So organisierst du ein Autokino

Bei einem Autokino beginnt die Organisation nicht mit der Filmauswahl, sondern mit Gelände, Kapazität und Technik. Kläre zuerst Vorführdatum, Filmrechte und Standort, bevor du Leinwand, Projektor und FM-Sender reservierst. Danach folgen Stromversorgung, Zufahrtsplan, Genehmigungen, Toiletten und die Anmeldung der Besucher. Plane außerdem einen Techniktest bei Tageslicht und einen festen Ablauf für Einlass, Filmstart und Notfälle ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Film und Vorführdatum festlegen
2
Filmrechte und Lizenz organisieren
3
Veranstaltungsort reservieren
4
Projektionsleinwand reservieren
5
Projektor und Sender reservieren
6
Stromversorgung festlegen
7
Zugangsroute und Parkplatzplan erstellen
2 Personen
8
Kapazität des Geländes bestimmen
2 Personen
9
Sicherheits- und Evakuierungsplan erstellen
2 Personen
10
Genehmigungen und Meldungen regeln
11
Toiletten reservieren
12
Cateringangebot festlegen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Parkplätze zuweisen
2 Personen
17
Besucherinformationen versenden
18
Wettervorhersage prüfen
19
Filmdatei und Untertitel prüfen
2 Personen
20
Geräte und Materialien abholen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
24
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
25
Gelände und Untergrund inspizieren
2 Personen
26
Verkehrsroute absperren
4 Personen
27
Parkplätze markieren
4 Personen
28
Projektionsleinwand aufbauen
4 Personen
29
Projektor sicher aufstellen
2 Personen
30
FM-Sender anschließen
2 Personen
31
Stromkabel verlegen und abdecken
3 Personen
32
Ersatzgeräte testen
2 Personen
33
Cateringtische aufstellen
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Kühlboxen füllen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Beleuchtung anbringen
3 Personen
39
Abfallstationen einrichten
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
41
Erste-Hilfe- und Brandschutzmittel platzieren
2 Personen
42
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
43
Technischen Abschlusstest durchführen
3 Personen
44
Cateringtheke einrichten
3 Personen
45
Briefing für Parkplatzhelfer geben
2 Personen
46
Briefing für das Catering-Team geben
2 Personen

Event

47
Eingang öffnen
2 Personen
48
Tickets und Anmeldungen prüfen
4 Personen
49
Autos in die Parkplätze einweisen
6 Personen
50
Behindertenparkplätze überwachen
2 Personen
51
Besucher an das Catering verweisen
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Parkplatz freihalten
2 Personen
58
Publikum willkommen heißen
59
Filmeinführung abspielen
60
Filmvorführung starten
2 Personen
61
Bild und Ton überwachen
2 Personen
62
Besucherfragen beantworten
2 Personen
63
Film sauber abschließen
64
Ausfahren der Autos begleiten
6 Personen

Nachbereitung

65
Catering direkt abschließen
3 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Projektor sicher verpacken
2 Personen
68
FM-Sender abkoppeln
2 Personen
69
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
70
Cateringabfall sammeln
3 Personen
71
Gelände müllfrei machen
4 Personen
72
Tische und Stühle abwischen
2 Personen
73
Geschirr und Material spülen
3 Personen
74
Toiletten sauber hinterlassen
2 Personen
75
Partyzelte abbauen
4 Personen
76
Projektionsleinwand abbauen
4 Personen
77
Verkehrsmaterialien entfernen
3 Personen
78
Stromkabel aufrollen
2 Personen
79
Gelände sauber übergeben
4 Personen
80
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
82
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
83
Fundgegenstände registrieren
84
Kaution und Mietmaterial abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
BarhockerAnz. 4
PartyzelteAnz. 2
BiertischgarniturenAnz. 3

Ausstattung

Projektionsleinwand
Beamer
Ersatzbeamer
FM-Sender
Audiomischpult
Laptop
Ersatz-Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-Splitter
USB-StickAnz. 2
MegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
Stromaggregat
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

Filmleinwand-BannerAnz. 4
Eingangsschild
ParkschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
MenükartenAnz. 3
AbsperrbandAnz. 6
KegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
BodenankerAnz. 12
SpanngurteAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 12
ZangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
HandschuheAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
RauchmelderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe das Gelände früh auf Gefälle, Untergrund und Sichtlinien. Eine große Leinwand nützt wenig, wenn parkende Fahrzeuge sie aus mehreren Reihen nicht vollständig sehen können.
Reserviere die Vorführtechnik nicht ohne Ersatzplan: Neben Projektor und Laptop gehören ein Ersatzbeamer, ein Ersatz-Laptop, passende HDMI-Kabel und ein USB-Stick mit der Filmdatei in die technische Planung.
Rechne die Stromversorgung für Projektor, Sender, Mischpult und Beleuchtung gemeinsam durch. Wenn kein belastbarer Anschluss vorhanden ist, muss ein Stromaggregat vor dem Aufbau getestet und der Kabelweg mit Kabelkanälen gesichert werden.
Schicke Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Teile Zufahrtsroute, zugewiesenen Parkplatz, Einlasszeit, FM-Frequenz, Toilettenstandort und Verhalten bei schlechtem Wetter mit.
Plane den Abend rückwärts vom Filmstart: Einlass und Parken brauchen je nach Gelände mindestens 60 bis 90 Minuten. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus und verteile Funkgeräte an Einlass, Technik und Sicherheitsverantwortliche.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Autokino organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Veranstaltungsort, Genehmigungen und Technik können mehrere Wochen Vorlauf benötigen; Besucheranmeldungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin starten.
Welche Technik braucht man für ein Autokino?: Du brauchst mindestens eine Projektionsleinwand, einen Beamer, einen Laptop, einen FM-Sender und geeignete HDMI-Verbindungen. Plane zusätzlich einen Ersatzbeamer, einen Ersatz-Laptop, Stromversorgung und eine geprüfte Filmdatei mit Untertiteln ein.
Wie viel Zeit braucht der Einlass beim Autokino?: Plane mindestens 60 Minuten für Einlass und Einweisung ein, bei vielen Fahrzeugen eher 90 Minuten. Weise Parkplätze vorher zu und verschicke den Parkplatzplan, damit die Fahrzeuge nicht erst vor Ort sortiert werden müssen.
Was passiert bei schlechtem Wetter im Autokino?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob die Veranstaltung verschoben oder abgesagt wird. Prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungstag und informiere alle angemeldeten Besucher über den gültigen Ablauf, bevor sie losfahren.

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