Zo organiseer je een drukwerkbeurs

Begin niet met uitnodigingen, maar met datum, programma en het profiel van je bezoekers. Daarna leg je de standhouders vast en ontwerp je de standindeling, zodat je weet hoeveel tafels, wanden, stroompunten en bewegwijzering nodig zijn. Open vervolgens de aanmeldingen en stuur standhouders tijdig alle praktische informatie. In de laatste week controleer je registratie, techniek, catering en drukwerk afzonderlijk. Zo voorkom je dat naamkaartjes, programmafolders of dieetwensen pas op de beursdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Standhouders benaderen
3 personen
4
Standhouders registreren
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Drukwerkaanbieders bevestigen
2 personen
10
Standindeling tekenen
2 personen
11
Plattegrond voor bezoekers maken
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Catering bestellen
2 personen
15
Badges en polsbandjes ontwerpen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Techniek en stroompunten controleren
2 personen
18
Reserveringen bevestigen
19
Standhoudersinformatie versturen
20
Bezoekerslijst exporteren
21
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
22
Programmafolders afdrukken
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Standmaterialen controleren
3 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Standwanden opbouwen
4 personen
31
Standhouders ontvangen
2 personen
32
Standtafels aankleden
3 personen
33
Drukwerk per stand verdelen
3 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Microfoon en scherm testen
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Hapjes op schalen leggen
2 personen
40
Registratieteam instrueren
41
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Presentatie aankondigen
50
Presentatie begeleiden
2 personen
51
Gebruikte glazen ophalen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Avondhapjes serveren
3 personen
55
Standhouders ondersteunen
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Beurs sluiten
2 personen

Nazorg

58
Standhouders laten afbouwen
4 personen
59
Drukwerk en materialen verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Standmateriaal retourneren
2 personen
67
Bezoekersbedankmail versturen
68
Standhoudersbedankmail versturen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 12
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Standwandenaantal 24

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beeldschermaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Oplaadkabelsaantal 6
Handscannersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminium schalenaantal 12

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Naambordhoudersaantal 30
Infobordenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Presentatierekkenaantal 24
Folderrekkenaantal 24
Krijtbordenaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Badgesaantal 220
Badgestripsaantal 220
Programmafoldersaantal 220
Plattegrondenaantal 220
Polsbandjesaantal 220

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Teken per stand de tafel, wand en benodigde stroom en maak daarnaast een aparte plattegrond voor bezoekers.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin opbouwtijd, standnummer, route, beschikbare techniek en het moment waarop reserveringen definitief zijn.
Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de ochtend zelf. Exporteer de bezoekerslijst uiterlijk 1 dag vooraf en druk naamkaartjes met enkele reserve-exemplaren af.
Controleer techniek en stroompunten tijdens een rondgang door de volledige ruimte. Test laptop, beeldscherm, beamer, microfoons en luidsprekers minimaal 2 uur vóór opening.
Bestel catering pas nadat dieetwensen zijn verwerkt. Zet dranken gekoeld klaar en leg waterglazen, koffiekopjes, borden en bestek vóór de ontvangstcontrole op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een drukwerkbeurs?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma en het benaderen van standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, drukwerk, techniek en catering.
Wanneer moet je standhouders voor een drukwerkbeurs benaderen?: Benader de eerste standhouders ongeveer 10 tot 12 weken vóór de beurs. Bevestig hun deelname uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je de standindeling en stroompunten kunt vastleggen.
Wanneer druk je naamkaartjes en programmafolders af?: Exporteer de bezoekerslijst 1 dag vóór de beurs en druk daarna de naamkaartjes. Laat programmafolders uiterlijk 3 werkdagen vooraf afdrukken, zodat je nog fouten kunt corrigeren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een drukwerkbeurs?: Plan minstens 3 uur voor standtafels, standwanden, registratiebalie, bewegwijzering en techniek. Voeg extra tijd toe als meerdere standhouders zelf materialen meenemen of presentaties verzorgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.