Organiser un salon du design, étape par étape

Un salon du design se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par verrouiller la date, le lieu, les autorisations et l’assurance avant de solliciter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques. Les dernières vérifications concernent surtout l’électricité, les paiements, la signalétique, le catering et la gestion des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Inviter les participants
2 personnes
7
Publier le texte promotionnel
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Informer les exposants
2 personnes
14
Réserver le catering
15
Réserver l’enlèvement des déchets
16
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
17
Imprimer le plan
18
Imprimer la liste des participants
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Tester le système de caisse
2 personnes
22
Préparer les comptes de paiement
23
Tester les rallonges
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Réception des livraisons
3 personnes
30
Décharger les stands de marché
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Numéroter les stands
2 personnes
35
Installer les présentoirs et les rayonnages
3 personnes
36
Brancher l’électricité
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer le comptoir d'information
2 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Installer la table traiteur
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Installer la signalisation
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
48
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
49
Assurer l’accueil des visiteurs
3 personnes
50
Fournir les informations
2 personnes
51
Tenir la caisse
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Soutenir les exposants
2 personnes
58
Contrôler le flux de public
2 personnes
59
Annoncer le signal de fin
60
Faire démonter les stands
3 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
63
Démonter les tentes et les stands
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter l'éclairage
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger les courses restantes
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Informer les exposants du déroulement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 8
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 18
Cubes de présentationqté 24
Porte-chaussuresqté 8
Miroirsqté 8
Nappesqté 28
Portants de logeqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 2
Tablettesqté 3
Routeur Wi-Fi
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Microphone à main
Haut-parleur portableqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2
Échellesqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Projecteurs LEDqté 6
Pieds de lampeqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantesqté 20
Mur photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, de vérifier l’assurance et de rédiger des conditions de participation claires.
Demandez les informations des exposants dès l’inscription : dimensions souhaitées, alimentation électrique, mobilier nécessaire et besoins alimentaires. Faites une relance 10 jours avant l’événement pour éviter les changements de dernière minute.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer définitivement les participants. Prévoyez les circulations, les tables, les portants, les cubes de présentation et les points d’alimentation, puis envoyez le plan final au moins 7 jours avant le salon.
Testez les terminaux de paiement, les tablettes, le routeur Wi-Fi et les rallonges 24 à 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi du ruban gaffer et des multiprises : les câbles mal sécurisés sont un problème fréquent au montage.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste imprimée des participants, panneau d’accueil et panneaux indicateurs. Réservez le catering et l’enlèvement des déchets au plus tard 7 jours avant, puis confirmez les horaires avec chaque prestataire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du design ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un salon réunissant plusieurs exposants. Les autorisations, l’assurance, les inscriptions et la réservation du mobilier sont les postes qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le salon et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez ensuite quelques jours pour confirmer les participants et établir le plan des stands.
Quand préparer le plan des stands ?: Commencez le plan dès que les premières inscriptions sont validées, puis finalisez-le 7 jours avant l’ouverture. Envoyez la version définitive aux exposants afin qu’ils connaissent leur emplacement et leurs besoins techniques.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du design ?: Contrôlez les branchements, les rallonges, le Wi-Fi, les terminaux de paiement, la signalétique et les badges 24 heures avant. Vérifiez également les livraisons, le catering et l’enlèvement des déchets avec les prestataires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.