Organiser un congrès sur l’économie, étape par étape

Un congrès sur l’économie se construit d’abord autour d’un programme clair, puis autour des intervenants, du lieu et de la logistique. Commence par fixer les sessions et confirmer chaque intervenant avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le traiteur, les badges et les livrets du programme. La dernière semaine sert surtout à vérifier les présentations, tester l’audiovisuel et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Demander les présentations
4
Réserver le lieu
5
Réserver le catering
6
Réserver le matériel audiovisuel
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Enregistrer les inscriptions
10
Envoyer les confirmations d'inscription
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Partager les informations de transport
13
Rassembler les informations sur les intervenants
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Mettre en page les livrets du programme
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Communiquer les quantités au traiteur
18
Établir la liste de presse
19
Envoyer les invitations presse
20
Établir la liste définitive des participants
21
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
23
Imprimer les panneaux de direction
24
Faire les courses
3 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Inspecter le lieu
2 personnes
27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager la zone de scène
3 personnes
32
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
33
Installer l’écran de projection
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Charger les présentations
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Régler l’éclairage
2 personnes
38
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
39
Trier les badges nominatifs
2 personnes
40
Mettre en place le point café
3 personnes
41
Monter le buffet
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
44
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
45
Faire le briefing des intervenants
2 personnes

Événement

46
Lancer la musique d’ambiance
47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Ouvrir le congrès
51
Accompagner les intervenants
2 personnes
52
Animer les présentations
53
Gérer les micros
2 personnes
54
Suivre le planning
55
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Assurer la pause café
3 personnes
58
Réapprovisionner le matériel à café
2 personnes
59
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
60
Servir les repas diététiques
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
62
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
63
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
64
Servir les amuse-bouches
4 personnes
65
Clôturer le congrès
66
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés

Suivi

68
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Démonter l’équipement
3 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Trier les déchets
3 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Nettoyer la cuisine
2 personnes
77
Vérifier les toilettes
78
Rapporter le matériel
3 personnes
79
Retourner le matériel loué
2 personnes
80
Remercier les intervenants
81
Envoyer un message de remerciement
82
Mettre les présentations à disposition
83
Archiver la liste des participants
84
Rassembler les factures
85
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Corbeilles à painqté 8
Carafe réfrigéréeqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 140
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 10
Autocollants de flèchesqté 30
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Finalise le programme avant de rédiger les invitations : indique les horaires, les titres des interventions et le nom de chaque intervenant. Demande les présentations suffisamment tôt pour vérifier leur format et leur compatibilité avec le vidéoprojecteur.
Réserve le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel dans cet ordre de priorité, puis confirme les besoins techniques de chaque session. Prévois notamment les microphones sans fil, les câbles HDMI, les adaptateurs et les rallonges.
Ferme la liste définitive des participants quelques jours avant le congrès et transmets alors les quantités au traiteur. Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription plutôt qu’à l’accueil.
Prépare les badges, les livrets du programme et les panneaux de direction à partir des informations finales. Imprime-les seulement après avoir vérifié l’orthographe des noms et les changements de dernière minute du programme.
Organise l’arrivée du matériel sur le site avant l’ouverture des portes. Teste le vidéoprojecteur, l’écran, la console de mixage, les haut-parleurs et le cliqueur pendant une répétition complète, pas seulement au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès sur l’économie ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, réserver le lieu et le traiteur, envoyer les invitations et collecter les présentations.
Quand envoyer les invitations à un congrès ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que le programme et les principaux intervenants sont confirmés. Prévois une relance 2 à 3 semaines avant la date limite d’inscription.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande-les au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement, puis fixe une date de réception définitive à 5 jours ouvrés. Tu peux ainsi vérifier les fichiers, les vidéos, les polices et les formats avant le test technique.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets la quantité finale environ 5 à 7 jours avant le congrès, avec les régimes et allergies recensés. Garde une petite marge uniquement si le contrat du traiteur le permet, sans attendre le jour même.

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