Zo organiseer je een designmarkt zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers; pas daarna kun je inschrijvingen en promotie goed opzetten. Werk vervolgens toe naar een definitieve deelnemerslijst en een standindeling die past bij de beschikbare ruimte. Regel vroeg wat vaak te laat komt: vergunningen, verzekering, stroom, catering en afvalinzameling. In de laatste week draait alles om testen, printen en controleren, zodat standhouders bij aankomst direct weten waar ze moeten staan en hoe betalingen verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Promotietekst publiceren
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Standhouders informeren
2 personen
14
Catering reserveren
15
Afvalinzameling reserveren
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Plattegrond afdrukken
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Kassasysteem testen
2 personen
22
Betaalrekeningen voorbereiden
23
Verlengkabels testen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen ontvangen
3 personen
30
Marktkramen uitladen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Stands nummeren
2 personen
35
Displays en rekken plaatsen
3 personen
36
Stroom aansluiten
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Informatiebalie inrichten
2 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Cateringtafel inrichten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Standhouders ontvangen
3 personen
47
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
48
Deelnemersregistratie openen
2 personen
49
Bezoekersontvangst verzorgen
3 personen
50
Informatie verstrekken
2 personen
51
Kassa bedienen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Standhouders ondersteunen
2 personen
58
Publieksstroom controleren
2 personen
59
Eindsignaal aankondigen
60
Standhouders laten afbouwen
3 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Standmaterialen verzamelen
4 personen
63
Tenten en kramen afbouwen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Verlichting afnemen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen legen
2 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Standhouders informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Partytentenaantal 8
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 18
Presentatiekubussenaantal 24
Schoenenrekkenaantal 8
Spiegelsaantal 8
Tafelkledenaantal 28
Kleedkamerrekkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 3
Kassaladesaantal 2
Tabletsaantal 3
Wifirouter
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Handmicrofoon
Mobiele speakeraantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Steekwagensaantal 2
Laddersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED bouwlampenaantal 6
Lampstatievenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Standbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 20
Fotowand

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Opbergboxenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld daarin bijvoorbeeld de beschikbare standruimte, opbouwtijd, stroommogelijkheden en uiterste aanmelddatum; zo voorkom je discussies nadat deelnemers al zijn bevestigd.
Maak de standindeling pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt gecontroleerd. Houd rekening met ruimte voor kledingrekken, presentatiekubussen, schoenenrekken en looproutes, en stuur standhouders de indeling uiterlijk enkele dagen voor de markt.
Test het kassasysteem, de pinapparaten en de wifirouter minimaal één dag vooraf. Controleer ook betaalrekeningen, kassalades en tablets; een pinapparaat dat op locatie geen verbinding maakt, kost direct tijd en omzet.
Loop de stroomvoorziening per zone na voordat je tafels en marktkramen neerzet. Verlengkabels en stekkerdozen moeten lang genoeg zijn en veilig liggen; gebruik gaffer tape om kabels op looproutes vast te zetten.
Maak een aparte opbouw- en sluitingschecklist voor de locatie. Zet bewegwijzering, standbordjes, naamkaartjes en het welkomstbord klaar vóór de eerste deelnemers arriveren, en plan aan het einde tijd voor afval, spullen en controle van de ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Plan de inschrijving en promotie daarna, zodat je minstens 2 weken voor de markt de deelnemerslijst en standindeling kunt vastzetten.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een designmarkt?: Nodig standhouders uit zodra de locatie, datum en deelnemersvoorwaarden vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef een duidelijke inschrijftermijn van ongeveer 2 weken en bevestig daarna wie definitief meedoet.
Hoeveel tijd heb je nodig om een designmarkt op te bouwen?: Reken minimaal 2 tot 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, tafels, verlichting en bewegwijzering, exclusief de opbouwtijd van standhouders. Laat deelnemers bij voorkeur 1 tot 1,5 uur vóór opening arriveren, zodat je stroom en betalingen nog kunt controleren.
Wanneer regel je catering en afvalinzameling voor een designmarkt?: Reserveer catering en afvalinzameling zodra het verwachte aantal deelnemers en bezoekers redelijk bekend is, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Controleer beide diensten nogmaals in de laatste week en wijs op de dag zelf één verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.