Organiser un atelier de design, étape par étape

Un atelier de design réussit quand la préparation suit une séquence claire : fixer la date, réserver le lieu, inscrire les participants, puis construire les exercices et les postes de travail. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour tester la projection, les câbles et chaque support imprimé. Les oublis se concentrent souvent dans les détails pratiques : besoins alimentaires, badges, adaptateurs et matériel réparti par table. Ce plan vous aide à passer de l’idée à une salle prête à accueillir le groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date de l’atelier
3
Envoyer les invitations
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Confirmer le programme
2 personnes
9
Commander le catering
10
Vérifier la technique
11
Élaborer les exercices de l'atelier
2 personnes
12
Dresser les plans de travail
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Préparer les badges nominatifs
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Emballer le matériel
2 personnes
18
Rappeler les participants

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier l’espace
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
2 personnes
23
Aménager les postes de travail
3 personnes
24
Préparer la présentation
25
Tester la technique
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Distribuer les badges
2 personnes
30
Présenter l'atelier
31
Animer l’exercice de recherche
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
33
Animer la séance d'idéation
2 personnes
34
Expliquer les méthodes de travail
2 personnes
35
Encadrer la session de prototypes
3 personnes
36
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
37
Servir le dîner
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Animer les présentations
2 personnes
40
Organiser le cocktail networking
2 personnes
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Trier les matériaux
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Remettre le mobilier en place
3 personnes
47
Ranger le matériel technique
2 personnes
48
Réfrigérer les restes
49
Rendre les articles empruntés
50
Envoyer un message de remerciement aux participants
51
Partager les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 8
Chaisesqté 32
Table de buffetqté 2
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièreqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à théqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 4

Matériel d'atelier

Paperboardqté 4
Blocs pour chevaletqté 8
Marqueursqté 80
Post-itqté 20
Cahiers de croquisqté 32
Crayonsqté 40
Gommesqté 32
Équerres géométriquesqté 16
Ciseauxqté 16
Bâtons de colleqté 24
Papier A3qté 200
Papier A4qté 250
Feuilles de cartonqté 50
Pinces à lingeqté 50
Porte-nomsqté 32
Stylosqté 40

Décoration

Chemins de tableqté 4
Badges nominatifsqté 32
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et la date, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez précis. Fermez-les au moins 5 jours avant l’atelier pour mettre à jour la liste et traiter les besoins alimentaires.
Concevez les exercices avant d’acheter ou de rassembler le matériel. Pour chaque séquence, indiquez le résultat attendu, la durée et ce qui doit se trouver sur chaque poste de travail.
Préparez les supports imprimés et les badges au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les changements de dernière minute et les participants non prévus arrivent souvent.
Testez la technique avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur réellement utilisés. Faites ce test au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe, pas seulement à votre bureau.
Organisez l’accueil et les pauses avant l’ouverture du lieu : badges sur la table d’accueil, eau et boissons accessibles, puis tables et chaises installées selon les exercices. Gardez les rallonges et multiprises hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de design ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, le traiteur, les impressions et la confirmation du programme.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un atelier de design ?: Fermez le formulaire environ 5 jours avant l’atelier. Ce délai permet de vérifier les participants, les besoins alimentaires et la quantité de matériel à préparer.
Quand installer la salle pour un atelier de design ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises et les postes, puis tester la présentation et le son.
Combien de matériel prévoir par participant ?: Préparez un poste de travail complet pour chaque participant et ajoutez environ 10 % de consommables de réserve. Répartissez les marqueurs, post-it et feuilles avant l’arrivée du groupe.

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