Eine Drucksachenmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sprich Standbetreiber frühzeitig an und bestätige ihre Reservierungen schriftlich. Schicke registrierten Ausstellern spätestens eine Woche vor der Messe alle Informationen zu Stand, Aufbau, Technik und Anreise.
• Zeichne die Standaufteilung, bevor du Möbel und Strom planst. Prüfe für jeden Stand den Platz für Standwände, Stehtische sowie Verlängerungskabel und führe Kabel durch Kabelkanäle, damit Besucherwege frei bleiben.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und exportiere die Besucherliste spätestens am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering, sondern direkt im Anmeldeformular.
• Bestelle Drucksachen mit Puffer: Namensschilder und Programmhefte sollten mindestens drei bis fünf Werktage vor dem Termin druckfertig sein. Kontrolliere Namen, Ausstellerangaben und die Reihenfolge des Programms vor dem Druck.
• Plane die Registrierung und Versorgung getrennt vom Ausstellungsbereich. Stelle Getränke gekühlt bereit, halte Wassergläser, Kaffeetassen und Teller bereit und bestimme vor dem Einlass, wer Registrierung, Technik und Catering betreut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Drucksachenmesse organisieren?

Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerprofil. Ausstelleransprache, Anmeldungen und Werbung sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin laufen.

Wann muss ich die Aussteller einer Drucksachenmesse kontaktieren?

Kontaktiere potenzielle Standbetreiber sechs bis acht Wochen vorher und bestätige Reservierungen nach der Anmeldung. Die detaillierten Stand- und Technikhinweise verschickst du spätestens sieben Tage vor der Messe.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Drucksachenmesse?

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Aussteller ein, die mehrere Stunden am Stand stehen.

Wann sollten Namensschilder und Programmhefte gedruckt werden?

Drucke beides idealerweise drei bis fünf Werktage vor dem Termin. Warte mit dem endgültigen Druck, bis Anmeldungen, Ausstellerdaten und Programm geprüft sind, und halte einige leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.

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