Cómo organizar un congreso de economía sin perder el control

Organizar un congreso de economía exige cerrar primero el contenido y después coordinar personas, espacio y medios técnicos. Empieza por definir el programa final y confirmar a los ponentes; esas decisiones determinan las invitaciones, las inscripciones y las necesidades audiovisuales. A medida que se registren los asistentes, recoge sus preferencias dietéticas y comunica los datos de transporte. La última semana debe servir para revisar presentaciones, cerrar cantidades de catering, imprimir acreditaciones y comprobar que todo el material llega al lugar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el programa final
2 personas
2
Confirmar ponentes
3
Solicitar presentaciones
4
Reservar el lugar
5
Reservar el catering
6
Reservar equipo audiovisual
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
9
Registrar inscripciones
10
Enviar confirmaciones de inscripción
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Compartir la información de transporte
13
Recopilar información de los ponentes
14
Diseñar tarjetas de nombre
15
Maquetar los programas
16
Revisar las presentaciones
2 personas
17
Comunicar las cantidades de catering
18
Elaborar la lista de prensa
19
Enviar invitaciones a la prensa
20
Crear la lista final de participantes
21
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
22
Imprimir los folletos del programa
2 personas
23
Imprimir señales de ruta
24
Hacer la compra
3 personas
25
Llevar materiales al lugar
3 personas
26
Inspeccionar el lugar
2 personas
27
Preparar la mesa de registro
2 personas
28
Marcar la distribución de la sala
4 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar la zona del escenario
3 personas
32
Conectar el proyector
2 personas
33
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Cargar presentaciones
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Configurar la iluminación
2 personas
38
Preparar el material de registro
2 personas
39
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
40
Montar el punto de café
3 personas
41
Montar el buffet
4 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
44
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
45
Dar la briefing a los ponentes
2 personas

Evento

46
Poner la música de ambiente
47
Registrar a los visitantes
4 personas
48
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Abrir el congreso
51
Coordinar a los ponentes
2 personas
52
Gestionar las presentaciones
53
Gestionar micrófonos
2 personas
54
Llevar el control del cronograma
55
Recoger preguntas del público
2 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Organizar la pausa del café
3 personas
58
Reponer el equipo de café
2 personas
59
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
60
Servir comidas especiales
2 personas
61
Reponer el buffet durante el evento
3 personas
62
Llevar la vajilla a la cocina
2 personas
63
Montar el aperitivo de networking
3 personas
64
Servir aperitivos
4 personas
65
Cerrar el congreso
66
Guiar la salida de los visitantes
2 personas
67
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

68
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Desmontar el equipo
3 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Separar residuos
3 personas
74
Recoger mesas y sillas
4 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Limpiar la cocina
2 personas
77
Comprobar los baños
78
Devolver los materiales
3 personas
79
Devolver el equipo alquilado
2 personas
80
Agradecer a los ponentes
81
Enviar mensaje de agradecimiento
82
Poner las presentaciones a disposición
83
Archivar la lista de participantes
84
Recopilar facturas
85
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas rectangularescant. 12
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 6
Taburetescant. 8
Atril
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12

Catering

Termos de cafécant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Chafing dishescant. 6
Platos de buffetcant. 8
Cestas de pancant. 8
Jarra enfriadoracant. 8
Compras

Decoración

Mantelescant. 18
Manteles runnerscant. 12
Portanombrescant. 120
Bolígrafoscant. 140
Programascant. 130
Señales de rutacant. 10
Pegatinas de flechascant. 30
Cartas del menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas con números de mesacant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Fregaderoscant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Confirma a cada ponente y solicita su presentación con varios días de margen para poder revisar el formato y probar los archivos en el portátil y el proyector.
No esperes al último momento para calcular el catering. Actualiza las cantidades cuando tengas la lista final de participantes y separa las preferencias dietéticas antes de comunicar el pedido definitivo.
Haz una prueba audiovisual completa al menos un día antes. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, adaptadores, regletas y el clic de presentación.
Prepara el registro antes de que llegue el primer asistente. Imprime las etiquetas con nombres, coloca la mesa de registro y organiza las tarjetas por orden alfabético para evitar colas durante los primeros 30 minutos.
Lleva los materiales al lugar con tiempo suficiente para montar la señalización y la sala. Además de los folletos del programa y las señales de ruta, verifica sillas, atril, mesas, pizarras, rotuladores, vasos, tazas y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de economía?: Empieza a reservar el lugar, el catering y el equipo audiovisual al menos 8 a 12 semanas antes. Deja cerrados el programa y los ponentes antes de enviar las invitaciones, y reserva la última semana para revisiones e impresión.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un congreso?: Envíalas cuando el programa y los ponentes principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía las confirmaciones de inscripción en un plazo de 48 horas y fija una fecha límite para recoger preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas entre 7 y 10 días antes del congreso y revisa todos los archivos antes de la prueba técnica. Así puedes detectar formatos incompatibles, vídeos que no funcionan o adaptadores que faltan con tiempo para resolverlo.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un congreso?: Comprueba durante una prueba de al menos 60 minutos el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, el sonido, el clic y las conexiones. También revisa el montaje del registro, la señalización, las etiquetas, los folletos y la distribución de las sillas.

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