Einen Wirtschaftskongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Wirtschaftskongress hängt vieles voneinander ab: Erst wenn Programm und Referenten bestätigt sind, lassen sich Einladungen, Technik und Catering zuverlässig planen. Beginne deshalb mit Inhalt und Termin, sichere danach Location und Dienstleister und öffne erst dann die Anmeldung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Teilnehmerdaten, Namensschilder und den Ablauf vor Ort. So erkennst du Engpässe früh – besonders bei Technik, Ernährungswünschen und kurzfristigen Änderungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
3
Präsentationen anfordern
4
Location reservieren
5
Catering reservieren
6
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
9
Anmeldungen erfassen
10
Anmeldebestätigungen versenden
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Transportinformationen teilen
13
Sprecherinformationen sammeln
14
Namensschilder entwerfen
15
Programmhefte gestalten
16
Präsentationen prüfen
2 Personen
17
Catering-Mengen durchgeben
18
Presseverteiler zusammenstellen
19
Presseeinladungen versenden
20
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
21
Namensschilder drucken
2 Personen
22
Programmhefte drucken
2 Personen
23
Wegweiser drucken
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Location inspizieren
2 Personen
27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
32
Beamer anschließen
2 Personen
33
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Präsentationen laden
36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
37
Beleuchtung einrichten
2 Personen
38
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
39
Namenskarten sortieren
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
41
Buffet aufbauen
4 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen
44
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
45
Sprecherbriefing geben
2 Personen

Event

46
Einlassmusik starten
47
Besucher registrieren
4 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Kongress eröffnen
51
Redner betreuen
2 Personen
52
Präsentationen betreuen
53
Mikrofone verwalten
2 Personen
54
Zeitplan einhalten
55
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Kaffeepause organisieren
3 Personen
58
Kaffeeausstattung auffüllen
2 Personen
59
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
62
Geschirr in die Küche bringen
2 Personen
63
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
64
Snacks servieren
4 Personen
65
Kongress abschließen
66
Abreise der Besucher begleiten
2 Personen
67
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

68
Reste sicher verpacken
3 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Geräte abbauen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall trennen
3 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Küche reinigen
2 Personen
77
Toiletten kontrollieren
78
Materialien zurückbringen
3 Personen
79
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
80
Sprecher danken
81
Dankesnachricht versenden
82
Präsentationen bereitstellen
83
Teilnehmerliste archivieren
84
Rechnungen sammeln
85
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
Rechteckige TischeAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12

Catering

KaffeekannenAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
BuffettellerAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
Kühle KaraffeAnz. 8
Einkäufe

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
TischläuferAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 140
ProgrammhefteAnz. 130
WegweiserAnz. 10
PfeilaufkleberAnz. 30
SpeisekartenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Tipps

Lege Programm und Referenten zuerst verbindlich fest. Fordere Präsentationen spätestens 14 Tage vor dem Kongress an, damit Bildformat, Videos und Anschlüsse mit Beamer, Leinwand und Laptop geprüft werden können.
Reserviere Location, Catering und audiovisuelle Technik, bevor du die Einladungen verschickst. Plane für Registrierung, Bühne, Buffet und Garderobe eigene Bereiche ein und prüfe vor Ort die Stromwege für Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin mit einer vorläufigen Teilnehmerzahl ab. Erfasse dabei nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche, Transportinformationen und Kontaktdaten für kurzfristige Änderungen.
Bereite Unterlagen nicht erst am Veranstaltungstag vor: Namensschilder und Programmhefte sollten mindestens 3 Tage vorher gedruckt werden. Halte außerdem Wegweiser für Eingang, Registrierung, Vortragssaal und Buffet bereit.
Plane den Aufbau mit einer festen Technikprobe am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn. Teste jedes Mikrofon, den Präsentationsklicker, HDMI-Adapter und alle Laptops; lege Powerbanks, Flipcharts und Marker an den jeweiligen Einsatzorten bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wirtschaftskongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher, besonders wenn Referenten, eine größere Location oder externe Technik benötigt werden. Programm und Termin sollten spätestens 12 Wochen vor dem Kongress stehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Wirtschaftskongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 7 Tage vorher, damit Catering-Mengen, Namensschilder und Sitzplanung auf einer belastbaren Teilnehmerliste basieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Wirtschaftskongresses?: Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen, Präsentationslaptops und einer Tonanlage ist ein Aufbau am Vortag deutlich sicherer.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 14 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie innerhalb der folgenden Woche. So bleiben mindestens 3 bis 5 Tage für fehlende Dateien, Formatprobleme oder notwendige Adapter.

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