Organiser un concert-dîner, étape par étape

Un concert-dîner demande de régler le repas et la musique comme un seul programme. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve les musiciens avant d’arrêter le menu et les horaires de service. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster les quantités, le plan de table et les repas spécifiques. La dernière semaine sert surtout à confirmer les invités, tester le son et préparer ce qui peut l’être à l’avance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager des musiciens
2 personnes
3
Composer le menu
2 personnes
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le plan de table
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Coordonner la technique
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Compter la vaisselle et le verre
15
Tester l'équipement
2 personnes
16
Envoyer la confirmation aux invités
17
Établir la liste définitive des invités
18
Marquer les repas diététiques
2 personnes
19
Faire les courses de produits frais
2 personnes
20
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
21
Laver et couper les légumes
3 personnes
22
Préparer le dessert
2 personnes
23
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

25
Installer les instruments de musique
2 personnes
26
Installer le matériel sonore
3 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le linge de table
2 personnes
32
Dresser les tables
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
36
Aménager l’espace de travail de la cuisine
2 personnes
37
Finaliser les plats
4 personnes
38
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
39
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
42
Annoncer le programme
43
Exécuter la première session musicale
4 personnes
44
Servir l’entrée
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Dégager les tables
3 personnes
47
Exécuter la deuxième session musicale
4 personnes
48
Servir le plat principal
4 personnes
49
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
51
Exécuter le troisième set musical
4 personnes
52
Servir le dessert
4 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Assurer le dernier set de musique
4 personnes
55
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
56
Ranger en toute sécurité les boissons restantes
2 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Ranger les instruments de musique
2 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
3 personnes
62
Nettoyer l’espace
3 personnes
63
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Nappesqté 8
Rond de servietteqté 60

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Bol à soupeqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Couverts de dînerqté 70
Couverts à dessertqté 70
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Sauteusesqté 4
Casserolesqté 4
Plats à gratinqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 60
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de communiquer : prévois au moins 6 à 8 semaines pour trouver les musiciens, recueillir les inscriptions et coordonner la technique.
Construis le programme autour du repas : indique une durée précise pour l’accueil, chaque service et les pauses musicales afin d’éviter qu’un plat arrive pendant un morceau.
Demande les besoins alimentaires avec la réponse à l’invitation, puis marque chaque repas spécifique sur le plan de table au plus tard 3 jours avant le dîner.
Compte séparément les assiettes, couverts et verres à eau, à vin, à champagne et à café. Prévois une pièce de rechange par personne pour la vaisselle la plus utilisée.
Teste les haut-parleurs, microphones, câbles, boîtiers DI, rallonges et multiprises avant l’arrivée des invités. Installe les instruments et règle la balance au moins 90 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert-dîner ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’engager les musiciens, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le matériel technique.
Quand envoyer les invitations pour un concert-dîner ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date et fixe une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant. Tu pourras alors établir la liste définitive, le plan de table et les quantités du traiteur.
Quand préparer le menu et les courses ?: Arrête le menu environ 3 semaines avant, après avoir vérifié les besoins alimentaires. Achète les produits non périssables quelques jours plus tôt et les produits frais 1 à 2 jours avant le dîner.
Combien de temps prévoir pour installer la musique ?: Réserve au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les instruments, les pupitres, la table de mixage et les microphones. Ajoute 30 minutes si le lieu ou les branchements sont nouveaux pour les musiciens.

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