Cómo organizar un concierto educativo sin perder detalles

Un concierto educativo combina una actuación musical con objetivos de aprendizaje, por lo que necesita más preparación que un concierto convencional. Empieza cerrando la fecha, la sala y la parte musical; después desarrolla el programa y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que coordinar permisos, necesidades técnicas, accesibilidad, catering y materiales para los niños. La última revisión debe centrarse en horarios, seguridad, montaje y en que cada persona sepa qué tiene que hacer.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del concierto y el recinto
2 personas
2
Fijar la parte musical
2 personas
3
Reservar artistas y acompañantes
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Hacer reservas para la sala
6
Comprobar permisos y notificaciones
7
Desarrollar el programa educativo
2 personas
8
Definir los objetivos de aprendizaje para los visitantes
2 personas
9
Redactar invitaciones
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir el formulario de inscripción
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Recoger necesidades de accesibilidad
15
Enviar información a los visitantes
16
Publicar el programa y los horarios
17
Determinar las cantidades del catering
2 personas
18
Pedir la compra
19
Reservar equipo técnico
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
22
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
23
Preparar los textos de la presentación
2 personas
24
Preparar hojas de trabajo para niños
2 personas
25
Imprimir las hojas de trabajo y los programas
26
Preparar acreditaciones
27
Preparar la decoración y la señalización
2 personas
28
Recoger la compra
2 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar el catering
3 personas

Evento

31
Abrir la sala
2 personas
32
Instruir al equipo de montaje
2 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Despejar la zona del escenario
3 personas
36
Montar el equipo de sonido
3 personas
37
Conectar los micrófonos
2 personas
38
Colocar los instrumentos y atriles
3 personas
39
Probar la iluminación y la presentación
2 personas
40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
41
Preparar el buffet de catering
3 personas
42
Preparar las encimeras
2 personas
43
Montar la mesa de información
2 personas
44
Señalizar la entrada y la cola
2 personas
45
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Repartir programas
2 personas
48
Repartir acreditaciones
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Dar la introducción educativa
2 personas
51
Coordinar la primera parte del concierto
5 personas
52
Servir bebidas del descanso
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Coordinar actividad musical interactiva
3 personas
55
Acompañar la segunda parte del concierto
5 personas
56
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
57
Interpretar la pieza musical final
5 personas
58
Despedir a los visitantes
3 personas
59
Cubrir el catering sobrante
2 personas
60
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Desmontar sillas y mesas
4 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas

Seguimiento

65
Limpiar la sala
4 personas
66
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el equipo prestado
2 personas
70
Guardar los víveres sobrantes
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
74
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 3
Altavoz de monitor
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación
Proyector
Cables HDMIcant. 2
Atriles de músicacant. 8
Metrónomo
Cámara de grabación

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Enrollacablescant. 2
Lámparas de emergenciacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Jarras medidorascant. 2
Teterascant. 2
Termómetroscant. 2

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Portanombrescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 4
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de pintorcant. 8

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de gomacant. 6
Pinzas para residuoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto y los artistas: no desarrolles el programa educativo hasta saber cuánto dura la actuación y qué recursos estarán disponibles. Reserva también a los acompañantes que necesite la propuesta musical.
Define entre 2 y 4 objetivos de aprendizaje y relaciónalos con cada momento del concierto. Así las hojas de trabajo, la presentación y las explicaciones no se convierten en actividades desconectadas.
Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y pregunta en el mismo formulario por preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Envía después un único mensaje con horarios, programa, acceso y recomendaciones prácticas.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, proyector, cables HDMI y tomas de corriente. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para evitar improvisaciones durante el montaje.
Asigna voluntarios por zonas y prepara las instrucciones de seguridad antes del día del concierto. Revisa las salidas de emergencia, las lámparas de emergencia y el recorrido de entrada; imprime los programas y las hojas de trabajo como mínimo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto educativo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar artistas, sala y equipo técnico. Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, catering, materiales y voluntarios.
¿Qué debe incluir el programa de un concierto educativo?: Incluye los objetivos de aprendizaje, la duración de cada bloque, las piezas musicales, las explicaciones y las actividades para niños. Procura que cada actividad dure entre 5 y 15 minutos para mantener la atención y dejar tiempo para preguntas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica?: Haz una primera comprobación una semana antes y una prueba completa entre 24 y 48 horas antes del concierto. Verifica sonido, proyección, iluminación, alimentación eléctrica y un plan alternativo si falla el portátil o el proyector.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto educativo?: Calcula 1 voluntario por cada 25-30 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Con 60 visitantes, por ejemplo, necesitarás al menos 2 voluntarios de atención y una persona coordinadora para accesos, materiales y emergencias.

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