Zo organiseer je een dinerconcert zonder last-minute stress

Een dinerconcert vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: een verzorgd diner en een technisch goed voorbereide muziekavond. Begin met datum, locatie en muzikanten; pas daarna leg je menu, programma en uitnodigingen vast. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en stem de tafelindeling af op het programma. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, servies of dieetmaaltijden pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten contracteren
2 personen
3
Menu samenstellen
2 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafelindeling maken
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Techniek afstemmen
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Servies en glaswerk tellen
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Bevestiging naar gasten sturen
17
Definitieve gastenlijst maken
18
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
19
Verse boodschappen doen
2 personen
20
Houdbare boodschappen doen
2 personen
21
Groenten wassen en snijden
3 personen
22
Dessert voorbereiden
2 personen
23
Sausen en dressings maken
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen

Event

25
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
26
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
32
Tafels dekken
3 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Licht instellen
2 personen
35
Buffet en bar inrichten
3 personen
36
Keukenwerkplek inrichten
2 personen
37
Gerechten afmaken
4 personen
38
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen
39
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Welkomstdrank serveren
2 personen
42
Programma aankondigen
43
Eerste muziekset uitvoeren
4 personen
44
Voorgerecht serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Tafels afruimen
3 personen
47
Tweede muziekset uitvoeren
4 personen
48
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
49
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Derde muziekset uitvoeren
4 personen
52
Dessert serveren
4 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Laatste muziekset uitvoeren
4 personen
55
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
56
Restdranken veilig opbergen
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Muziekinstrumenten inpakken
2 personen
59
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Keuken schoonmaken
3 personen
62
Ruimte schoonmaken
3 personen
63
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 60

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Dinerbestekaantal 70
Dessertbestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 4
Instrumentkabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Laptop

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Braadpannenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Bakplatenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukentangenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muzikanten en locatie eerst vast, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Pas wanneer de speelduur en opstelling bekend zijn, kun je tafels, stoelen en muzieklessenaars logisch plaatsen.
Verstuur uitnodigingen 6 weken voor het dinerconcert en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je dieetmaaltijden kunt markeren op de definitieve gastenlijst.
Plan het diner rond de muziek: een voorgerecht vóór het eerste langere muziekblok en dessert of koffie na afloop werkt rustiger dan serveren tijdens elk optreden. Zet voor iedere gang extra opscheplepels en karaffen klaar.
Tel servies en glaswerk per gast plus 10 procent reserve. Controleer niet alleen dinerborden en bestek, maar ook waterglazen, wijnglazen, dessertborden en koffiekopjes.
Test apparatuur minimaal 2 uur vóór ontvangst van de gasten. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, instrumentkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen samen met de muzikanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dinerconcert organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Werk het menu en muziekprogramma uiterlijk 6 weken vooraf uit, zodat uitnodigingen op tijd kunnen worden verstuurd.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een dinerconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het dinerconcert. Markeer daarna elke dieetmaaltijd op de definitieve gastenlijst en bij de uitgifte.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een dinerconcert?: Reken per gast op één dinerbord, dessertbord, passende kommen en bestek voor alle gangen, plus 10 procent reserve. Tel waterglazen, wijnglazen en koffiekopjes afzonderlijk; die worden niet altijd tegelijk gebruikt.
Wanneer moet je de techniek voor een dinerconcert testen?: Doe de volledige soundcheck minimaal 2 uur vóór de gasten komen. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels, DI-boxen en stroomvoorziening met de instrumenten op hun definitieve plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.