Zo organiseer je een economiecongres

Begin met het programma en werk daarna pas de uitvoering uit. Bevestig sprekers, reserveer de locatie, catering en audiovisuele apparatuur zodra de inhoud vaststaat. Vervolgens richt je de registratie in, verzamel je dieetwensen en vervoersinformatie en maak je de congresmaterialen. De laatste week draait om controles: presentaties openen, aantallen doorgeven, naamkaartjes en programmaboekjes printen en alle materialen naar de locatie brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Presentaties opvragen
4
Locatie reserveren
5
Catering reserveren
6
Audiovisuele apparatuur reserveren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen registreren
10
Aanmeldbevestigingen versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersinformatie delen
13
Sprekersinformatie verzamelen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programmaboekjes opmaken
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Catering aantallen doorgeven
18
Perslijst samenstellen
19
Persuitnodigingen versturen
20
Definitieve deelnemerslijst maken
21
Naamkaartjes printen
2 personen
22
Programmaboekjes printen
2 personen
23
Routeborden printen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Locatie inspecteren
2 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
4 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Podiumzone inrichten
3 personen
32
Beamer aansluiten
2 personen
33
Projectiescherm plaatsen
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentaties laden
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
39
Naamkaartjes sorteren
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Buffet opbouwen
4 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Lunchbuffet voorbereiden
4 personen
44
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
45
Sprekersbriefing geven
2 personen

Event

46
Inloopmuziek starten
47
Bezoekers registreren
4 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Congres openen
51
Sprekers begeleiden
2 personen
52
Presentaties bedienen
53
Microfoons beheren
2 personen
54
Tijdschema bijhouden
55
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Koffiepauze verzorgen
3 personen
58
Koffieapparatuur aanvullen
2 personen
59
Lunchbuffet serveren
5 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
62
Servies naar keuken brengen
2 personen
63
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
64
Borrelhapjes serveren
4 personen
65
Congres afsluiten
66
Vertrek van bezoekers begeleiden
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

68
Restanten veilig verpakken
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Apparatuur demonteren
3 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval scheiden
3 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Keuken schoonmaken
2 personen
77
Toiletten controleren
78
Materialen terugbrengen
3 personen
79
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
80
Sprekers bedanken
81
Bedankbericht versturen
82
Presentaties beschikbaar stellen
83
Deelnemerslijst archiveren
84
Facturen verzamelen
85
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffieurnenaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Chafing dishesaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelkarafaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Tafellopersaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 140
Programmaboekjesaantal 130
Routebordenaantal 10
Pijltjesstickersaantal 30
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Tips

Maak het programma definitief voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo staan tijden, sessies en sprekers overal hetzelfde en hoef je geen programmaboekjes opnieuw op te maken.
Bevestig sprekers schriftelijk en vraag hun presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op. Controleer daarna iedere presentatie op formaat, video en aansluiting op de laptop.
Plan registratie als aparte werkstroom: registreer aanmeldingen, verstuur bevestigingen en maak uiterlijk 1 dag vooraf de definitieve deelnemerslijst. Print naamkaartjes op basis van die lijst, niet van losse e-mails.
Geef catering pas het definitieve aantal door nadat de aanmeldtermijn is gesloten, maar verzamel dieetwensen al bij de aanmelding. Zo voorkom je dat een wijziging op de congresdag bij de buffettafels moet worden opgelost.
Test techniek op locatie vóór de ontvangst: beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters, microfoons, geluidsmixer en luidsprekers. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar; juist die kleine aansluitingen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een economiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, sprekers en locatie. Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra het programma voldoende vaststaat, meestal 6 tot 8 weken voor de congresdag.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een economiecongres?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, met een duidelijke aanmeldtermijn. Stuur na registratie direct een bevestiging en deel vervoersinformatie uiterlijk 1 week voor het congres.
Wanneer moet je presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties 1 tot 2 weken vooraf op en zet een harde deadline van 3 tot 5 werkdagen voor de start. Controleer alle bestanden daarna op de gebruikte laptop en test video of audio op locatie.
Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf door, volgens de afspraak met de cateraar. Sluit de deelnemerslijst eerst af en neem dieetwensen mee in dezelfde opgave.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.