Cómo organizar un mercado navideño de diseño sin perder el control

Un mercado navideño de diseño se organiza en dos líneas: atraer y coordinar a los expositores, y preparar un recorrido cómodo para quienes visitan el evento. Empieza por fijar la fecha, publicar el programa y abrir las inscripciones; después cierra el plano, los permisos y las necesidades de cada puesto. Durante la última semana, comprueba pagos, iluminación, cartelería, vajilla y decoración. El día del mercado, los números de stand, los responsables y los turnos de voluntariado deben estar definidos antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
8
Hacer el plano
2 personas
9
Asignar números de stand
10
Hacer reservas
11
Comprobar permisos
12
Publicar información de estacionamiento
13
Preparar los carteles de ruta
2 personas
14
Diseñar los paneles del programa
15
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
16
Diseñar los menús
17
Informar a los responsables de los stands
18
Comprobar el inventario de material
2 personas
19
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
20
Probar los equipos de iluminación
2 personas
21
Probar los puntos de pago
2 personas
22
Crear lista de reproducción
23
Programar voluntarios
2 personas
24
Clasificar decoración navideña
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Refrigerar los productos frescos
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Comprobar las guirnaldas de luces
2 personas
30
Preparar las cajas registradoras
2 personas
31
Comprobar el pronóstico del tiempo
32
Recordar a los expositores

Evento

33
Abrir la ubicación
2 personas
34
Recibir las entregas
2 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
38
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
39
Colgar la iluminación
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Recibir a los expositores
3 personas
42
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
43
Montar las mesas de productos
6 personas
44
Instalar las cajas registradoras
2 personas
45
Conectar la música
2 personas
46
Enfriar las bebidas
2 personas
47
Montar el punto de café
2 personas
48
Montar aperitivos
3 personas
49
Preparar la vajilla
2 personas
50
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
2 personas
52
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
53
Montar el mostrador de entrada
2 personas
54
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
55
Dar briefing al equipo de hostelería
2 personas
56
Abrir las puertas
4 personas
57
Recibir a los visitantes
4 personas
58
Servir café y té
3 personas
59
Servir chocolate caliente
2 personas
60
Servir aperitivos
3 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
63
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
64
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
65
Comprobar la luz y la música
66
Apoyar a los expositores
2 personas
67
Anunciar la última ronda de ventas
68
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
69
Cerrar las cajas
2 personas
70
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
71
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

72
Retirar la decoración
3 personas
73
Desmontar las carpas
4 personas
74
Recoger mesas y sillas
4 personas
75
Apagar el equipo
2 personas
76
Retirar la iluminación
3 personas
77
Lavar la vajilla
3 personas
78
Vaciar neveras portátiles
2 personas
79
Recoger la basura
3 personas
80
Limpiar el lugar
4 personas
81
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
82
Recopilar platos y materiales
2 personas
83
Clasificar los artículos prestados
2 personas
84
Devolver los materiales
2 personas
85
Repartir la comida sobrante
2 personas
86
Registrar objetos perdidos
87
Guardar los objetos perdidos
88
Informar a los expositores sobre los materiales
89
Comprobar facturas y depósito
90
Archivar fotos y archivos
91
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas bistrocant. 6
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 8
Mantelescant. 20
Mesas de cajacant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldascant. 10
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 12
Ramas decorativas de pinocant. 20
Telones decorativos de telacant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Farolescant. 12
Figuras navideñascant. 8
Cinta decorativacant. 10
Belenescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 24
Cables de alimentacióncant. 6
Lámparas de bateríacant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 40

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Tablet de música
Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 2
Carros de manocant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Cucharillascant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 20
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Paños de cocinacant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones de expositores con al menos 2 semanas de antelación. Pide en el formulario qué mobiliario necesitan, sus preferencias dietéticas y si requieren un punto de pago o conexión eléctrica.
Haz el plano antes de asignar los números de stand. Deja pasillos suficientemente amplios, separa las mesas de caja del flujo principal y coloca los puestos de comida y bebida donde no bloqueen las entradas.
Comprueba los permisos y publica la información de estacionamiento como mínimo 7 días antes. Incluye también carteles de ruta desde la entrada, porque muchos visitantes no sabrán dónde empieza el recorrido.
Prueba todos los puntos de pago y los equipos de iluminación el día anterior. Ten cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables y baterías de repuesto preparados; una guirnalda que funciona en casa puede fallar al conectarla con todo lo demás.
Programa a los voluntarios en turnos concretos y entrega a cada responsable su número de stand, horario y contacto. Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para montar puestos, colocar la decoración navideña y contar la vajilla y la cristalería.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de diseño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para contactar con expositores, gestionar inscripciones, comprobar permisos y publicar el programa con al menos 2 semanas de margen.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas aproximadamente 14 días antes del mercado. Necesitas ese plazo para hacer el plano, asignar números de stand, informar a los responsables y reservar el mobiliario necesario.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercado el mismo día?: Reserva como mínimo 60 minutos antes de la apertura; para un mercado con muchos puestos, calcula entre 90 y 120 minutos. El montaje incluye carpas, mesas, carteles, iluminación, decoración y comprobación de los puntos de pago.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10-15 puestos, además de una persona coordinadora. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir entradas, dudas de los expositores, pagos y cambios durante toda la jornada.

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