Zo organiseer je een designworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en maximale groepsgrootte; die bepalen hoeveel werkplekken, materialen en catering je nodig hebt. Open daarna het aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen, zodat je deelnemerslijst bruikbaar blijft. Werk vervolgens het programma en de oefeningen uit, maak de werkbladen af en test de techniek vóór de workshopdag. Op locatie draait alles om een logische inrichting: ontvangsttafel, werkplekken, presentatie en catering moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopdatum vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma bevestigen
2 personen
9
Catering bestellen
10
Techniek controleren
11
Workshopoefeningen uitwerken
2 personen
12
Werkbladen opmaken
13
Werkbladen printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Materialen verpakken
2 personen
18
Deelnemers herinneren

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
2 personen
23
Werkplekken inrichten
3 personen
24
Presentatie klaarzetten
25
Techniek testen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Workshop introduceren
31
Onderzoeksoefening begeleiden
2 personen
32
Pauzedranken bijvullen
2 personen
33
Ideatiesessie begeleiden
2 personen
34
Werkvormen uitleggen
2 personen
35
Prototypesessie begeleiden
3 personen
36
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
37
Diner serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Presentaties begeleiden
2 personen
40
Netwerkborrel verzorgen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Materialen sorteren
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
47
Techniek inpakken
2 personen
48
Restanten koelen
49
Geleende spullen retourneren
50
Deelnemersbedankje versturen
51
Foto's en bestanden delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Koelboxaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 4
Flip-overblokkenaantal 8
Stiftenaantal 80
Post-itsaantal 20
Schetsboekjesaantal 32
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 32
Geodriehoekenaantal 16
Scharenaantal 16
Lijmstiftenaantal 24
A3-papieraantal 200
A4-papieraantal 250
Kartonnen vellenaantal 50
Wasknijpersaantal 50
Naamkaarthoudersaantal 32
Pennenaantal 40

Decoratie

Tafellopersaantal 4
Naamkaartjesaantal 32
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en herinner deelnemers enkele dagen voor de workshop. Vraag in het formulier direct dieetwensen en eventuele praktische informatie uit.
Maak per deelnemer één werkplek met stoel, werkblad en de benodigde workshopmaterialen. Verpak materialen vooraf per tafel of oefening, zodat je op locatie niet eerst alles hoeft uit te zoeken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos samen. Een losse adapter of te korte kabel is een veelvoorkomende reden dat de presentatie pas na de start werkt.
Richt de ruimte in vóór je de catering neerzet: plaats eerst de werktafels en stoelen, maak daarna de werkplekken klaar en reserveer een duidelijke plek voor ontvangst en koffie. Houd looppaden vrij tussen werktafels en buffettafel.
Neem voor de uitleg meer mee dan alleen een presentatie. Leg ook flip-overblokken, stiften en post-its klaar en zet de presentatie alvast op de laptop; zo kun je direct beginnen als de groep compleet is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designworkshop organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra die twee gegevens definitief zijn, zodat je genoeg tijd houdt voor aanmeldingen, werkbladen en materiaalinkoop.
Hoeveel werkplekken heb ik nodig voor een designworkshop?: Maak één volledige werkplek per aangemelde deelnemer en houd geen lege stoelen aan als vaste buffer. Werk je met tafels in groepen, tel dan vooraf hoeveel deelnemers per tafel kunnen werken zonder dat werkbladen en materialen elkaar in de weg liggen.
Wanneer moet ik de techniek voor een designworkshop testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf met dezelfde laptop, kabels en adapter die je op locatie gebruikt. Doe op de workshopdag nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen, inclusief geluid en de eerste dia van de presentatie.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een designworkshop?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen voor de workshop. Bestel de catering daarna op basis van de definitieve deelnemerslijst, met aparte opties duidelijk herkenbaar bij de buffettafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.