Organiser un cinéma drive-in : le déroulé complet

Un cinéma drive-in se prépare d’abord comme un événement technique, puis comme une séance de cinéma. Commencez par choisir le film, la date et le terrain avant de réserver l’écran, le projecteur et l’émetteur FM. Le stationnement, l’alimentation électrique et la circulation doivent être testés sur place, pas seulement dessinés sur un plan. Gardez enfin du temps pour vérifier le fichier vidéo, les sous-titres et la météo avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le film et la date de projection
2
Organiser les droits et la licence du film
3
Réserver le lieu de l’événement
4
Réserver l’écran de projection
5
Réserver le projecteur et l'émetteur
6
Prévoir l’alimentation électrique
7
Établir l'accès et le plan de stationnement
2 personnes
8
Déterminer la capacité du site
2 personnes
9
Créer le plan de sécurité et d’évacuation
2 personnes
10
Gérer les autorisations et les déclarations
11
Réserver les toilettes
12
Définir l’assortiment traiteur
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Attribuer les places de parking
2 personnes
17
Envoyer les informations aux visiteurs
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier le fichier vidéo et les sous-titres
2 personnes
20
Récupérer l’équipement et le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
24
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
25
Inspecter le terrain et le sol
2 personnes
26
Barrer la route de circulation
4 personnes
27
Délimiter les places de parking
4 personnes
28
Monter l’écran de projection
4 personnes
29
Installer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
30
Brancher l’émetteur FM
2 personnes
31
Poser et recouvrir les câbles d’alimentation
3 personnes
32
Tester le matériel de secours
2 personnes
33
Installer les tables de traiteur
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Remplir les glacières
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
41
Installer la trousse de premiers secours et le matériel anti-incendie
2 personnes
42
Placer les panneaux d’information
2 personnes
43
Effectuer le test technique final
3 personnes
44
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
45
Donner le briefing aux guides de stationnement
2 personnes
46
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

47
Ouvrir l’entrée
2 personnes
48
Vérifier les billets et les inscriptions
4 personnes
49
Guider les voitures vers les emplacements
6 personnes
50
Surveiller les places de parking pour personnes à mobilité réduite
2 personnes
51
Orienter les visiteurs vers la restauration
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Garder le parking libre
2 personnes
58
Accueillir le public
59
Lancer l’introduction du film
60
Lancer la projection du film
2 personnes
61
Surveiller l’image et le son
2 personnes
62
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
63
Clore le film correctement
64
Accompagner la sortie des voitures
6 personnes

Suivi

65
Clôturer la restauration sans délai
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Emballer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
68
Débrancher l’émetteur FM
2 personnes
69
Éteindre l’éclairage
2 personnes
70
Collecter les déchets du catering
3 personnes
71
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
72
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
73
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
74
Laisser les toilettes propres
2 personnes
75
Démonter les tentes de fête
4 personnes
76
Démonter l’écran de projection
4 personnes
77
Retirer les matériaux de signalisation
3 personnes
78
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
79
Rendre le terrain propre
4 personnes
80
Retourner le matériel
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés
84
Gérer la caution et le matériel loué

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Ensembles de tables de bièreqté 3

Équipement

Écran de projection
Vidéoprojecteur
Vidéo-projecteur de réserve
Émetteur FM
Mixeur audio
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Câbles HDMIqté 3
Répartiteur HDMI
Clé USBqté 2
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Groupe électrogène
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Bannières de toile de cinémaqté 4
Panneau d’entrée
Panneaux de stationnementqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux de menuqté 3
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Barrières de fouleqté 12
Ancrages au solqté 12
Sangles d'arrimageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Gantsqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Détecteurs de fuméeqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le film, la date et les droits de diffusion en premier : sans licence confirmée, la séance peut être annulée même si le terrain et le matériel sont déjà réservés.
Inspectez le sol et mesurez le site avant d’attribuer les places. Prévoyez un plan avec l’entrée, les rangées de voitures, une voie d’évacuation et un accès dégagé pour les secours.
Testez toute la chaîne technique au moins 24 heures avant la projection : ordinateur, câble HDMI, répartiteur, projecteur, écran, son FM et solution de secours doivent fonctionner ensemble.
Calculez l’électricité pour le projecteur, l’émetteur, l’éclairage et la restauration. Utilisez des rallonges protégées et gardez un groupe électrogène ou un équipement de réserve si le réseau du site n’est pas fiable.
Envoyez les consignes aux visiteurs au plus tard 48 heures avant la séance : heure d’arrivée, accès, numéro de place, fréquence FM, toilettes, besoins alimentaires et conduite à tenir en cas de pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma drive-in ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les droits du film, de réserver le terrain et le matériel, puis de finaliser les autorisations et le plan de sécurité.
Quand faut-il réserver l’écran et le projecteur pour un cinéma drive-in ?: Réservez-les au moins 6 à 8 semaines avant la projection, surtout si l’événement a lieu un week-end. Demandez aussi un projecteur de secours et vérifiez la compatibilité avec le format du fichier vidéo.
Quelle fréquence FM utiliser pour un cinéma drive-in ?: La fréquence dépend des règles locales et de l’émetteur utilisé : vérifiez-la au moins 2 semaines avant l’événement. Faites un test sur tout le parking, car le signal peut être moins clair derrière certains véhicules ou bâtiments.
Que prévoir en cas de pluie pour un cinéma drive-in ?: Définissez une décision météo 24 à 48 heures à l’avance et communiquez-la aux inscrits. Prévoyez une procédure de report ou d’annulation, protégez les câbles et vérifiez que le terrain reste praticable pour les voitures et les secours.

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