Organiser un camp d’e-sport, étape par étape

Un camp d’e-sport se prépare d’abord comme une journée encadrée, puis comme une compétition. Commence par confirmer le lieu, les salles disponibles et le nombre de participants avant de choisir le jeu et le format des matchs. Ensuite, verrouille les inscriptions, les autorisations, les équipes et le programme. Le jour J, prévois du temps pour tester le réseau, installer les postes, accueillir les joueurs et gérer les repas sans interrompre les rencontres.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et les salles
2
Créer le programme et le déroulé de la journée
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
9
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
10
Déterminer le choix du jeu et le format du match
2 personnes
11
Rédiger le règlement du concours
12
Créer les équipes et le calendrier des matchs
2 personnes
13
Vérifier les comptes de jeu et les mises à jour
2 personnes
14
Tester le réseau et le matériel
3 personnes
15
Commander le catering
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel et les équipements
3 personnes
18
Imprimer les badges et la signalétique
19
Préparer la liste des participants
20
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les ordinateurs et les écrans
4 personnes
23
Connecter le réseau
3 personnes
24
Sécuriser les câbles
2 personnes
25
Préparer le catering et les boissons
3 personnes
26
Mettre en place l’inscription et l’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Expliquer le programme et les règles de sécurité
2 personnes
29
Guider les équipes vers les postes de jeu
3 personnes
30
Animer la ronde d’entraînement
4 personnes
31
Encadrer les matchs
6 personnes
32
Gérer les pauses et le déjeuner
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir les amuse-bouches et le dîner
4 personnes
35
Suivre les scores du match
2 personnes
36
Encadrer les finales
4 personnes
37
Gérer les prix et la clôture
3 personnes
38
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

39
Éteindre et trier l’équipement
4 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Collecter et trier les déchets
2 personnes
42
Nettoyer les salles
3 personnes
43
Retourner le matériel
3 personnes
44
Enregistrer les objets trouvés
45
Envoyer les photos des participants et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Ordinateurs gamingqté 32
Écrans gamingqté 32
Claviersqté 32
Souris gamingqté 32
Casques gamingqté 32
Manettes de jeuqté 8
Projecteur
Écran de projection
Switches réseauqté 4
Routeursqté 2
Câbles Ethernetqté 40
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 10
Chargeurs USBqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Bannières d'e-sportqté 4
Étiquettes nominativesqté 50
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Boîtes de prixqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indique les horaires d’arrivée, des matchs, des pauses et du départ, puis ajoute au moins 30 minutes de marge pour l’installation et les retards.
Demande les informations alimentaires et les autorisations dès l’inscription. Relance les dossiers manquants 7 jours avant le camp afin de ne pas découvrir une restriction ou une signature absente à l’accueil.
Teste chaque ordinateur, écran, casque, clavier et souris avec le jeu choisi au moins la veille. Vérifie aussi les comptes de jeu, les mises à jour et la connexion de chaque poste, pas seulement le réseau principal.
Prépare les équipes et le calendrier avant l’arrivée des joueurs. Affiche une version imprimée et projette les matchs : les participants doivent savoir où jouer sans interrompre l’encadrement toutes les 10 minutes.
Installe les câbles avant de placer définitivement les tables et les chaises. Utilise des rallonges adaptées, des multiprises et des goulottes, puis garde les câbles de circulation hors des passages ; réserve aussi une zone distincte pour les boissons et le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp d’e-sport ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les salles, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, recueillir les autorisations, commander le catering et tester le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un camp d’e-sport ?: Ferme-les 7 à 10 jours avant l’événement. Tu peux ainsi finaliser les équipes, le calendrier des matchs, les badges, les besoins alimentaires et la répartition des accompagnateurs.
Combien de temps prévoir pour installer les postes de jeu ?: Compte environ 2 à 3 heures pour installer les tables, les ordinateurs, les écrans, le réseau et les câbles, puis ajoute 30 minutes de test par série de postes. Fais cette installation la veille si la salle est accessible.
Que faut-il vérifier le matin d’un camp d’e-sport ?: Vérifie les connexions réseau, les mises à jour, les comptes de jeu, le fonctionnement des périphériques et la lisibilité du calendrier. Prépare aussi la table d’inscription, les badges, les listes de participants, l’eau et les boissons au moins 30 minutes avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.