Zo organiseer je een e-sportkamp zonder chaos

Begin een e-sportkamp niet met computers neerzetten, maar met de indeling van de dag en het aantal deelnemers. Leg daarna de locatie, aanmeldingen, begeleiding en wedstrijdvorm vast. Pas als je weet hoeveel spelers en teams je hebt, kun je apparatuur, netwerk en catering goed plannen. De meeste problemen ontstaan door ontbrekende toestemmingsformulieren, niet-geteste gameaccounts en kabels die op de speeldag nog moeten worden aangesloten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zalen bevestigen
2
Programma en dagindeling maken
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
9
Begeleiders indelen
2 personen
10
Spelkeuze en wedstrijdvorm bepalen
2 personen
11
Wedstrijdregels uitschrijven
12
Teams en speelschema maken
2 personen
13
Gameaccounts en updates controleren
2 personen
14
Netwerk en apparatuur testen
3 personen
15
Catering bestellen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Apparatuur en materialen verzamelen
3 personen
18
Badges en bewegwijzering printen
19
Deelnemerslijst klaarleggen
20
Zaalindeling markeren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Computers en schermen plaatsen
4 personen
23
Netwerk aansluiten
3 personen
24
Kabels veilig wegwerken
2 personen
25
Catering en dranken klaarzetten
3 personen
26
Inschrijving en ontvangst inrichten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
29
Teams naar speelstations begeleiden
3 personen
30
Oefenronde begeleiden
4 personen
31
Wedstrijden begeleiden
6 personen
32
Pauzes en lunch begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
35
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
36
Finales begeleiden
4 personen
37
Prijzen en afsluiting verzorgen
3 personen
38
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen en sorteren
4 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Zalen schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur retourneren
3 personen
44
Gevonden voorwerpen registreren
45
Deelnemersfoto's en uitslagen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Opbergbakkenaantal 8

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 32
Gamingmonitorenaantal 32
Toetsenbordenaantal 32
Gamingmuizenaantal 32
Gamingheadsetsaantal 32
Gamecontrollersaantal 8
Projector
Projectiescherm
Netwerkswitchesaantal 4
Routersaantal 2
Ethernetkabelsaantal 40
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 10
USB-opladersaantal 8

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

E-sportbanierenaantal 4
Naamstickersaantal 50
Pijlbordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Prijzendozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wedstrijdvorm vóór je teams maakt. Noteer per ronde de speeltijd, pauzes en uitlooptijd; reserveer minstens 30 minuten aan het einde voor een finale, prijsuitreiking of technische vertraging.
Sluit de inschrijving niet pas op de eerste kampdag. Verwerk deelnemers uiterlijk een week vooraf en verzamel dieetwensen en toestemmingsformulieren meteen, zodat je nog begeleiders en catering kunt bijstellen.
Test het netwerk met alle geplande computers tegelijk. Controleer gameaccounts, updates, routers, netwerkswitches en Ethernetkabels uiterlijk de dag ervoor; een losse kabel of verplichte update kan een hele ronde stilleggen.
Maak de zaalindeling op papier én op de vloer. Houd registratie, speeltafels, projectiescherm, catering en kabelroutes uit elkaar en werk kabels weg met kabelgoten; laat daarnaast minimaal één begeleider toezicht houden op elke speelzone.
Zet per speelplek een vaste set klaar: computer, monitor, toetsenbord, muis, headset en eventuele controller. Leg reserveonderdelen, USB-opladers en een lijst met deelnemers en teams bij de registratietafel, niet verspreid door de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoeveel computers heb je nodig voor een e-sportkamp?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige spelers en de wedstrijdvorm. Tel per actieve speler één computer met monitor, plus minimaal 1 à 2 reserveplekken voor defecte apparatuur of wissels.
Wanneer moet je een e-sportkamp laten inschrijven?: Open de inschrijving bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en sluit deze ongeveer 7 dagen voor de start. Dan heb je tijd om teams, speelschema, begeleiders, dieetwensen en catering definitief te maken.
Hoe lang duurt de voorbereiding van een e-sportkamp?: Reken op 4 tot 8 weken voorbereiding. Plan de locatie en wedstrijdvorm eerst, controleer deelnemersgegevens in de laatste week en test het volledige netwerk uiterlijk 24 uur voor aanvang.
Hoe voorkom je netwerkproblemen tijdens een e-sportkamp?: Gebruik een bekabelde verbinding voor de speelcomputers en test alle aansluitingen gelijktijdig. Leg kabels vooraf vast, controleer updates de dag ervoor en houd minstens één reservekabel en een extra netwerkswitch achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.