Cómo organizar una feria de impresión paso a paso

Organizar una feria de impresión requiere coordinar expositores, visitantes, stands y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza fijando la fecha, el programa y el perfil de los participantes; después confirma quién expone y abre las inscripciones. Mientras avanzan las confirmaciones, prepara la distribución, la señalización, las acreditaciones y las necesidades de corriente. En los últimos días, cierra proveedores, exporta las listas, imprime el material y deja bebidas y catering listos para el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
3
Contactar con los expositores
3 personas
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Publicar promoción en redes sociales
9
Confirmar los proveedores de impresión
2 personas
10
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
11
Crear un mapa para los visitantes
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Pedir el catering
2 personas
15
Diseñar acreditaciones y pulseras
16
Diseñar la señalización
17
Comprobar la técnica y los puntos de corriente
2 personas
18
Confirmar las reservas
19
Enviar información a los expositores
20
Exportar la lista de visitantes
21
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
22
Imprimir folletos del programa
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
25
Preparar el catering
3 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir entregas
3 personas
28
Comprobar los materiales del stand
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar las paredes del stand
4 personas
31
Recibir a los expositores
2 personas
32
Decorar las mesas altas
3 personas
33
Distribuir el material impreso por stand
3 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Probar el micrófono y la pantalla
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
40
Instruir al equipo de registro
41
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

42
Abrir las puertas
2 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
45
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Anunciar la presentación
50
Coordinar la presentación
2 personas
51
Recoger los vasos usados
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Cerrar la feria
2 personas

Seguimiento

58
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
59
Recopilar impresos y materiales
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Clasificar y retirar residuos
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Devolver el material del stand
2 personas
67
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
68
Enviar el correo de agradecimiento a los expositores
69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Sillas para visitantescant. 80
Mesas de cervezacant. 12
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Paredes para standscant. 24

Equipo

Portátilcant. 2
Pantallacant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Cables de cargacant. 6
Escáneres portátilescant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Bandejas de comidacant. 20
Bandejas de aluminiocant. 12

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 30
Carteles informativoscant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Expositores de presentacióncant. 24
Expositores para folletoscant. 24
Pizarrascant. 6
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 60
Badgescant. 220
Tiras para acreditacionescant. 220
Folletos del programacant. 220
Planoscant. 220
Pulserascant. 220

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el perfil de los participantes. Contacta a los expositores antes de publicar la promoción para que el formulario de inscripción incluya información real sobre los stands y horarios.
Dibuja la distribución de los stands antes de confirmar todo el mobiliario. Comprueba que las paredes de los stands, las mesas y los pasillos dejan espacio suficiente para visitantes, registro y cables.
Pide las necesidades técnicas a cada expositor con antelación y revísalas en el recinto. Haz una prueba de portátil, pantalla, proyector, micrófonos, altavoces, regletas y alargadores al menos un día antes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes exportar la lista de visitantes, imprimir las tarjetas con nombres y pedir el catering con cantidades ajustadas.
Prepara un paquete de información para expositores y visitantes: mapa, programa, señalización, acreditaciones y pulseras. Deja las bebidas frías listas y monta el catering después de resolver el registro y la técnica, no antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de impresión?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Reserva las últimas 48 horas para confirmar proveedores, revisar la técnica, imprimir listas y preparar el material del evento.
¿Cuándo debo contactar con los expositores?: Contacta con ellos al menos 6 semanas antes y fija una fecha límite de registro, idealmente 3 semanas antes. Pide entonces sus necesidades de mesa, corriente, presentación y preferencias dietéticas.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de una feria?: Cierra el pedido entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Compra las bebidas y prepara el servicio el día anterior o la misma mañana, según el horario del evento.
¿Cuándo se comprueba el equipo técnico?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y una prueba completa el día anterior. Revisa especialmente los puntos de corriente, los cables, la mesa de mezclas, los micrófonos, el proyector y los altavoces.

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