Cómo organizar un autocine sin dejar cabos sueltos

Organizar un autocine empieza mucho antes de colocar la pantalla. Primero fija la película y la fecha, confirma los derechos de exhibición y reserva un recinto con espacio suficiente para los vehículos. Después resuelve la proyección, el sonido por FM, la electricidad, los permisos, el acceso y la evacuación. La última semana se centra en inscripciones, preferencias alimentarias, previsión meteorológica y pruebas técnicas; el día del evento, el orden de montaje evita retrasos y puntos ciegos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la película y la fecha de proyección
2
Gestionar los derechos de filmación y la licencia
3
Reservar el lugar del evento
4
Reservar la pantalla de proyección
5
Reservar proyector y transmisor
6
Asegurar el suministro eléctrico
7
Crear la ruta de acceso y el plan de estacionamiento
2 personas
8
Determinar la capacidad del recinto
2 personas
9
Elaborar el plan de seguridad y evacuación
2 personas
10
Gestionar permisos y notificaciones
11
Reservar los aseos
12
Definir el surtido de catering
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Asignar plazas de estacionamiento
2 personas
17
Enviar información a los visitantes
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Comprobar el archivo de vídeo y los subtítulos
2 personas
20
Recoger el equipo y los materiales
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar catering no perecedero
2 personas
24
Imprimir el programa y la lista de contactos
25
Inspeccionar el terreno y la superficie
2 personas
26
Cortar la ruta de tráfico
4 personas
27
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
28
Montar la pantalla de proyección
4 personas
29
Instalar el proyector de forma segura
2 personas
30
Conectar el transmisor FM
2 personas
31
Tender y cubrir cables de alimentación
3 personas
32
Probar el equipo de repuesto
2 personas
33
Montar las mesas de catering
3 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Llenar las neveras portátiles
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Instalar la iluminación
3 personas
39
Organizar puntos de basura
2 personas
40
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
41
Colocar botiquines de primeros auxilios y extintores
2 personas
42
Colocar los paneles informativos
2 personas
43
Realizar prueba técnica final
3 personas
44
Montar el mostrador de catering
3 personas
45
Dar instrucciones a los guías de aparcamiento
2 personas
46
Dar briefing al equipo de catering
2 personas

Evento

47
Abrir la entrada
2 personas
48
Comprobar tickets y registros
4 personas
49
Guiar los coches a las plazas
6 personas
50
Vigilar las plazas de aparcamiento para personas con discapacidad
2 personas
51
Indicar el catering a los visitantes
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
57
Mantener libre el aparcamiento
2 personas
58
Dar la bienvenida al público
59
Reproducir la introducción de la película
60
Iniciar la proyección de la película
2 personas
61
Supervisar imagen y sonido
2 personas
62
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
63
Cerrar la película correctamente
64
Guiar la salida de los coches
6 personas

Seguimiento

65
Cerrar el catering de inmediato
3 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Empaquetar el proyector de forma segura
2 personas
68
Desconectar el transmisor FM
2 personas
69
Apagar la iluminación
2 personas
70
Recoger los residuos de catering
3 personas
71
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
72
Limpiar mesas y sillas
2 personas
73
Lavar la vajilla y el material
3 personas
74
Dejar los baños limpios
2 personas
75
Desmontar las carpas
4 personas
76
Desmontar la pantalla de proyección
4 personas
77
Retirar los materiales de tráfico
3 personas
78
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
79
Dejar el recinto limpio
4 personas
80
Devolver el equipo
2 personas
81
Guardar el stock sobrante
2 personas
82
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
83
Registrar objetos perdidos
84
Gestionar el depósito y los materiales alquilados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 4
Carpas de fiestacant. 2
Mesas con bancoscant. 3

Equipo

Pantalla de proyección
Proyector
Proyector de reserva
Transmisor FM
Mesa de mezclas
Portátil
Portátil de reserva
Cables HDMIcant. 3
Divisor HDMI
Memoria USBcant. 2
Megáfonocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Grupo electrógeno
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Banners para pantalla de cinecant. 4
Cartel de entrada
Señales de aparcamientocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del menúcant. 3
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Anclajes de suelocant. 12
Correas de amarrecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 12
Pinzascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Guantescant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Detectores de humocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de exhibición y la licencia antes de anunciar la película; tramítalos con varias semanas de margen, porque sin autorización no deberías proyectar aunque el equipo esté reservado.
Calcula la capacidad por plazas de aparcamiento, no solo por metros cuadrados. Diseña la ruta de entrada y salida, asigna las plazas y deja carriles libres para emergencias antes de enviar las instrucciones a los visitantes.
Prueba el archivo de vídeo, los subtítulos, el proyector, el transmisor FM y el portátil como mínimo el día anterior. Lleva un proyector, un portátil y los cables HDMI de reserva: un fallo de conexión puede detener toda la sesión.
No dejes la electricidad para el montaje final. Confirma la potencia disponible o reserva un grupo electrógeno, protege los cables con canaletas y coloca lámparas de obra y linternas para que el equipo pueda trabajar después de anochecer.
Planifica la llegada del público en franjas y comunica con antelación la ruta, la frecuencia FM, el horario y las normas. Enfría las bebidas y prepara el catering no perecedero el mismo día; guarda las preferencias dietéticas junto a la lista de inscripciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un autocine?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite conseguir los derechos de la película, reservar el recinto y los equipos, gestionar permisos y ajustar la capacidad de aparcamiento.
¿Cómo se escucha una película en un autocine?: Lo habitual es transmitir el audio por FM para que cada vehículo lo reciba en la radio. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y comunica la frecuencia junto con las instrucciones de acceso.
¿Qué permisos hacen falta para montar un autocine?: Dependen del recinto y de la normativa local, pero normalmente debes revisar los derechos de exhibición, las autorizaciones del lugar, la seguridad, el ruido y la ocupación. Inicia estas gestiones como mínimo 6 semanas antes y confirma por escrito qué notificaciones son necesarias.
¿Cuántos coches caben en un autocine?: La capacidad se calcula según las plazas utilizables, la visibilidad de la pantalla y los carriles de circulación, no solo según la superficie total. Haz una inspección del terreno y dibuja las plazas con al menos una ruta de evacuación libre antes de abrir las inscripciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.