Cómo organizar un taller de diseño sin improvisar

Un taller de diseño necesita más que una sala y algunas ideas: hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, ejercicios, materiales y tecnología. Empieza fijando la fecha y reservando el lugar; después abre el formulario y confirma el programa cuando conozcas el número de participantes. La última semana sirve para cerrar catering, imprimir hojas de trabajo y preparar los puestos. El día del taller, llega con tiempo para comprobar el espacio, montar las mesas y probar la presentación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha del taller
3
Enviar invitaciones
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de participantes
8
Confirmar el programa
2 personas
9
Pedir el catering
10
Comprobar la técnica
11
Elaborar los ejercicios del taller
2 personas
12
Preparar las mesas de trabajo
13
Imprimir hojas de trabajo
14
Preparar tarjetas de nombre
15
Hacer la compra
2 personas
16
Reunir los materiales
2 personas
17
Empaquetar los materiales
2 personas
18
Recordar a los participantes

Evento

19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Comprobar el espacio
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
2 personas
23
Organizar los puestos de trabajo
3 personas
24
Preparar la presentación
25
Probar la técnica
26
Preparar café y té
2 personas
27
Montar la mesa de recepción
2 personas
28
Recepción de participantes
3 personas
29
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
30
Presentar el taller
31
Guiar el ejercicio de investigación
2 personas
32
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
33
Facilitar la sesión de ideación
2 personas
34
Explicar las dinámicas de trabajo
2 personas
35
Coordinar la sesión de prototipos
3 personas
36
Preparar el bufé de cena
3 personas
37
Servir la cena
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Coordinar presentaciones
2 personas
40
Atender el cóctel de networking
2 personas
41
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

42
Clasificar los materiales
2 personas
43
Lavar la vajilla
2 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Limpiar el espacio
3 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
47
Empacar el equipo técnico
2 personas
48
Refrigerar los sobrantes
49
Devolver los objetos prestados
50
Enviar agradecimiento a los participantes
51
Compartir fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 8
Sillascant. 32
Mesa del bufécant. 2
Mesa de recepción
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Altavoz portátil
Micrófono

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 4
Nevera portátilcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasos de técant. 36
Vasos para aguacant. 36
Platoscant. 36
Cubiertoscant. 36
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4
Jarras de aguacant. 4

Material del taller

Pizarra de hojascant. 4
Bloc de rotafoliocant. 8
Rotuladorescant. 80
Post-itscant. 20
Cuadernos de bocetoscant. 32
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 32
Escuadrascant. 16
Tijerascant. 16
Barras de pegamentocant. 24
Papel A3cant. 200
Papel A4cant. 250
Hojas de cartóncant. 50
Pinzas de la ropacant. 50
Portatarjetas de nombrecant. 32
Bolígrafoscant. 40

Decoración

Manteles runnerscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 32
Señales direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregaderoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y fija la fecha antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para encontrar una sala adecuada y confirmar mesas de trabajo, sillas y espacio para la recepción.
Abre el formulario con 3 o 4 semanas de antelación y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Actualiza la lista de participantes cada pocos días para que el catering no se base en datos antiguos.
Cierra los ejercicios y el programa al menos 7 días antes. Así puedes imprimir las hojas de trabajo, preparar las tarjetas de nombre y empaquetar los materiales por puesto.
Haz una prueba técnica 2 o 3 días antes con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores y los alargadores. No des por hecho que la sala incluye conexiones o sonido.
Llega 90 minutos antes para comprobar el espacio, montar las mesas, colocar las sillas y organizar los materiales. Prepara también la mesa de recepción y prueba la presentación antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de diseño?: Empieza unas 6 semanas antes para reservar el lugar y fijar la fecha. Abre las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes, y deja la semana final para cerrar participantes, catering, ejercicios y materiales.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes y pedir el catering?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del taller, cuando ya hayas enviado el recordatorio final. Pide el catering después de revisar las preferencias dietéticas y el número confirmado.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Llega al menos 90 minutos antes. Ese margen permite comprobar el espacio, montar las mesas de trabajo, colocar las sillas, organizar los puestos y resolver problemas con la técnica.
¿Qué debo probar antes de un taller de diseño?: Entre 2 y 3 días antes, prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, los alargadores y el altavoz o micrófono si los utilizas. Repite la prueba al llegar a la sala.

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