Eine Designmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Designmarkt entscheidet nicht nur das Angebot der Aussteller über den Ablauf, sondern vor allem eine klare Reihenfolge in der Vorbereitung. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Werbung, Standaufteilung und die technische Planung. In den letzten Tagen geht es um Beschilderung, Teilnehmerlisten, Kassensysteme, Strom und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Teilnehmer einladen
2 Personen
7
Werbetext veröffentlichen
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Standbetreiber informieren
2 Personen
14
Catering reservieren
15
Abfallentsorgung reservieren
16
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
17
Lageplan drucken
18
Teilnehmerliste ausdrucken
19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Kassensystem testen
2 Personen
22
Zahlungsrechnungen vorbereiten
23
Verlängerungskabel testen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
30
Marktstände ausladen
4 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Stände nummerieren
2 Personen
35
Displays und Regale aufstellen
3 Personen
36
Strom anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Informationsstand einrichten
2 Personen
40
Kasse einrichten
2 Personen
41
Cateringtisch einrichten
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Beschilderung anbringen
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
46
Aussteller empfangen
3 Personen
47
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
48
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
49
Besucherempfang organisieren
3 Personen
50
Informationen bereitstellen
2 Personen
51
Kasse bedienen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
58
Publikumsfluss kontrollieren
2 Personen
59
Zielsignal ankündigen
60
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
61
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Standmaterial sammeln
4 Personen
63
Zelte und Stände abbauen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Beleuchtung abhängen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Kühlboxen leeren
2 Personen
69
Abfall trennen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Standbetreiber über den Ablauf informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 24
PartyzelteAnz. 8
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 18
PräsentationswürfelAnz. 24
SchuhregaleAnz. 8
SpiegelAnz. 8
TischdeckenAnz. 28
UmkleideracksAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 3
KassenladeAnz. 2
TabletsAnz. 3
WLAN-Router
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
Handmikrofon
Mobiler LautsprecherAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
LeiternAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-BaustrahlerAnz. 6
LampenstativeAnz. 6

Dekoration

Willkommensschild
StandbeschilderungAnz. 30
WegweiserAnz. 12
PinnwändeAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WimpelkettenAnz. 10
PflanzenAnz. 20
Fotowand

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Nenne dort Anmeldeschluss, Standgröße, Kosten, Zahlungsfrist und was Aussteller selbst mitbringen müssen.
Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Berücksichtige Stromanschlüsse, Laufwege, Umkleideracks, Spiegel und Sonderwünsche wie größere Präsentationsflächen.
Teste Kartenlesegeräte, Tablets, Kassenlade und WLAN-Router spätestens 48 Stunden vor dem Markt. Lade jedes Gerät vollständig und lege Verlängerungskabel sowie Gaffer Tape für den Aufbau bereit.
Drucke Lageplan, Teilnehmerliste, Wegweiser und Standbeschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite mindestens ein zusätzliches Exemplar pro Eingangsbereich und ein Ersatzset für beschädigte Schilder vor.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Mobiliar, Beleuchtung und Strom zuerst, danach Standnummern und Dekoration. Reserviere Abfallentsorgung und Catering frühzeitig, weil kurzfristige Änderungen am Veranstaltungstag schwer aufzufangen sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Designmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung und die Suche nach passenden Ausstellern brauchen oft mehr Zeit als die spätere Ausstattung.
Wann sollte ich die Anmeldungen für eine Designmarkt schließen?: Setze den Anmeldeschluss etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 14 Tage für Rückfragen, Bestätigungen und einen belastbaren Standplan.
Wie viele Aussteller passen auf eine Designmarkt?: Das hängt von der nutzbaren Fläche und den geplanten Standgrößen ab. Rechne zusätzlich zu den Ständen mit mindestens 1,5 Metern Bewegungsfläche pro Hauptlaufweg und reserviere Platz für Eingang, Catering und Abfallbehälter.
Was muss ich am Tag vor der Designmarkt prüfen?: Kontrolliere am Vortag Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte, WLAN, Beschilderung und die vollständige Ausstattung. Lege Teilnehmerliste, Lageplan und Namensschilder gesammelt am Empfang bereit.

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