Präsentationstexte und Programme spätestens drei Werktage vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlerhafte Seiten nachzudrucken und die Materialien nach Zielgruppen zu sortieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.