Organiser un marché de Noël design, étape par étape

Un marché de Noël design se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une installation. Fixez la date, le programme et le nombre d’exposants avant de réserver le mobilier ou de publier les inscriptions. Prévoyez ensuite les stands, la circulation, les paiements, l’éclairage et les besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les rallonges, la signalétique et la confirmation tardive des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Créer le plan
2 personnes
9
Attribuer les numéros de stand
10
Faire les réservations
11
Vérifier les autorisations
12
Publier les informations de stationnement
13
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
14
Concevoir les panneaux du programme
15
Créer les badges nominatifs
2 personnes
16
Concevoir les menus
17
Informer les exposants
18
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
19
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
20
Tester les équipements d'éclairage
2 personnes
21
Tester les points de paiement
2 personnes
22
Créer la playlist musicale
23
Planifier les bénévoles
2 personnes
24
Trier les décorations de Noël
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Vérifier les guirlandes lumineuses
2 personnes
30
Préparer les caisses
2 personnes
31
Vérifier les prévisions météo
32
Rappeler les exposants

Événement

33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Recevoir les livraisons
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Marquer les emplacements
2 personnes
38
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Indiquer l'emplacement aux exposants
2 personnes
43
Installer les tables de produits
6 personnes
44
Installer les caisses
2 personnes
45
Brancher la musique
2 personnes
46
Mettre les boissons au frais
2 personnes
47
Mettre en place le point café
2 personnes
48
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
49
Préparer la vaisselle
2 personnes
50
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
53
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
54
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
55
Briefing de l’équipe horeca
2 personnes
56
Ouvrir les portes
4 personnes
57
Accueillir les visiteurs
4 personnes
58
Servir le café et le thé
3 personnes
59
Servir du chocolat chaud
2 personnes
60
Servir des amuse-bouches
3 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Dégager les tables
3 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
65
Vérifier la lumière et la musique
66
Soutenir les exposants
2 personnes
67
Annoncer le dernier tour de vente
68
Reconduire les visiteurs
3 personnes
69
Fermer les caisses
2 personnes
70
Faire démonter les stands
3 personnes
71
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

72
Récupérer la décoration
3 personnes
73
Démonter les tentes de fête
4 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Éteindre l’équipement
2 personnes
76
Retirer l'éclairage
3 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Vider les glacières
2 personnes
79
Rassembler les déchets
3 personnes
80
Nettoyer le lieu
4 personnes
81
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
82
Rassembler les assiettes et le matériel
2 personnes
83
Trier les objets empruntés
2 personnes
84
Retourner les matériels
2 personnes
85
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
86
Enregistrer les objets trouvés
87
Conserver les objets trouvés
88
Informer les exposants sur le matériel
89
Vérifier les factures et la caution
90
Archiver les photos et les fichiers
91
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables bistrotqté 6
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Nappesqté 20
Tables de caisseqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandesqté 10
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 12
Branches de pin décorativesqté 20
Tissus décoratifsqté 12
Décorations de tableqté 20
Lanternesqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Ruban décoratifqté 10
Crèches de Noëlqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 24
Câbles d'alimentation pour l'éclairageqté 6
Lampes à pileqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 40

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Tablette musicale
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Diablesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Cuillères à caféqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Torchons de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la capacité du marché : comptez les exposants, les visiteurs attendus et la largeur nécessaire entre les stands avant d’attribuer les numéros d’emplacement. Gardez une zone libre pour l’accueil, les files d’attente et les tables de caisse.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis demandez dès le formulaire les besoins électriques, alimentaires et la taille souhaitée du stand. Relancez les exposants non confirmés au moins 10 jours avant l’événement.
Testez tout l’éclairage avant le montage : guirlandes lumineuses, lampes LED, rallonges, multiprises et passe-câbles. Prévoyez des piles de rechange et séparez les câbles des zones de passage pour éviter une installation de dernière minute.
Préparez la signalétique avant le jour J : itinéraire, stationnement, programme, numéros de stands et badges nominatifs. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les visiteurs ne suivent pas toujours l’entrée prévue.
Faites un inventaire du matériel au moins 48 heures avant l’ouverture. Comptez les tables, chaises, tabourets, nappes et éléments de décoration séparément, puis vérifiez la vaisselle, les verres et les points de paiement avec les bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël design ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les autorisations et les réservations de mobilier prennent généralement plus de temps que la décoration.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes pour les exposants ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis bloquez les inscriptions environ 3 semaines avant l’événement. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour traiter les demandes et confirmer les stands.
Comment organiser les stands d’un marché de Noël ?: Attribuez les numéros après avoir reçu les besoins de chaque exposant, puis dessinez un plan avec les entrées, les sorties et les zones de paiement. Prévoyez idéalement 1,20 m à 1,50 m de passage entre les rangées.
Quand installer les décorations et l’éclairage ?: Installez les tentes, stands et tables d’abord, puis l’éclairage et les décorations la veille ou au moins 4 heures avant l’ouverture. Faites un test complet des prises et des câbles avant l’arrivée du public.

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