Ein Dinnerkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Dinnerkonzert müssen Menü und Musik denselben Abendrhythmus tragen. Beginne deshalb mit Datum, Ort, Musikerinnen und Musikprogramm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung, Catering und Technik. Plane die letzten 48 Stunden nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Dann sollten nur noch frische Einkäufe, Vorbereitungen, Tests und die finale Gästeliste übrig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Musiker beauftragen
2 Personen
3
Menü zusammenstellen
2 Personen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Tischordnung erstellen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Technik abstimmen
2 Personen
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Geschirr und Glasware zählen
15
Geräte testen
2 Personen
16
Bestätigung an Gäste senden
17
Endgültige Gästeliste erstellen
18
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
19
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
20
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
21
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
22
Dessert vorbereiten
2 Personen
23
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen

Event

25
Musikinstrumente bereitstellen
2 Personen
26
Tonanlage aufbauen
3 Personen
27
Mikrofone anschließen
2 Personen
28
Soundcheck durchführen
3 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Tischwäsche anbringen
2 Personen
32
Tische eindecken
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Licht einstellen
2 Personen
35
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
36
Küchenarbeitsplatz einrichten
2 Personen
37
Gerichte fertigstellen
4 Personen
38
Willkommensgetränk bereitstellen
2 Personen
39
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
40
Gäste empfangen
3 Personen
41
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
42
Programm ankündigen
43
Erste Musik-Session durchführen
4 Personen
44
Vorspeise servieren
4 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Tische abräumen
3 Personen
47
Zweite Musikset durchführen
4 Personen
48
Hauptgang servieren
4 Personen
49
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
50
Geschirr sammeln
3 Personen
51
Drittes Musikset durchführen
4 Personen
52
Dessert servieren
4 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Letzte Musik-Set spielen
4 Personen
55
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
56
Restgetränke sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
58
Musikinstrumente einpacken
2 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Küche reinigen
3 Personen
62
Raum reinigen
3 Personen
63
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Materialien prüfen
2 Personen
66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
ServiettenringeAnz. 60

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
SuppenschalenAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
Besteck für das AbendessenAnz. 70
DessertbesteckAnz. 70
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenpulteAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
Laptop

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
BratpfannenAnz. 4
KochtöpfeAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
BackblecheAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchenzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 60
NamensschilderAnz. 60
Willkommensschild

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst fest, wann gegessen und wann gespielt wird. Zwischen den Gängen brauchst du Zeit für Service, Umbau und Applaus; ein Musikprogramm ohne feste Übergänge bringt den Ablauf schnell ins Rutschen.
Schicke die Einladungen erst raus, wenn Ort, Menürahmen und Musikrichtung feststehen. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 14 Tage vor dem Dinner und erfasse Allergien sowie vegetarische oder andere Diätwünsche separat.
Zähle Geschirr und Gläser nicht nur nach Sitzplätzen. Plane mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, passende Besteckteile und je ein Wasser- und Weinglas pro Person ein; bei mehreren Gängen brauchst du zusätzliche Servier- und Ersatzteile.
Kläre die Tontechnik mindestens eine Woche vorher mit den Musikern. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Instrumentenkabel und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort statt erst beim Einlass.
Erledige haltbare Einkäufe und Vorbereitungen am Vortag. Gemüse kann gewaschen und geschnitten, Dessert sowie Saucen und Dressings können vorbereitet und Getränke gekühlt werden; frische Zutaten kommen am Veranstaltungstag dazu.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Dinnerkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbuchung. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten die Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen.
Wie plane ich den Ablauf eines Dinnerkonzerts?: Plane für jeden Gang ein eigenes Zeitfenster und lege die Musikblöcke dazwischen. Eine Woche vorher sollte die Reihenfolge mit Catering und Musikern abgestimmt sein; am Veranstaltungstag bleibt dann nur die Umsetzung.
Wann muss ich die Technik für ein Dinnerkonzert testen?: Teste die komplette Anlage spätestens 7 Tage vorher am Veranstaltungsort. Am selben Tag reicht ein kurzer Funktionstest von Mikrofonen, Lautsprechern, Kabeln, Laptop und Mischpult.
Wie viele Gläser brauche ich für ein Dinnerkonzert?: Rechne pro Gast mindestens mit einem Wasserglas und einem Weinglas sowie zusätzlichen Gläsern, wenn Champagner oder mehrere Weine ausgeschenkt werden. Zähle außerdem mindestens 5 bis 10 Prozent Ersatz ein, damit ein Missgeschick den Service nicht stoppt.

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