Zo organiseer je een drive-in bioscoop

Begin niet met popcorn of uitnodigingen, maar met de film, rechten en locatie. Daarna leg je capaciteit, parkeerroute, scherm, projector, FM-zender en stroomvoorziening vast. Een drive-in bioscoop valt of staat met een test van beeld en geluid vóór de bezoekers arriveren. Regel ook toiletten, veiligheid, catering en duidelijke instructies over aankomst en parkeren. Met een draaiboek en een reserveoplossing voor techniek voorkom je dat één kabel of laptop de voorstelling stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en vertoningsdatum vastleggen
2
Filmrechten en licentie regelen
3
Evenementlocatie reserveren
4
Projectiescherm reserveren
5
Projector en zender reserveren
6
Stroomvoorziening vastleggen
7
Toegangsroute en parkeerplan maken
2 personen
8
Capaciteit van het terrein bepalen
2 personen
9
Veiligheids- en evacuatieplan maken
2 personen
10
Vergunningen en meldingen regelen
11
Toiletten reserveren
12
Cateringassortiment bepalen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Parkeerplaatsen toewijzen
2 personen
17
Bezoekersinformatie versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Filmfile en ondertiteling controleren
2 personen
20
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
24
Draaiboek en contactlijst printen
25
Terrein en ondergrond inspecteren
2 personen
26
Verkeersroute afzetten
4 personen
27
Parkeervakken uitzetten
4 personen
28
Projectiescherm opbouwen
4 personen
29
Projector veilig opstellen
2 personen
30
FM-zender aansluiten
2 personen
31
Stroomkabels leggen en afdekken
3 personen
32
Reserveapparatuur testen
2 personen
33
Cateringtafels opstellen
3 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Koelboxen vullen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Verlichting plaatsen
3 personen
39
Afvalpunten inrichten
2 personen
40
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
41
EHBO- en brandmiddelen plaatsen
2 personen
42
Informatieborden plaatsen
2 personen
43
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
44
Cateringbalie inrichten
3 personen
45
Briefing parkeerbegeleiders geven
2 personen
46
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

47
Entree openen
2 personen
48
Tickets en aanmeldingen controleren
4 personen
49
Auto's naar vakken begeleiden
6 personen
50
Parkeerplaatsen voor mindervaliden bewaken
2 personen
51
Bezoekers naar catering verwijzen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Parkeerterrein vrijhouden
2 personen
58
Publiek welkom heten
59
Filmintroductie afspelen
60
Filmprojectie starten
2 personen
61
Beeld en geluid monitoren
2 personen
62
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
63
Film netjes afsluiten
64
Uitrijden van auto's begeleiden
6 personen

Nazorg

65
Catering direct afsluiten
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Projector veilig inpakken
2 personen
68
FM-zender loskoppelen
2 personen
69
Verlichting uitschakelen
2 personen
70
Cateringafval verzamelen
3 personen
71
Terrein afvalvrij maken
4 personen
72
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
73
Servies en materiaal afwassen
3 personen
74
Toiletten schoon achterlaten
2 personen
75
Partytenten afbreken
4 personen
76
Projectiescherm afbreken
4 personen
77
Verkeersmaterialen verwijderen
3 personen
78
Stroomkabels oprollen
2 personen
79
Terrein schoon opleveren
4 personen
80
Apparatuur retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
82
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen registreren
84
Borg en gehuurde materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Partytentenaantal 2
Biertafelsetsaantal 3

Apparatuur

Projectiescherm
Beamer
Reservebeamer
FM-zender
Audiomixer
Laptop
Reserve-laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-splitter
USB-stickaantal 2
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8
Aggregaat
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Filmdoekbannersaantal 4
Entreebord
Parkeerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Menubordenaantal 3
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Grondankersaantal 12
Spanbandenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 12
Tangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Handschoenenaantal 10
Opbergbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
EHBO-kofferaantal 2
Brandblussersaantal 4
Rookmeldersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de terreinindeling op basis van het aantal auto’s en houd aparte ruimte vrij voor de toegangsroute, hulpdiensten en een veilige evacuatie. Wijs parkeerplaatsen vooraf toe en stuur bezoekers een aankomstinstructie.
Test de filmfile, ondertiteling, laptop, projector, HDMI-verbinding en FM-zender minstens één keer op locatie. Neem een reservebeamer, reserve-laptop en USB-stick mee; een test op kantoor zegt niets over de afstand tot het scherm.
Plan stroom met voldoende lengte en capaciteit: leg verlengkabels en kabelhaspels buiten rijroutes, dek kabels af met kabelgoten en controleer het aggregaat onder volledige belasting. Zet bouwlampen en zaklampen klaar voor het donker wordt.
Regel filmrechten en vergunningen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en koel dranken op tijd; bij een avondvoorstelling worden warme dranken uit thermoskannen vaak pas na afloop gevraagd.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met route, aankomsttijd, parkeerinstructies, geluidsfrequentie en weeradvies. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf en print een contactlijst en draaiboek voor het team.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een drive-in bioscoop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie, vergunningen, techniek en toiletten kunnen allemaal afzonderlijke levertijden hebben; wacht niet met reserveren tot de uitnodigingen klaar zijn.
Hoeveel parkeerplaatsen heb je nodig voor een drive-in bioscoop?: Reken per auto op één parkeerplek plus ruimte voor rijroutes en hulpdiensten. Maak de capaciteit pas definitief nadat je de afmetingen van het terrein, de kijkrichting en de positie van het projectiescherm hebt ingetekend.
Hoe werkt het geluid bij een drive-in bioscoop?: Gebruik een FM-zender waarmee bezoekers het geluid via hun autoradio ontvangen en test het bereik op het volledige terrein. Plan daarnaast een korte instructie voor bezoekers en houd een megafoon of andere communicatieoptie achter de hand.
Wat doe je als het tijdens een drive-in bioscoop gaat regenen?: Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf en leg vooraf vast wanneer je uitstelt of annuleert. Bescherm stroom- en beeldapparatuur tegen water, controleer de ondergrond en communiceer een besluit uiterlijk enkele uren voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.