Cómo organizar un mercado de diseño sin perder el control

Un mercado de diseño se organiza en un orden muy concreto: primero aseguras fecha, ubicación y permisos; después defines las condiciones para expositores y abres las inscripciones. Cuando ya sabes cuántos participantes tendrás, puedes distribuir los puestos, calcular las necesidades de electricidad y cerrar catering y residuos. La última semana sirve para confirmar nombres, imprimir planos y señalización, y probar cobros, wifi y cables. Así evitas descubrir el día del mercado que faltan enchufes, mesas o información para los responsables de los stands.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
5
Crear el formulario de inscripción
6
Invitar a los participantes
2 personas
7
Publicar el texto promocional
8
Distribuir carteles
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar participantes
2 personas
12
Hacer el plano de puestos
2 personas
13
Informar a los responsables de los stands
2 personas
14
Reservar el catering
15
Reservar recogida de residuos
16
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
17
Imprimir el plano
18
Imprimir la lista de participantes
19
Preparar la señalización
2 personas
20
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
21
Probar el sistema de caja
2 personas
22
Preparar las cuentas para pagar
23
Probar cables de extensión
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Reunir los materiales
3 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Recibir entregas
3 personas
30
Descargar los puestos del mercado
4 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Numerar los stands
2 personas
35
Colocar expositores y estanterías
3 personas
36
Conectar la corriente
2 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar el mostrador de información
2 personas
40
Preparar la caja
2 personas
41
Montar la mesa de catering
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Colocar la señalización
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
48
Abrir el registro de participantes
2 personas
49
Atender la recepción de visitantes
3 personas
50
Proporcionar información
2 personas
51
Operar la caja
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Apoyar a los expositores
2 personas
58
Controlar el flujo de público
2 personas
59
Anunciar la señal final
60
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
61
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

62
Reunir materiales del stand
4 personas
63
Desmontar carpas y puestos
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Retirar la iluminación
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Vaciar neveras portátiles
2 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Informar a los expositores sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Carpas de fiestacant. 8
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 18
Cubos de presentacióncant. 24
Surtidores para zapatoscant. 8
Espejoscant. 8
Mantelescant. 28
Percheros para camerinoscant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 3
Bandejas de cajacant. 2
Tabletscant. 3
Router wifi
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Micrófono de mano
Altavoz portátilcant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2
Escalerascant. 2
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Focos LED de obracant. 6
Soportes para lámparascant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 8
Pizarrascant. 6
Guirnaldascant. 10
Plantascant. 20
Photowall

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenajecant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a nadie. Comprueba también el seguro y deja por escrito las condiciones de participación para evitar cambios de última hora.
Abre las inscripciones con un formulario que pregunte qué necesita cada expositor. Recoge también las preferencias dietéticas y confirma la lista definitiva con varios días de margen.
Haz el plano de puestos cuando las inscripciones estén cerradas, no antes. Reserva espacio para circulación, carpas, mesas, percheros y puntos de electricidad, e informa a cada responsable de su ubicación.
Prueba el sistema de caja antes de abrir: datáfonos, tablets, router wifi y bandejas de caja deben funcionar juntos. Ten preparadas las cuentas para pagar y comprueba los cables alargadores y las regletas.
Prepara la operación del día con señalización visible, tarjetas con nombres, plano impreso y lista de participantes. Reserva con antelación el catering y la recogida de residuos; ambos suelen olvidarse hasta que ya no hay disponibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de diseño?: Empieza al menos 8 semanas antes para asegurar el espacio, solicitar permisos, redactar las condiciones y abrir inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales y hacer pruebas técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes del mercado. Ese plazo permite hacer el plano de puestos, confirmar necesidades eléctricas y comunicar a cada participante su ubicación.
¿Cuántos puntos de electricidad necesito para un mercado de diseño?: Cuenta los equipos que requieren corriente, como datáfonos, tablets, máquinas de café, iluminación y altavoces, y añade al menos un punto de reserva por cada 10 puestos. Comprueba la instalación en el espacio antes del montaje, no el mismo día.
¿Cuándo hay que probar los cobros y el wifi?: Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes, usando los datáfonos, tablets y router wifi que estarán disponibles en el evento. Repite una comprobación breve al llegar al montaje para detectar cables sueltos o falta de conexión.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.