Cómo organizar un campamento de e-sports sin fallos técnicos

Un campamento de e-sports se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia de los participantes y la preparación técnica. Empieza cerrando el lugar, las salas y el horario; después confirma inscripciones, autorizaciones, equipos y formato de competición. La red, las cuentas de juego y las actualizaciones deben probarse antes del día del evento, no cuando llegan los jugadores. Este plan te ayuda a coordinar registro, partidas, comidas y montaje sin dejar decisiones críticas para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar el lugar y las salas
2
Crear el programa y el horario del día
2 personas
3
Redactar el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar información a los participantes
8
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
9
Distribuir a los acompañantes
2 personas
10
Definir la elección del juego y el formato de la competición
2 personas
11
Redactar las reglas de la competición
12
Crear equipos y el calendario de partidos
2 personas
13
Comprobar las cuentas del juego y las actualizaciones
2 personas
14
Probar la red y el equipo
3 personas
15
Pedir el catering
16
Hacer la compra
2 personas
17
Reunir el equipo y los materiales
3 personas
18
Imprimir acreditaciones y señalización
19
Dejar lista la lista de participantes
20
Marcar la distribución de la sala
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Colocar los ordenadores y las pantallas
4 personas
23
Conectar la red
3 personas
24
Asegurar los cables
2 personas
25
Preparar el catering y las bebidas
3 personas
26
Montar la inscripción y la recepción
2 personas

Evento

27
Recepción de participantes
3 personas
28
Explicar el programa y las normas de seguridad
2 personas
29
Guiar a los equipos a las estaciones de juego
3 personas
30
Guiar la ronda de prueba
4 personas
31
Supervisar las competiciones
6 personas
32
Coordinar las pausas y el almuerzo
4 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Servir los aperitivos y la cena
4 personas
35
Llevar el control de la clasificación
2 personas
36
Acompañar las finales
4 personas
37
Preparar los premios y el cierre
3 personas
38
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas

Seguimiento

39
Apagar y clasificar el equipo
4 personas
40
Recoger mesas y sillas
4 personas
41
Recoger y separar la basura
2 personas
42
Limpiar las salas
3 personas
43
Devolver el equipo
3 personas
44
Registrar objetos perdidos
45
Enviar fotos de participantes y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 45
Mesa de registro
Cajas de almacenamientocant. 8

Equipo

Ordenadores para gamingcant. 32
Monitores gamingcant. 32
Tecladoscant. 32
Ratones gamingcant. 32
Auriculares gamingcant. 32
Mandos de juegocant. 8
Proyector
Pantalla de proyección
Switches de redcant. 4
Routerscant. 2
Cables Ethernetcant. 40
Regletascant. 16
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 10
Cargadores USBcant. 8

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Platoscant. 50
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Cocina

Cafeteracant. 2
Jarras de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8

Decoración

Banderas de e-sportcant. 4
Pegatinas con nombrecant. 50
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cajas de premioscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregona
Paños de limpiezacant. 12
Desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción antes de crear equipos: recoge también preferencias dietéticas, autorizaciones y datos de acompañantes. Envía la información práctica a los participantes al menos 7 días antes.
Define el juego, el formato y las reglas antes de publicar el calendario. Prepara los equipos y los horarios cuando tengas la lista de participantes confirmada, para evitar cambios durante el registro.
Haz una prueba completa de red y equipos con todos los ordenadores, monitores, auriculares y mandos al menos 24 horas antes. Comprueba también las cuentas del juego y las actualizaciones en cada puesto.
Monta la sala siguiendo un plano: registro en la entrada, puestos numerados y cables asegurados con canaletas. Deja regletas, alargadores y cables Ethernet identificados para resolver una avería sin desmontar toda la instalación.
Encarga el catering y prepara bebidas con la lista final de participantes. Coloca agua, vasos y comida antes de abrir el registro, y reserva tiempo para imprimir acreditaciones y señalización el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un campamento de e-sports?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del campamento. Cierra el formulario al menos 7 días antes para confirmar equipos, horarios, dietas, autorizaciones y acompañantes.
¿Cuándo debo probar la red de un campamento de e-sports?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al terminar el montaje. Comprueba todos los puestos, switches, routers, cables Ethernet, cuentas del juego y actualizaciones.
¿Cómo se organiza el horario de las partidas?: Primero fija la duración de cada ronda y añade entre 10 y 15 minutos entre partidas para cambios, incidencias y descansos. Publica el calendario cuando la lista de participantes y los equipos estén confirmados.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar mesas, sillas, ordenadores, pantallas, red, señalización y catering. Termina la conexión y la prueba técnica antes de que empiece el registro.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.