Organiser un salon de l’imprimé, étape par étape

Un salon de l’imprimé se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une journée d’accueil. Commencez par fixer la date, le programme et le profil des participants avant de contacter les exposants. Les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques doivent être verrouillés avant de commander le catering et d’imprimer les supports. Les dernières vérifications portent surtout sur les prises électriques, les badges, la signalétique et l’accueil le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Contacter les exposants
3 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Confirmer les prestataires d’impression
2 personnes
10
Dessiner le plan du stand
2 personnes
11
Créer un plan pour les visiteurs
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander le catering
2 personnes
15
Concevoir les badges et les bracelets
16
Concevoir la signalétique
17
Vérifier la technique et les prises électriques
2 personnes
18
Confirmer les réservations
19
Envoyer les informations aux exposants
20
Exporter la liste des visiteurs
21
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les programmes
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Vérifier le matériel du stand
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les cloisons de stand
4 personnes
31
Accueillir les exposants
2 personnes
32
Décorer les tables des stands
3 personnes
33
Répartir les imprimés par stand
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Tester le micro et l’écran
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
40
Briefer l'équipe d'inscription
41
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Présenter la présentation
50
Animer la présentation
2 personnes
51
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Servir les en-cas du soir
3 personnes
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Fermer le salon
2 personnes

Suivi

58
Faire démonter les stands
4 personnes
59
Rassembler les imprimés et le matériel
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Retourner le matériel de stand
2 personnes
67
Envoyer l'e-mail de remerciement aux visiteurs
68
Envoyer le mail de remerciement aux exposants
69
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises pour les visiteursqté 80
Tables de bièreqté 12
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 10
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Panneaux de standqté 24

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écranqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Câbles de rechargeqté 6
Scanners portatifsqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Plateaux en aluminiumqté 12

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 30
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Supports de présentationqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 24
Panneaux en ardoiseqté 6
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Badgesqté 220
Lanières de badgesqté 220
Brochures du programmeqté 220
Plansqté 220
Braceletsqté 220

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’inviter les exposants : prévoyez des horaires précis pour l’installation, l’ouverture, les temps de présentation et le démontage. Cela permet aussi de communiquer des consignes cohérentes à chaque participant.
Ne vous contentez pas de compter les exposants : dessinez leur implantation et créez un plan visiteurs. Vérifiez que les tables de stand, les chaises, les portants et les panneaux laissent des passages suffisamment larges.
Fermez les inscriptions avant d’exporter la liste des visiteurs et d’imprimer les badges nominatifs. Gardez une marge pour les corrections de noms et préparez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Contrôlez la technique stand par stand, au moins quelques jours avant l’ouverture : prises, rallonges, multiprises, câbles de recharge, sonorisation et vidéoprojection. Les câbles doivent être sécurisés avec des goulottes, pas posés librement dans les passages.
Demandez les besoins alimentaires avant de commander le catering et préparez le service traiteur séparément de l’accueil. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et prévoyez les verres, tasses, assiettes et couverts avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’imprimé ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les prestataires et finaliser le plan. Gardez la dernière semaine pour les impressions, les confirmations et les vérifications techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les environ 8 semaines avant le salon, après avoir fixé la date, le programme et le profil des participants. Demandez une confirmation sous 10 à 14 jours afin de pouvoir ajuster le plan des stands.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Exportez la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez les badges et les programmes après cette vérification. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Comment prévoir les besoins électriques d’un salon de l’imprimé ?: Faites un relevé des appareils nécessaires au moins 7 jours avant l’ouverture et associez chaque besoin à une prise ou à une multiprise. Testez les rallonges, la sonorisation, la projection et l’éclairage lors d’une vérification sur place, idéalement 2 à 3 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.