Cómo organizar un concierto con cena sin perder el control
Un concierto con cena exige coordinar dos ritmos: el servicio de mesa y la actuación musical. Empieza cerrando fecha, lugar y músicos; después define el menú, el programa y el número real de invitados. Las confirmaciones dietéticas, la distribución de las mesas y la prueba técnica suelen retrasarse más de lo previsto. Este plan te ayuda a ordenar las decisiones, calcular las cantidades y dejar preparada la cocina y el equipo antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Elaborar el menú
2 personas
- 4
Preparar el programa musical
2 personas
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Coordinar la técnica
2 personas
- 12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Contar la vajilla y la cristalería
- 15
Probar el equipo
2 personas
- 16
Enviar confirmación a los invitados
- 17
Hacer la lista definitiva de invitados
- 18
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 19
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 20
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 21
Lavar y cortar las verduras
3 personas
- 22
Preparar el postre
2 personas
- 23
Preparar salsas y aderezos
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 25
Preparar los instrumentos musicales
2 personas
- 26
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 27
Conectar los micrófonos
2 personas
- 28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Colocar el mantel
2 personas
- 32
Poner la mesa
3 personas
- 33
Colgar la decoración
2 personas
- 34
Ajustar la iluminación
2 personas
- 35
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 36
Montar el espacio de trabajo de cocina
2 personas
- 37
Terminar los platos
4 personas
- 38
Preparar la bebida de bienvenida
2 personas
- 39
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 40
Recibir a los invitados
3 personas
- 41
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 42
Anunciar el programa
- 43
Interpretar la primera sesión musical
4 personas
- 44
Servir el entrante
4 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 47
Interpretar el segundo set musical
4 personas
- 48
Servir el plato principal
4 personas
- 49
Servir comidas especiales
2 personas
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Realizar el tercer set musical
4 personas
- 52
Servir el postre
4 personas
- 53
Servir café y té
2 personas
- 54
Interpretar el último set de música
4 personas
- 55
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
- 56
Guardar con seguridad las bebidas sobrantes
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Empaquetar instrumentos musicales
2 personas
- 59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar la cocina
3 personas
- 62
Limpiar el espacio
3 personas
- 63
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Comprobar los materiales
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 8
- Servilleteroscant. 60
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Cubiertos de cenacant. 70
- Cubiertos para postrecant. 70
- Cucharonescant. 12
- Jarrascant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Atriles de músicacant. 4
- Cables de instrumentoscant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Portátil
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Sartenes para asarcant. 4
- Ollas de cocinacant. 4
- Fuentes para hornocant. 6
- Bandejas de hornocant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Pinzas de cocinacant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Guantes de hornocant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Cartas del menúcant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra músicos, programa y necesidades técnicas antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos una prueba de sonido y comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y soportes en el mismo espacio del concierto.
- Envía las invitaciones con suficiente margen para recoger inscripciones y preferencias dietéticas. Fija una fecha límite de confirmación entre 7 y 10 días antes, y usa ese número para calcular mesas, sillas, vajilla y comida.
- Diseña el menú pensando en el momento de la actuación: deja listas con antelación las verduras cortadas, el postre, las salsas y las bebidas frías. Separa y marca las comidas especiales antes de montar el buffet o servir las mesas.
- Haz la distribución de mesas cuando tengas la lista definitiva, no cuando empiecen a llegar respuestas. Reserva espacio para músicos, atriles, altavoces y cables, y evita colocar mesas delante de los soportes o de las salidas.
- Cuenta la vajilla y la cristalería por servicio y añade un margen del 10 % si habrá reposición. Comprueba especialmente platos de cena y postre, tazones, cubiertos, vasos de agua, copas de vino y copas de champán; son elementos que suelen faltar al final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto con cena?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar el lugar, contratar a los músicos y cerrar el menú. Deja los últimos 7 días para confirmar invitados, comprar productos frescos, marcar las dietas y probar el equipo.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una cena con concierto?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para hacer reservas, organizar las mesas y calcular las cantidades del catering.
- ¿Cómo se calcula la comida para un concierto con cena?
- Calcula las raciones según el número de invitados confirmados y añade alrededor de un 10 % para cubrir reposiciones o cambios de última hora. Compra los productos no perecederos antes y deja los frescos para los 1 o 2 días previos.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz una prueba completa el mismo día, idealmente entre 2 y 3 horas antes de recibir a los invitados. Revisa micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, cables, regletas y la ubicación de los atriles antes de montar las mesas.
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