Zo organiseer je een designkerstmarkt

Begin minstens acht tot twaalf weken vooraf met de datum, het programma en de werving van standhouders. Open daarna het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en bevestig deelnemers voordat je de plattegrond en standnummers maakt. Regel vergunningen, reserveringen en parkeerinformatie niet pas in de laatste week. Test verlichting, betaalpunten en bewegwijzering vooraf en plan op de opbouwdag tijd voor marktkramen, decoratie en kabels. Zo blijft er op de dag zelf ruimte over voor ontvangst en onverwachte problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standhouders bevestigen
2 personen
8
Plattegrond maken
2 personen
9
Standnummers toewijzen
10
Reserveringen maken
11
Vergunningen controleren
12
Parkeerinformatie publiceren
13
Routebordjes voorbereiden
2 personen
14
Programmaborden ontwerpen
15
Naambadges maken
2 personen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Standhouders informeren
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Servies en glaswerk tellen
2 personen
20
Lichtmaterialen testen
2 personen
21
Betaalpunten testen
2 personen
22
Muziek afspeellijst maken
23
Vrijwilligers inplannen
2 personen
24
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Verse producten koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Lichtsnoeren controleren
2 personen
30
Kassa's voorbereiden
2 personen
31
Weersverwachting controleren
32
Standhouders herinneren

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Leveringen aannemen
2 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Partytenten opbouwen
4 personen
37
Standplaatsen markeren
2 personen
38
Stroompunten verdelen
2 personen
39
Verlichting ophangen
3 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders naar plaatsen wijzen
2 personen
43
Producttafels klaarzetten
6 personen
44
Kassa's installeren
2 personen
45
Muziek aansluiten
2 personen
46
Dranken koud zetten
2 personen
47
Koffiepunt inrichten
2 personen
48
Hapjes uitstallen
3 personen
49
Servies klaarzetten
2 personen
50
Afvalpunten plaatsen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
53
Entreebalie inrichten
2 personen
54
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
55
Briefing horecateam geven
2 personen
56
Deuren openen
4 personen
57
Bezoekers ontvangen
4 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Warme chocolademelk serveren
2 personen
60
Hapjes serveren
3 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Tafels afruimen
3 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
65
Licht en muziek controleren
66
Standhouders ondersteunen
2 personen
67
Laatste verkoopronde aankondigen
68
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
69
Kassa's afsluiten
2 personen
70
Standhouders laten afbouwen
3 personen
71
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

72
Decoratie afhalen
3 personen
73
Partytenten afbreken
4 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Verlichting verwijderen
3 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Koelboxen legen
2 personen
79
Afval verzamelen
3 personen
80
Locatie schoonmaken
4 personen
81
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
82
Borden en materialen verzamelen
2 personen
83
Geleende spullen sorteren
2 personen
84
Materialen retourneren
2 personen
85
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
86
Verloren voorwerpen registreren
87
Gevonden voorwerpen bewaren
88
Standhouders informeren over spullen
89
Facturen en borg controleren
90
Foto's en bestanden archiveren
91
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Bistrotafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kassatafelsaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Guirlandesaantal 10
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 12
Decoratieve dennentakkenaantal 20
Stoffen decoratiedoekenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Kerstfigurenaantal 8
Sierlintaantal 10
Kerststalletjesaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 24
Lichtnetsnoerenaantal 6
Batterijlampjesaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziektablet
Betaalterminalsaantal 3
Kassaboxenaantal 2
Steekwagensaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Theelepelsaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 20
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig standhouders uiterlijk drie weken vooraf en stuur daarna één overzicht met standnummer, opbouwtijd, parkeerroute en wat zij zelf moeten meenemen. Zo voorkom je losse vragen op de ochtend van de markt.
Maak de plattegrond pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer bij de ingang ruimte voor informatie en betalingen, en houd looproutes vrij van kledingrekken, tafels en kabels.
Test alle lichtsnoeren, ledlampen en lichtnetsnoeren minstens één week vooraf op de plek waar ze komen. Tel verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en reservebatterijen afzonderlijk; een tekort ontdek je op de opbouwdag te laat.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal twee uur: voor opbouw, ontvangst, toezicht tijdens de markt en afbouw. Wijs vooraf één persoon aan voor betaalpunten en één voor vragen van standhouders.
Controleer de boodschappenlijst, servies en glaswerk en de kerstdecoratie twee dagen vooraf. Sorteer kerstbomen, guirlandes, kransen en tafeldecoraties per zone, zodat de opbouw niet verandert in zoeken naar materiaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een designkerstmarkt organiseren?: Begin acht tot twaalf weken vooraf met datum, programma, vergunningen en standhouders. Leg de plattegrond, standnummers en bezoekersinformatie uiterlijk drie weken voor de markt vast.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een designkerstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste looproutes. Meet eerst hoeveel marktkramen of tafels passen met minimaal één vrije doorgang; bevestig daarna alleen het aantal deelnemers dat op de plattegrond past.
Wanneer moet je de verlichting en betaalpunten testen?: Test verlichting en betaalpunten uiterlijk één week vooraf en herhaal de controle op de opbouwdag. Controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en reservebatterijen.
Wat moet je bezoekers vooraf laten weten over een designkerstmarkt?: Publiceer datum, programma, route en parkeerinformatie minimaal twee weken vooraf. Zet routebordjes en programmaborden op de opbouwdag klaar en controleer of bezoekers de ingang en betaalpunten vanaf de route kunnen vinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.